Как отразить в учете использование программы: вопросы по лицензии

Как правильно учесть программное обеспечение при переводе
на ФСБУ 14/22

Давайте рассмотрим на примере, как можно учесть неисключительные права на использование программного обеспечения при переходе на новые стандарты. Организациям обязательно нужно применять ФСБУ 14/2022 и ФСБУ 26/2020 (в редакции Приказа Минфина РФ от 30.05.2022 № 87н) в своей отчетности за 2024 год.

Условия примера

ООО «Гамма» является малым или средним предприятием и имеет право использовать упрощенные методы бухгалтерского учета (согласно части 4 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В феврале 2023 года компания приобрела программу для ведения бухгалтерии — заключила лицензионный договор на приобретение неисключительного права на использование программы. Выполнила одноразовый платеж 01.02.2023 в размере 100 000 ₽ (без НДС 1 ) и отнесла его на будущие периоды расходов (п. 39 ПБУ 14/2007 2 ).

Срок действия лицензии на использование ПО составляет 20 месяцев.

Бухгалтерский учет в 2023 году

В учетной записи компания сделала следующие записи:

Приобретение ПО — получение неисключительного права на использование программы

Описание бизнес-операции

осуществлена оплата правообладателю

учет неисключительных прав на использование программы по лицензионному договору

зарегистрирована стоимость ПО, полученного по лицензионному договору

Расходы признанные ежемесячно в текущем периоде

с 28.02.2023 по 31.12.2023

5 000 (100 000 / 20)

ежемесячное включение в текущие расходы

Почему используется счет 012 для учета стоимости ПО

В инструкции по применению Плана счетов бухгалтерии нет отдельного счета для учета НМА, полученных в рамках пользования (согласно Приказу Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Поэтому можно использовать уже существующий счет, который соответствует смыслу и содержанию операции, или создать его сами, утвердив это в учетной политике организации. В данном случае это счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование».

Что будет перенесено на следующий год

На 31.12.2023 компания провела списание средств на приобретение неисключительного права на сумму 55 000 ₽ (результат умножения 11 на 5 000 ₽, где 11 — количество месяцев). На начало 2024 года остаток составлял 45 000 ₽.

Бухучет в 2024 году

В начале 2024 года ООО «Гамма» решило использовать альтернативный метод перехода на ФСБУ 14/2022, то есть без пересчета сравнительных показателей предыдущих периодов (пункт 53 ФСБУ 14/2022). Также в учетной политике компании установлено, что активы стоимостью не более 100 000 ₽ не считаются НМА (пункт 7 ФСБУ 14/2022).

По умолчанию все организации должны использовать ретроспективный метод перехода на стандарт (пункт 52 ФСБУ 14/2022). Если компания выбрала другой метод, это обязательно должно быть указано в учетной политике для бухгалтерии (пункт 4 ПБУ 1/2008).

В организации в 2023 году покупка лицензии на право использования программы не рассматривалась в качестве нематериального актива в соответствии с пунктом 39 Положения о бухгалтерском учете (ПБУ) 14/07. Однако в соответствии с положениями Федерального стандарта бухгалтерского учета (ФСБУ) 14/22 эти активы должны быть переклассифицированы в нематериальные активы на начало отчетного периода. Поэтому на 01.01.2024 года организация должна определить:

• балансовую стоимость неисключительного права — 4;
• оставшийся срок полезного использования — 5;
• способ начисления амортизации;
• ликвидационную стоимость.

В бухгалтерском учете необходимо отразить следующее:

Как осуществляется учет программного обеспечения

Организация может приобрести программное обеспечение с исключительными или неисключительными правами на него. Чтобы внести его в учет, необходимо иметь лицензионное соглашение или договор об отчуждении ПО покупателю, а также акт передачи прав. В некоторых случаях сублицензионная договорная документация может заменить лицензионный договор.

• Необходимо наличие документации, подтверждающей право использования программного продукта;
• Актив отделен от остальных активов предприятия;
• Невозможно определить материальную форму актива;
• Планы учреждения на ближайший год не включают намерение продать программное обеспечение;
• Использование программы может принести экономическую выгоду;
• Срок эксплуатации актива составляет более одного года;
• Приобретение актива можно объективно и без существенных ошибок оценить по первоначальной стоимости.

