Моим наблюдением является то, что для тех, кто только начинает заниматься бухгалтерией, оформление авансовых отчетов представляет значительные трудности в самом начале.
Сегодня мы рассмотрим основы этого процесса, а также наиболее распространенные случаи из практики. Все эксперименты будут проводиться в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
- Выдача наличных денежных средств из кассы
- Выдача безналичных денежных средств
- Выдача денежных документов
- Сотрудник предоставляет отчет
- Примеры авансовых отчетов из практики
Я не вправе объяснять вам, что за расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает счет 71:
Выдача активов отражается на дебете этого счета для работника, а списание — на кредите.
Например, мы выдали 5000 рублей под отчет из кассы:
Дт 71 Кт 50 5000
Сотрудник представил документацию об использовании данных средств, к примеру, на оплату общехозяйственных расходов. Например, на оплату электроэнергии:
Дт 26 Кт 71 5000
Почему было использовано слово активов? Это связано с тем, что мы можем предоставить сотруднику следующие виды выплат:
- Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
- Безналичные денежные средства (перевод с расчетного счета организации на карточный счет сотрудника)
- Денежные документы (например, билеты на самолет для командировки)
Давайте рассмотрим каждый из приведенных выше примеров.
Выдача наличных денежных средств из кассы
Для получения аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):
В качестве операции указываем «Передача подотчетному лицу»:
Проводка выглядит следующим образом:
Выдача безналичных денежных средств
В этом случае сотруднику будет осуществлен перевод денежных средств на его карточный счёт (счёт, к которому привязана банковская карта, с помощью которой сотрудник сможет изъять эти деньги).
В тройке данную операцию оформляют обычным документом «Списание с расчетного счета»:
Также важно указать данную операцию как «Перечисление подотчетному лицу»:
Проведение данной операции получилось следующим образом:
Положительно списать денежный документ можно, к примеру, билет на авиарейс, который организация купила для своего сотрудника, отправляющегося в командировку.
После приобретения этот билет учитывается в дебете счета 50.03:
Когда этот билет выдается сотруднику под отчет (перед командировкой), бухгалтерия составляет документ «Выдача денежных документов»:
А на вкладке «Денежные документы» указывается данный билет:
Проводка выглядит следующим образом (билет списывается со счета 50.03):
- Мы можем выдавать под отчет только сотрудникам организации — лицам, с которыми мы имеем трудовые или гражданско-правовые договора.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В данном распоряжении устанавливается максимальный срок, в течение которого сотрудник обязан представить отчет в бухгалтерию. В случае командировки этот срок автоматически продлевается до момента его возвращения.
Сотрудник отчитывается
Однако активы выдаются сотруднику не просто так, а в целях выполнения определенного служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен представить отчет перед бухгалтерией в форме АО-1.
Форма АО-1 – это печатная форма, в которой указывается:
- все предметы, выданные сотруднику под отчет
- все расходы, на которые он потратил эти деньги (или не потратил, возможно, даже произошел перерасход)
- к данной форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты)
Приведу пример формы АО-1:
Данный отчет (АО-1) составляется сотрудником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. Внизу указывается количество документов и листов, к которым они прикреплены к отчету (чеки обычно приклеиваются пачками на листы формата А4).
Вот так, чтобы сформировать данный документ (АО-1), необходимо снять сотруднику задолженность по 71 счету, а также учесть расходы в тройке, используется «Авансовый отчет»:
Давайте осветим основные вкладки этого документа:
Заполняем вкладку «Авансы»:
Необходимо отметить, что данная вкладка не отображается в проводках документа, она используется исключительно для печатной формы АО-1.
Заполняем вкладку «Товары» (приобрели множество разных товаров и отметили их на десятке):
Вот проводки этой вкладки:
Заполняем вкладку «Оплата» (погашаем задолженность перед поставщиками или выплачиваем аванс):
Примеры заполнения вкладки «Прочее».
Оплата услуг связи:
Оплата размещения объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочные билеты:
Оплата за определенные услуги (сразу заносим сумму в 26 рублей):
Кстати, на вкладках «Товары» и «Прочее» есть флажок «СФ», в случае его установки, будет введен Счет-фактура, полученный по этой строке:
Более того, он будет непосредственно связан с авансовым отчетом:
После заполнения документа «Авансовый отчет» остается только его распечатать:
Мы талантливы, на этих достижениях заканчивается
Кстати, подпишитесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы программистов 1С и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки ниже) о нем своим друзьям и коллегам. Сделайте это однажды и вы внесете значительный вклад в его развитие. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше у меня возможностей для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
Авансовые отчеты в 1С 8.3 — пошаговая инструкция по заполнению
Бухгалтерам часто приходится создавать авансовые отчеты для оплаты наличными сотрудникам. Этот документ необходим для подтверждения суммы, потраченной или выданной сотруднику ранее.
