Документация для отпуска — нужен полный пакет. В нашем материале описаны документы, необходимые для оформления отпуска в официальных и неофициальных случаях, а также приведены соответствующие формы и образцы.
Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
Документы для оформления лицензий начинают формироваться задолго до ухода сотрудника в отпуск. Первый и очень важный документ в этом пакете — программа отпуска. Она составляется в конце года. Работодатель должен утвердить программу на следующий рабочий год не позднее чем за две недели до конца декабря. Работодателям рекомендуется учитывать пожелания работников при определении последовательности отпусков. В то же время программа должна быть составлена таким образом, чтобы праздники не оказывали негативного влияния на деловую активность.
Подробнее о порядке предоставления лицензий на годовое вознаграждение читайте в этой статье.
Таблицы создаются по единой форме Т-7 или по форме, утвержденной ведомством. Для авторизации программы могут быть изданы приказы. С этим образцом можно ознакомиться здесь. В программу могут быть внесены изменения, если в ней есть мероприятия, которые не соответствуют порядку лицензирования, установленному на год.
Документ, который нужно составить о лицензии по уходу за ребенком сотрудника-компонента на срок до трех лет, вы научитесь оформлять в решении ‘КонсультантПлюс’. Получите бесплатный пробный онлайн-доступ, если у вас его еще нет.
Документы по оформлению отпуска: уведомление
Если сотрудник присоединяется к разрешению на участие в программе за две недели до ее начала, работодатель должен сообщить ему об этом. Точный способ, которым это должно быть сделано, нигде не определен. На практике используются различные способы уведомления (см. постановление № 1693-6-1 от 30 июля 2014 года):
‘Уведомление о предоставлении отпуска по статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации с 11. 07. 2024 по 24. 07. 2024. Согласно лицензионной программе № 1 от 15. 12. 2023 года, вам будет предоставлена ежегодная лицензия на 14 календарных дней».
Что произойдет, если работник не будет уведомлен о начале отпуска? Работник может перенести отпуск, а работодатель — быть оштрафованным в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Если работник уходит в отпуск по просьбе работодателя в период отпуска, уведомление не требуется.
Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
Для того чтобы работника отправили в отпуск и выплатили отпускные, составляется приказ и служебная записка о предоставлении лицензии. Для этих документов существует единая форма (но они могут быть разными):
На рабочем листе следует отметить обычные периоды отпусков. Для этого используется алфавитный код «ОТ» или цифра «09». Отметка также должна быть сделана в личной карточке сотрудника.
Обратите внимание на следующее! Согласно письму Минтруда от 14-6/В-1487 от 24. 12. 2021, ведение личных карточек в настоящее время не является обязательным, однако работодатели продолжают формировать личные дела сотрудников для облегчения этой задачи.
Какие еще документы используются при оформлении отпуска
Приведенный выше алгоритм оформления лицензионной документации используется в общих случаях. Однако могут быть и особенности. Например, сотрудник может захотеть отложить получение лицензии и уехать в отпуск, а не следовать программе. В этом случае он должен написать заявление об отсрочке, и если работодатель не возражает, то будет издан соответствующий приказ.
Отсрочка лицензии фиксируется в программе отпуска (форма Т-7, это графы 8 и 9) и в личной карточке.
Аналогичным образом лицензии откладываются из-за отпуска по болезни. Если лицензия не откладывается, а продлевается на период болезни, это может быть сделано на основании отпуска по болезни. При этом нет необходимости издавать приказ о продлении лицензии.
Также специальные приказы оформляются отзывом сотрудника по лицензии. Более подробно эта процедура описана в данной публикации.
Эксперты «КонсультантПлюс» отметили, что при разрешении последующих увольнений необходимо оформлять документацию. Получите тестовый доступ к системе и переходите к готовому решению.
Итоги
Типичная форма документооборота для разрешения выглядит следующим образом
Однако возможны и отклонения от этого.
Можно ли подать заявление на отпуск, находясь на больничном листе?
Доброе утро! Больничный продлен до 28 апреля. После этого ожидается — на работе. Могу ли я написать заявление на разрешение со 2 мая?
Здравствуйте. Вы можете написать заявление на получение разрешения. Другой вопрос, предоставит ли работодатель его. Согласно действующему законодательству, вы можете подать заявление на получение разрешения, если проработали в компании шесть месяцев. Если более одного года, то время действия разрешения определяется лицензионной программой. Этот документ является обязательным как для работника, так и для работодателя. Вы должны ознакомиться с ним под роспись.
Доброе утро. Закон нигде не гарантирует, что вы не можете написать заявление на получение разрешения, находясь на больничном. Однако согласится ли работодатель отпустить вас в отпуск — это уже другой вопрос. Однако разрешение на использование вознаграждения должно выдаваться работникам каждый год. Право на использование первого года работы возникает у работника после шести месяцев непрерывной работы у работодателя. По соглашению сторон лицензия на вознаграждение может быть предоставлена работнику и до истечения шести месяцев. По истечении двух лет и последующих лицензия может быть выдана в любое время в течение рабочего года при условии ежегодного распоряжения работодателя о выплате вознаграждения. Порядок лицензирования оплаты труда определяется ежегодно в соответствии с программой лицензирования, утверждаемой работодателем с учетом мнения выборного органа основного профсоюза за две недели до наступления последнего календарного года. Лицензионная программа является обязательной как для работодателя, так и для работника. Работник должен быть уведомлен о времени начала действия лицензии под роспись за две недели до начала отпуска.
Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 123. за 2 недели до наступления календарного года в порядке, предусмотренном статьей 372 настоящего Кодекса, в части издания локальных нормативных актов. Программы отпусков являются обязательными как для работодателей, так и для работников. Работники должны быть извещены о времени начала отпуска под роспись за две недели до его начала. Для отдельных категорий работников ежегодные отпуска предоставляются по их желанию в удобное для них время в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. По заявлению супруги (супруга) работника ему выдается ежегодная лицензия на период нахождения его супруги (супруга) в отпуске по беременности и родам независимо от продолжительности его непрерывной работы у данного работодателя.
2 Янв, Сегодня человек, у которого больной ребенок, стал полигамным и отказался открывать больничный лист?
Доброе утро! Можно ли подать в суд на Иорданию за распространение персональных данных (личной информации, сообщений), если этот человек находится в России?
Здравствуйте, можно ли подать онлайн заявление на развод, если есть несовершеннолетние дети? Если возможно, то можно на сайте, например. Республика Башкортостан.
Добрый вечер. Помогите, пожалуйста, разобраться в ситуации. В сентябре 2022 года мне был предоставлен отпуск по беременности и родам на 140 дней. Документы для расчета выплат (больничный лист) (расчетный период 2020-2021 гг.) предоставила по основному месту работы. Также были предоставлены справки по форме 182н с места работы, где я работала в этот период, но я уволилась в начале этого больничного и не работала. Кроме того, информация об открытом отпуске по искитиму была автоматически отправлена в две организации, в которых я работала неполный рабочий день, в начале моего больничного. В результате я производила начисления по беременности и родам из трех мест, где официально работала. В результате я обнаружила, что вынуждена заплатить на 82103 р больше, чем максимальная сумма выплат (в районе 360000 в 2022 году). моим основным работодателем. Теперь мой работодатель требует вернуть сумму неосновательного обогащения и требует, чтобы я вернул эту сумму, перечислив деньги (82103 р) на расчетный счет организации для выплаты. В случае неполного объяснения претензии грозится обратиться в суд, ссылаясь на пункт 1 статьи 1102 Гражданского кодекса РФ. Правомерны ли их действия для моих сотрудников?