Вопрос: Как организация должна отразить в учете приобретение программы для ЭВМ у правообладателя на основании договора об отчуждении исключительного права, если затраты составляют менее 100 000 рублей?
Посмотреть ответ

Учет НМА в налоговой сфере имеет меньше требований (согласно пункту 3 статьи 257 НК РФ):

• необходимость наличия документации, подтверждающей право собственности и использования объекта;
• созданы предпосылки для получения финансовой выгоды от использования актива;
• продолжительность использования превышает 12 месяцев.

При учете в ПО активы оцениваются по первоначальной стоимости, включая расходы на лицензионные продукты. Если стоимость программы не превышает 100 тысяч рублей, она может быть признана неамортизируемой согласно правилам налогового учета. В бухгалтерском учете порог амортизации объектов составляет 40 тысяч рублей.

В случае принятия решения о начислении амортизации на приобретенное программное обеспечение, срок его эксплуатации определяется в соответствии с технической документацией и соотносится с требованиями статьи 258 Налогового кодекса РФ. Это правило применимо в налоговом учете, в то время как в бухгалтерском учете можно не начислять амортизацию, если неизвестен срок эксплуатации объекта основных средств и нематериальных активов.

Нельзя начислять амортизацию на программные продукты, приобретенные по неисключительному праву. Пункт 3 статьи 257 Налогового кодекса РФ подтверждает данную позицию, указывая на то, что такие активы не могут быть учтены как составная часть основных средств и нематериальных активов.

ПРИМЕЧАНИЕ! Объекты, на которые предприятие имеет неисключительное право пользования, должны быть учтены как прочие затраты.

При использовании метода начисления расходы, связанные с приобретением программного обеспечения, рекомендуется списывать равномерно в течение всего периода эксплуатации. При использовании кассового метода, в расходную часть учитываются только суммы, фактически оплаченные. Организации, работающие на упрощенной системе налогообложения, имеют право уменьшать налогооблагаемую базу за счет затрат на покупку программного обеспечения.

Для отображения расходов, связанных с приобретением программного обеспечения, в бухгалтерском учете используется счет 97. Затраты должны быть равномерно списаны за время использования программы. Методология учета стоимости программного обеспечения в расходы должна быть прописана отдельным пунктом во внутренних документах (учетной политике).

Проводки в коммерческих структурах

1. Для отражения суммы понесенных расходов дата приобретения программы вносится в проводку между счетами Д08.5 и К60.
2. После установки программы и возможности ее использования, запись о стоимости программного обеспечения создается на счетах Д04 и К08.5.
3. При начислении амортизационных сумм каждый месяц счет 20 (или 26, 44) дебетуется с одновременным кредитованием счета 05.

Если стоимость программы не превышает 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет следующий набор проводок при ее покупке:

1. Расходы по приобретению программы учитываются через корреспонденцию Д08.5 — К60.
2. Когда программа вводится в эксплуатацию, списывается средства с 04 счета и перечисляется на 08.5 счет.
3. Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете немедленно учитывается как расходы предприятия в проводке между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
4. В бухгалтерском учете начисляется амортизация, для этого используется Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.

Если учреждение приобрело программное обеспечение и получило неисключительные права, то:

• при одноразовом платеже в момент приобретения ПО средства списываются с 97 счета и зачисляются на 60 счет;
• лицензия на ПО учитывается списанием по забалансовому 012 счету;
• ежемесячно часть затрат переводится на расходы будущих периодов с помощью проводки Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.

ВАЖНОЕ ЗАМЕЧАНИЕ! Использование нелегальных версий программного обеспечения является противозаконным. За использование пиратского программного обеспечения предусмотрены наказания согласно Гражданскому и Уголовному кодексам Российской Федерации (статья 1252 ГК РФ и статья 146 УК РФ).

При выполнении процедуры обновления программного продукта или при получении специализированного обслуживания, затраты на это отображаются в дебете счета 20 (25, 23, 44, 26) и в кредите счета 60.

Нюансы бухгалтерского учета ПО в бюджетных организациях

1. Код 242 используется, когда програмное обеспечение приобретается для удовлетворения потребностей федеральных органов государственной власти и организаций, находящихся под их контролем.
2. Код 244 используется, когда субъекты Российской Федерации получают программное обеспечение, и невозможно использовать код 242 для классификации расходов.
3. Статья 226 применяется, когда приобретаются неисключительные права на использование программного обеспечения при обновлении информационно-справочных систем.