Давайте рассмотрим простой пример. Сотрудник отправился в командировку и получил определенную сумму на покупку билета. Когда он вернулся, он предоставил этот билет бухгалтеру, чтобы доказать, сколько денег он реально потратил. На основании этого бухгалтер составил авансовый отчет.
Можно привести и другие примеры. Это может быть покупка материалов, товаров (канцтовары, хозяйственный инвентарь и т. д.), оплата за топливо и смазочные материалы, суточные, почтовые расходы и т. д.
В данном материале мы рассмотрим подробное руководство по созданию авансового отчета в программе 1С 8.3 и представим пример заполнения данного отчета.
Выдача денежных средств
Сначала сотруднику выдаются средства в денежной форме или документы, подтверждающие наличие денег. Возможно оформить эту операцию в программе 1С 8.3 с помощью специальных кассовых и денежных документов, которые находятся в разделе «Банк и касса».
Помимо указанных выше способов, также можно воспользоваться списанием с расчетного счета. В данном примере мы не рассматриваем эту возможность, так как данная операция чаще осуществляется с наличным расчетом, а не безналичным.
Ниже представлен пример выдачи наличных сотруднику подотчету. Он формирует проводки по счетам Дебет 71.01 – Кредит 50.1. Счет учета автоматически подставляется, однако при заполнении документа его можно изменить.
Этот текст также применяется, когда возникает ситуация, когда израсходованы выданные средства. Иными словами, сотруднику было выдано 1000 рублей, а он израсходовал с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей необходимо оформить выплатой наличных средствами.
Оформление авансового отчета в 1С
Этот документ оформлен одинаково в версиях 3.0 (8.3) и 2.0 (8.2), поэтому он подходит для всех.
Для создания нового авансового отчета перейдите в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите кнопку «Создать».
Получите бесплатные понятные самоучители по 1С:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
Сначала следует выбрать сотрудника и подразделение, на которые оформляется документ.
На первой вкладке перечислены документы, по которым сотрудник получил денежные средства. Валюта и сумма автоматически подставятся.
Кратко рассмотрим содержимое остальных вкладок:
- На вкладке «Товары» указывается список товаров, приобретенных подотчетным лицом. При указании счетов учета для этих товаров будут сформированы проводки по поступлению.
- Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, полученной сотрудником от поставщика.
- Вкладка «Оплата» содержит информацию о суммах, заплаченных поставщиками за ранее приобретенные товары, включая предоплату.
- На вкладке «Прочее» указываются другие расходы. В данном случае мы представим отчетность именно на этой вкладке.
Перед тем, как отправить документ на печать, требуется проверить его. Выберите в меню «Печать» печатную форму соответствующего документа, а именно «Авансовый отчет (АО-1)».
Очевидно, мы можем заметить на печатной версии и на нижней части формы документа, что у этого работника имеется излишний расход.
Это означает, что он превысил начальную сумму выдачи и израсходовал больше денежных средств. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было указано ранее, сотруднику необходимо вернуть эту разницу с помощью документа кассового документа выдачи наличных.
Также рекомендуется посмотреть видеоинструкцию по заполнению авансового отчета в программе 1С:
- Подробная инструкция по формированию записей в книге покупок в программе 1С 8.3
- Описание процесса проведения взаимозачета между организациями в программе 1С 8.3 с помощью документа «Корректировка долга»
- Руководство по оформлению командировки и учету командировочных расходов в программе 1С 8.3 Бухгалтерия
- Как правильно оформить отпуск и рассчитать отпускные в программе 1С ЗУП 8.3
Авансовый отчет в 1С 8.3. практикум
В данном материале мы подробно рассмотрим все эти вопросы и поможем вам разобраться в процессе составления и учета авансового отчета в программе 1С.
- За какими бумагами обязан отчитаться сотрудник,
- Кому разрешено передавать денежные средства для отчета.
Постараемся максимально разобраться во всем. Итак, сотрудник получил деньги для выполнения хозяйственных потребностей под документальное подтверждение.
