Документы могут быть уничтожены только по истечении установленного законом срока хранения данного документа. Других причин закон не предусматривает. При этом уничтожение — это право владельца документа, а не его обязанность.
Второй и третий типы документов могут храниться в организации.
— в архиве самой организации (ст. 13 Федерального закона от 22. 10. 2004 N 125-ФЗ, п. 1. 4 Положения о сохранности документов),
— в любом архиве (государственном, начальной школы и т. д.), заключив с ним соответствующий договор о возмещении ущерба (ст. 21, § 15, п. 3. 3 Закона N 125-ФЗ).
Субъект сам решает, какой способ предпочтительнее. Это зависит как от объема его оборота документов, так и от наличия необходимой площади, которая может быть направлена на хранение документов.
При этом в отношении документов, хранящихся в учреждении, учреждение обязано обеспечить безопасные условия их хранения и защитить их от несанкционированных изменений (ст. 29, ч. 3 Закона N 402-ФЗ).
Документы могут храниться в архиве в печатном и электронном форматах. Однако в последнем случае архивированию подлежат только документы, изначально составленные и поступившие в электронном виде (письмо Банка России от 20 апреля 2015 г. N 18-1-1-7/693).
Хранение документов организует руководитель учреждения (индивидуальный предприниматель) (пункт 7 статьи 7 Закона N 402-ФЗ, пункт 2 информации Минфина России от 9 сентября 201015 года /2015).
Конкретные правила организации документооборота и места хранения документов разрабатываются организациями самостоятельно, утверждаются и определяются в учетной политике или иных локальных нормативных актах.
Независимо от причины (пожар, наводнение, кража и т. д.) утраченные документы (до истечения установленных сроков хранения) должны быть восстановлены (письмо Минфина России от 22. 07. 2013 N 03-02- 07/2/2/28610. Это соответствует письму ФНС России от 15. 08. 2013 N АС-). 4-3/14759@) рассмотрено.
Что делать, если утрачены бухгалтерские документы?
07. 11. 2012 Печать Если ключевые документы утеряны, бухгалтеры должны немедленно их восстановить. Если это произошло в результате крупной форс-мажорной ситуации, налоговые органы могут получить отсрочку на их истребование. В противном случае администратор должен быть привлечен к ответственности: заплатить штраф.
Восстановление бухгалтерских документов
Закон не устанавливает правил восстановления утраченных документов. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении данной информации трактуются в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа № КА-А40/80-09 по делу от 9 февраля 2009 года содержит аналогичный вывод. Отметим, что если первичные учетные документы утрачены без уважительных причин, то их восстановление просто необходимо. В противном случае при проведении проверки у аудитора не будет ни оснований, ни возможности снять с компании ответственность за правильность исчисления налогов и не представлять утерянные документы. В случае утраты основных бухгалтерских документов руководитель государственного органа обязан создать комиссию для расследования, согласно п. 6.8 Правил документооборота в бухгалтерском учете. Если организация не может проверить обоснованность правомерности применения налоговых вычетов и скидок по НДС, то для того, чтобы доказать правильность других расчетов по платежам, аудитор в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 1 ФНС России имеет полное право рассчитать и начислить сумму налогов. Оспорить действия аудитора при таких обстоятельствах будет сложно. Это связано с тем, что суды при рассмотрении подобных дел зачастую встают на сторону налоговых органов. Позиция арбитражного суда такова: если компания теряет ключевые бухгалтерские документы, по которым нельзя проверить правильность расходов и скидок, аудитор вправе выбрать
Ответственность за непредставление
Если первичные документы не представлены при проверке без уважительных причин, организация несет ответственность по статье 126 Налогового кодекса и может быть оштрафована на 200 рублей за каждый документ. Отсутствие «первички» может повлечь за собой штраф в размере 10 000 рублей в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса. Сумма увеличивается до 30 000 рублей, если аналогичные действия совершены более чем за один налоговый период. Стоит отметить, что за утрату документов должностные лица агентства могут быть признаны уголовно наказуемыми по статье 199 Уголовного кодекса РФ. Речь идет о случаях, когда упущение документов повлекло неуплату налогов в крупном или особо крупном размере. Стоит отметить, что уголовная ответственность наступает только в том случае, если суд установит, что уничтожение финансовой информации было умышленным с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, учреждения должны восстановить документы, чтобы минимизировать налоговые риски, связанные с утратой бухгалтерской информации, до истечения срока хранения. Дмитрий Менжинский, эксперт журнала «Расчет
Варианты восстановления утраченного договора
Если печатный договор утерян, существует несколько способов его восстановления. Кто лучше всего справится с этой задачей? Это зависит от типа договора и ваших отношений с подрядчиком. Это зависит от ваших отношений с подрядчиком, особенно если в вашей компании еще нет системы электронного документооборота.