В тексте Письма Минфина от 18 марта 2016 г., зарегистрированного под № 02-07-10/15362, приведены аргументы, подтверждающие принадлежность затрат на приобретение программного обеспечения к 226 коду. Согласно разъяснениям, при определении счетов учета необходимо руководствоваться Инструкцией № 157н, которая предусматривает отнесение нематериальных активов в виде программного обеспечения на забалансовый счет 01. В бухгалтерском учете стоимость отражается как сумма вознаграждения, указанного в договоре.

Правила также применяются к программам, полученным на праве неисключительного пользования.

В случае, если объект, признанный нематериальным активом, был приобретен с получением неисключительных прав на него с условием использования программы в течение нескольких отчетных лет, то:

• суммы затрат должны быть учтены в текущем периоде;
• расходы будут рассматриваться как затраты будущих лет;
• счет 401 50 применяется в процессе учетных операций.

Для бюджетных организаций существуют несколько типовых корреспондирующих записей:

• если организация понесла расходы в текущем году, которые являются затратами будущих лет, то они будут учтены при дебетовании счета 0 401 50 226 и кредитовании счета 0 302 00 000 для финансовых результатов будущего периода;
• Если организация в прошлом году провела расходы, которые были признаны затратами на будущие периоды, то в каждом последующем отчетном году эти расходы записываются в финансовый результат с дебетовыми оборотами по счету 0 401 20 226 и кредитовым значением суммы по счету 0 401 50 226.

Согласно пункту 302 Инструкции № 157н, суммы расходов на программное обеспечение с длительным временем эксплуатации переносятся на финансовые результаты в соответствии с установленной схемой. Учреждения имеют возможность самостоятельно определить порядок переноса части затрат на финансовую деятельность. Это можно сделать с помощью равномерных фиксированных сумм или путем вычисления пропорции, учитывающей объем оказанных услуг.

Для осуществления обновления программного обеспечения (ПО) и баз данных необходимо заключить отдельный договор. Периодичность обновлений может быть индивидуально установлена для каждого программного продукта. Если абонентская плата за услуги поддержки актуальности информационной составляющей в программе начисляется ежемесячно, то расходы связанные с этим включаются в финансовые результаты текущего года.

Данные затраты отражаются в учетных операциях через дебетование счета 1 401 20 226 и кредитование счета 1 302 26 730.

Как в «1С:Бухгалтерии 8» отразить операции по учету лицензии на программный продукт «1С:Комплект поддержки»?

«1С:Комплект поддержки» – это специальный софт, который создан для обеспечения поддержки и сопровождения пользователей программного продукта 1С. Право использования данного программного продукта предоставляется пользователям по лицензионному договору. В программе «1С:Бухгалтерия 8» оплата лицензионного платежа за право использования «1С:КП» происходит через документ «Списание со счета», а распределение расходов между отчетными периодами осуществляется через операцию «Списание расходов будущих периодов».

Учет лицензии на программный продукт «1С:Комплект поддержки» в «1С:Бухгалтерии 8»

• Раздел: Банк и касса – Банковские выписки.
• Для создания документа нажмите кнопку «Списание» или откройте ранее созданный / загруженный документ через «Клиент-банк».
• Выберите тип операции – «Оплата поставщику».
• Заполните документ, указав получателя, сумму платежа, договор, проверьте ставку и сумму НДС. В поле «Статья расходов» выберите статью движения денежных средств с видом движения «Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов». Заполните остальные поля.
• Отметьте галочкой «Подтверждено выпиской банка».
• Нажмите кнопку «Провести». Просмотрите результат проведения документа.

2. Учет лицензионного вознаграждения

2.1 Право использования программы «1С:КП ПРОФ» включено в расходы будущих периодов

2.2 Аванс по лицензионному вознаграждению зачтен (Документ «Поступление (акт, накладная, УПД)»)

• Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
• Кнопка Поступление. Вид операции документа – Услуги (акт, УПД).
• Заполните документ. В полях Акт, УПД №: и от: введите дату и номер акта приемки-передачи неисключительного права пользования «1С:КП ПРОФ» или оставьте их незаполненными, если договором наличие такого акта не предусмотрено. Акты к лицензионным договорам, как правило, не оформляются, поэтому права на использование программных продуктов принимаются к учету на основании самих лицензионных договоров и платежных документов на оплату лицензий. Укажите контрагента, с которым заключен договор. В поле Расчеты по ссылке проверьте счета учета и сроки расчетов с правообладателем и указывайте способ зачета аванса.

2.3 Право использования программы «1С:КП ПРОФ» отражено на счете «Операция».