Экспресс-курс «Основы бухгалтерского учета + 1С 8.3» — за 499 руб.
ФИНАНСОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ, ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ, УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, БАЛАНС, УЧЕТ НДС
Цели выдачи денег в подотчет
Обратим внимание на то, для каких целей предоставляются деньги в подотчет. Это могут быть:
- средства для командировок,
- деньги на покупку материалов или канцелярских товаров,
- средства на оплату ГСМ и других административно-хозяйственных нужд.
Сотрудник обязан представить отчет о расходовании полученной суммы в течение трех дней:
- после возвращения из командировки,
- по истечении срока предоставления денежных средств,
- при возвращении на работу после отпуска или болезни, если срок истек в указанный период времени.
Отчет об использовании авансовых денег должен быть составлен в виде документа — авансового отчета, согласно форме АО-1.
Таким образом, переходим к практическим заданиям непосредственно.
В начале января бухгалтер офиса вручила наличные деньги сотруднику Пригожину для оплаты услуг связи на 10 000 рублей. Через несколько дней, 8 января, работник предоставил все необходимые документы и рассказал о том, что из потраченной суммы в размере 6 000 рублей.
Выдача подотчетной суммы
В начале осуществляем передачу средств в подотчет в рамках программы 1С.
Когда мы нажимаем на кнопку Выдача, происходит определенное действие.
Заполняем расходный кассовый документ.
Все поля заполняем полностью: указываем ФИО подотчетного лица, его реквизиты, вид операции, статью расходов и основание выдачи авансовых средств.
После заполнения нажимаем кнопку Провести.
После завершения формирования документа, осуществляем проверку созданной операции.
Образовавшаяся сотрудником задолженность по Дт сч. 71.01 была отражена в операции.
Чтобы получить деньги, сотрудник был обязан поставить свою подпись в расходном кассовом ордере.
Отчет сотрудника
Теперь работник должен сделать отчет о потраченных деньгах и предоставить документы, подтверждающие, на что они были потрачены. Заходим в раздел Авансовые отчеты в меню Банк и касса.
Создание нового документа
Перед началом работы необходимо создать новый документ. Для этого следует выполнить следующие шаги:
- Нажмите на кнопку «Создать новый документ».
- Укажите необходимые данные в соответствующих полях.
- Выберите нужное подотчетное лицо из предложенного списка.
После выбора подотчетного лица автоматически появится предварительный документ аванса, содержащий информацию о дате и других необходимых деталях.
Находим нужный документ, связанный с сотрудником, и переходим к его просмотру в отдельном окне, нажав на него.
Чек был принесен сотрудником для проведения отчета. Информация будет внесена в специальную программу.
Внимание, обратите! Автоматически составлены счета.
Не забудьте нажать кнопку Провести. Проверьте проводку.
Теперь можно распечатывать документ после предварительной проверки.
Вот как выглядит передняя сторона отчета о предоплате:
А также на обратной стороне указан список документов, подтверждающих расходы.
В результате нашего сотрудничества мы успешно создали с вами авансовый отчет с помощью программы 1С.
Наш профессиональный совет!
Не так уж сложно работать в программе 1С 8.3.! И, думаю, согласитесь, что с практическими примерами усваивать материал намного удобнее!
Именно такое и есть содержание курса Работа в программе 1С: Бухгалтерия 8.3. Учет хозяйственных операций., который включает все основные аспекты бухгалтерского и налогового учета.
Вы освоите следующие навыки:
- проводить операции по начислению и выплате заработной платы
- создавать документы о движении материалов, основных средств
- ведение расчетов НДС, формирование регистров, выполнение регламентных операций
- осуществлять операции с контрагентами, проводить сверку платежей
- формировать другие отдельные операции во всех областях бухгалтерии
Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам
Руководитель отдела «Бухгалтерия и отчетность» на веб-сайте buhsoft.ru. Она проработала 13 лет в качестве бухгалтера в федеральной компании с региональной сетью. Она имеет опыт прохождения налоговых и аудиторских проверок.
Ее специализация — бухгалтерская и налоговая отчетность.
Организации регулярно предоставляют своим сотрудникам средства подотчета. Эти средства сотрудники тратят на командировки, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров и основных средств. Документ, который отражает расходы подотчетных лиц, называется авансовым отчетом.
Как составить авансовый отчет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия поэтапно? Как оформить суточные в авансовом отчете в программе 1С 8.3? Мы ответим на эти вопросы в данной статье.