Если копия документа утеряна, лучше всего, если у делового партнера есть оригинал или хотя бы одна копия. В этом случае вы можете попросить партнера предоставить вам копию и попросить его обратиться к нотариусу, который заверит документ. Это позволит вам получить новую копию сделки.
Если оригинал документа был утерян обеими сторонами, но договор все еще известен, его можно распечатать и составить новый договор. Нотариус не требуется, так как это будет полный оригинал, а не копия.
Если копии договора нет, а текстовое содержание не сохранилось, документ необходимо восстановить в соответствии с типом и договоренностью с партнером. В таких случаях лучше всего обратиться за помощью к юристу для восстановления документа в соответствии с требованиями законодательства.
Найдите контакты и проверьте файлы
Если договор вдруг понадобился через много лет после его подписания, но документы были утеряны, а партнер больше не занимается бизнесом или обанкротился, решения все равно есть. Существует несколько вариантов действий.
Если вы не можете найти контактную информацию директора, свяжитесь с руководителем, юристом или руководителем, который участвовал в расторжении договора, чтобы получить дополнительную информацию.
Если контрагент неплатежеспособен, проверьте судебное дело — это удобный способ найти необходимые документы. Суд по питанию ведет подробный учет обанкротившихся компаний. Все документы, включая судебные решения, находятся в открытом доступе.
Однако чтобы получить доступ к соглашениям, вы должны быть заинтересованной стороной и обратиться в суд с ходатайством об истребовании материалов дела. Судья может удовлетворить запрос и предоставить информацию. Содержимое папки с делом можно сфотографировать или скопировать. Передача документов из папки строго запрещена.
Если организация решает прекратить свою деятельность, все рабочие файлы можно перенести в локальную папку для хранения. Это не является обязательным условием для прекращения деятельности, но для справки стоит. Обратите внимание, что у файла нет электронной версии, поэтому найти документ на расстоянии невозможно, и к нему нужно обращаться напрямую. Чтобы запросить документ, необходимо предоставить в агентство паспорт и правоустанавливающие документы.
Важно помнить, что не все организации будут передавать документы в архив, так как законом не предусмотрены обязательства и штрафы за их невыполнение.
Запросите копию в Росреестре или Роспатенте
Если договоры о собственности и интеллектуальной собственности утеряны, восстановить их будет проще. Существуют определенные условия, которые должны быть соблюдены при заключении такого договора. Поэтому в случае совершения сделки необходимо предоставить копию договора в Росреестр или Роспатент. Чтобы получить копию договора аренды или купли-продажи недвижимости, необходимо обратиться в хранилище Росреестра. Чтобы получить копию договора об интеллектуальной собственности (например, лицензионного договора или договора купли-продажи прав), необходимо направить запрос в Роспатент.
Базы данных Росреестра и Роспатента содержат информацию о частях сделки, поэтому получить копию договора можно только по части сделки. Чтобы получить копию документа, необходимо явиться и оплатить пошлину. Сумма зависит от типа документа. Важно отметить, что печатные версии стоят дороже электронных копий.