• Раздел: Операции – Вручную введенные операции.
• Нажмите кнопку «Создать».
• Укажите дату предоставления права использования программы «1С:КП ПРОФ» в соответствующем поле.
• Заполните табличную часть, нажав кнопку «Добавить». В столбце «Дебет» выберите план счетов и добавьте новый счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование по лицензионному договору», а также выберите аналитику для этого счета. Счет 012 не предусмотрен в плане счетов программы «1С:Бухгалтерия 8». Пользователь может самостоятельно создавать дополнительные счета при необходимости. Не заполняйте столбец «Кредит». В столбце «Сумма» укажите стоимость приобретенного неисключительного права.
• Нажмите кнопку «Записать и закрыть».

3. Запись расходов на использование программы «1С:КП ПРОФ» (Обработка «Закрытие месяца»)

• Раздел: Операции – Закрытие месяца.
• Укажите месяц закрытия.
• Нажмите кнопку «Выполнить закрытие месяца».

3.1 Запись части суммы лицензионного вознаграждения в расходы, связанные с получением права использования программы «1С:КП ПРОФ».

В составе обработки «Закрытие месяца» реализована регламентная операция «Списание расходов будущих периодов». Чтобы ознакомиться с проводками, выполненными при выполнении данной операции, перейдите по ссылке с названием «Списание расходов будущих периодов» и выберите «Показать проводки». Перейдите на вкладку «Расчет списания расходов будущих периодов» и изучите расчетную сумму, списываемую на счет учета затрат в текушем месяце.

Проведите анализ отчета Справка-расчет «Списание расходов будущих периодов», чтобы определить сумму, потраченную на получение неисключительного права использования «1С:КП ПРОФ» в июле 2021 года.

Аналогичным образом рассчитайте расходы по лицензионному договору за последующие месяцы его действия.

Учет расходов на ПО и лицензии. Как все сделать в 1С

Необходимо правильно оформлять все покупки в бухгалтерском учете, чтобы иметь документальное подтверждение проведенных расходов. Когда речь идет о приобретении неисключительных прав на программное обеспечение, возникают следующие вопросы: когда нужно производить выплаты, на основании чего они проводятся и как это можно сделать с помощью программы «1С»?

Бухгалтерский учет расходов

2. Оплата производится в оговоренные сроки.

После выбора способа оплаты, мы осуществляем покупку:

Если это одноразовая сделка, необходимо распределить сумму на весь период использования. Списания происходят постепенно до окончания договора. Выплаты будут соответствовать определенному налоговому периоду.

Во втором варианте – вы платите ежемесячно, ежеквартально или ежегодно и проводите все операции.

Учет налогов

Несмотря на то, что в бухгалтерском учете все просто, возникает вопрос при проведении расходов. Сделать это постепенно или сразу?

Все зависит от конкретной сделки. Существуют определенные общие правила, которыми руководствуются при проведении расходов в определенный период времени. Если в договоре не указано и не обсуждено, то следует распределить расходы на весь период использования.

По умолчанию этот период равен 5 годам (согласно письму Минфина РФ от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039, от 02.02.2011 № 03-03-06/1/52). Министерство финансов также рекомендует распределять выплаты, если происходит модификация программного обеспечения.

Приобретение лицензии является одним из дополнительных расходов (в соответствии со статьей 264 Налогового кодекса Российской Федерации). Если ее покупка осуществляется вместе с компьютером или банкоматом, то она автоматически включается в расходы, связанные с приведением основного средства в работоспособное состояние. Без программного обеспечения техника не может функционировать, поэтому расходы переходят в другую категорию.

Покупка через систему 1С

Теперь, узнав основные нюансы, давайте попробуем провести покупку на примере. Мы хотим приобрести лицензию на программу 1С: Бухгалтерия. Оплата будет производиться поэтапно в соответствии с договором.

Сначала необходимо оформить сделку. Переходим в раздел «Покупки» и выбираем «Поступление (акты, накладные)».

В открывшемся окне нажимаем на кнопку «Поступление», затем выбираем «Услуги (акт)».

Обратите внимание на столбик «Счета учета». Возможно, вы заметили счет затраты 97.21 (Прочие расходы будущих периодов).

Укажите наименование программы и сумму оплаты. В периоде списания укажите даты из вашего договора. Счет затрат будет 26.

После внесения данных, вернитесь в раздел «Поступление товаров и услуг», затем нажмите «Показать проводки и другие движения документа».

Получилось! Теперь осталось провести списание по периодам. Перейдите в раздел «Закрытие месяца» и нажмите «Списание расходов будущих периодов».