Авансовый отчет составляется для каждого сотрудника, которому предоставлены средства под отчет. Он состоит из двух частей.
- количество задолженности в момент составления отчета между организацией и сотрудником (перерасход), либо между сотрудником и компанией;
- сумма средств, выданных по авансовому отчету;
- общая сумма расходов по авансовому отчету;
- остаток задолженности по подотчетному лицу.
Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3
Вам следует посетить раздел «Финансы и денежное обращение» (1) и выбрать ссылку «Авансовые расходы» (2).
После открытия окна вам будет предложен список всех отчетов об авансах. Чтобы создать новый отчет об авансах, нажмите кнопку «Создать» (3).
При открытии, вы увидите специальное окно, предназначенное для создания авансового отчета. Данное окно имеет следующий внешний вид:
Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3
В начальной части отчета о предварительном расчете, вам необходимо заполнить следующие поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Поле «Склад» следует заполнить, если лицо, представившее отчет, приобретал товары или основные средства.
Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета
Следующим шагом необходимо заполнить информацию на соответствующих вкладках (7), отражающих характер расходов, понесенных подотчетным лицом:
- «Авансы». Здесь следует указать суммы, выданные сотруднику в качестве аванса;
- «Товары». Эта вкладка предназначена для учета приобретенных товаров;
- «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
- «Оплата». Эту вкладку необходимо использовать, если подотчетник произвел оплату поставщику за товар;
- «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и другие расходы, которые не указаны в других вкладках.
Давайте более подробно рассмотрим процесс заполнения указанных вкладок.
Нужно внести информацию о суммах, выданных подотчетнику, во вкладку «Авансы» (8) . Чтобы заполнить эту информацию в поле «Документ аванса», выберите соответствующий расходный кассовый ордер из доступного списка. Сумма аванса будет заполнена автоматически.
Товары
Если сотрудник, ответственный за расходы, купил товары или материалы, необходимо указать их название и стоимость в разделе «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» следует указать вид документа, номер и дату, по которым были получены ценности. В поле «Номенклатура» нужно указать название товаров или материалов, которые были приобретены сотрудником по данной накладной.
Также необходимо заполнить поля «Количество» и «Цена». Значение поля «Сумма» в авансовом отчете будет рассчитано автоматически 1С 8.3. Поле «Счет учета» будет определено автоматически 1С 8.3 в зависимости от типа номенклатуры (товары, материалы, основные средства).
Оплата
Если витязь оплатил товар или услуги из казённой суммы, то заполните закладку «Оплата» (10) в авансовом отчёте в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» указывайте вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выбирайте поставщика и устанавливайте реквизиты договора с ним.
В поле «Содержание» вписывайте цель оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выбирайте, по какому документу была сделана оплата. Также указывайте сумму оплаты (поле «Сумма»).
Прочее
Если вы хотите заполнить раздел «Прочее» (11) в авансовом отчете в программе 1С 8.3, это необходимо сделать в случае, если подотчетное лицо представляет отчетность по командировке и также имеются расходы на транспорт, почту или другие расходы, которые не отражены в предыдущих разделах. Аналогично предыдущим разделам, необходимо заполнить раздел «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, по которым подотчетник представляет отчет, укажите сумму расхода (в поле «Сумма»).
Поле «Счет затрат» в авансовом отчете в программе 1С 8.3 будет заполнено автоматически.
Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3
После заполнения всех полей авансового отчета в программе 1С 8.3, вы имеете возможность осуществить проведение и напечатать авансовый отчет. Нажмите на кнопку с надписью «Провести» (12). Теперь у вас в учете имеются бухгалтерские записи, касающиеся авансового отчета.
Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).
Авансовые отчеты в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3. Пошаговая инструкция.
Авансовый отчет представляет собой документ, который сопровождается оправдательными документами. Они подтверждают расходы средств, полученных подотчетным лицом от организации для выполнения служебного задания или на хозяйственные нужды организации.
В любой организации, даже самой маленькой, могут возникать авансовые отчеты.
Давайте подробнее рассмотрим, какие расходы можно учитывать и как сформировать авансовый отчет в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.
Авансовые отчеты можно найти в разделе «Банк и касса».
Доступно открытие Журнала с авансовыми отчетами. При нажатии на кнопку «Создать» будет сформирован новый авансовый отчет, который позже будет добавлен в данный список.