Штатное расписание — это документ, определяющий структуру организации и должности ее сотрудников. Это один из важнейших элементов организационной системы компании, который помогает определить необходимый персонал и его функциональные обязанности. Штатное расписание помогает организовать работу коллектива, распределить обязанности между сотрудниками и обеспечить эффективное ведение бизнеса.
Периодичность составления документа и сроки хранения
При подготовке штатного расписания организации следует учитывать частоту обновления и сроки хранения. Это позволит организации эффективно планировать свою работу и соблюдать требования законодательства.
Периодичность составления штатного расписания
Изменения в характере и структуре деятельности организации могут потребовать составления штатного расписания.
- Ежегодно,
- При изменении численности сотрудников,
- при изменении организационной структуры; или
- при изменении функций и задач различных отделов.
Кроме того, штатное расписание может быть изменено в случае изменений в трудовых отношениях и законодательстве, регулирующем работу организации.
Сроки хранения штатного расписания
Согласно законодательству, штатное расписание должно храниться в организации в течение определенного периода времени. Конкретный срок зависит от типа документа и его важности для организации.
Штатные расписания хранятся в обычном режиме.
- Для действующих штатных расписаний — до внесения изменений,
- Когда документ теряет свою силу в течение определенного периода, как того требует закон,
- В случае ликвидации организации — вместе с другими бухгалтерскими документами.
Учитывая нестабильную ситуацию в организации, штатное расписание необходимо составлять регулярно. Также необходимо соблюдать требования к хранению данных документов, чтобы можно было сразу же реагировать на изменения и правильно организовать работу.
Где указывают данные из штатного расписания
Данные, содержащиеся в штатном расписании организации, указываются в различных документах и других источниках. Они могут быть представлены в следующие моменты времени
1. Трудовых договорах и приказах о приеме на работу
Трудовой договор или приказ о приеме на работу определяет должность и условия труда работника в соответствии со штатным расписанием. Эти документы служат основанием для заключения трудовых отношений и определяют права и обязанности работника.
2. Кадровых учетных карточках
В личную карточку заносятся данные о работнике, например, его должность в соответствии со штатным расписанием и структурное положение в организации. Эта информация необходима для ведения кадрового учета и планирования развития персонала.
3. Официальном сайте организации
На официальном сайте агентства может быть размещена информация о штатном расписании, в том числе перечень должностей, требования к кандидатам и структура отделов. Это позволяет потенциальным сотрудникам ознакомиться с возможными вакансиями и требованиями к кандидатам.
4. Внутренних документах организации
Внутренние документы учреждения, такие как положения о структурных подразделениях, правила организации труда или правила внутреннего трудового распорядка, также могут содержать штатное расписание. Эти документы определяют правила внутреннего распорядка учреждения и регулируют трудовые отношения в соответствии со штатным расписанием.
5. Отчетно-аналитических материалах
Справочные и аналитические документы, такие как годовые отчеты, анализ финансовых результатов деятельности организации или анализ эффективности работы отделов, могут содержать данные из штатного расписания. Это позволяет руководителям оценить достоверность кадровых таблиц и убедиться в обоснованности их использования.
6. Внешних источниках информации
Внешние источники, такие как Workgates, базы данных вакансий и профессиональные сети, также могут содержать информацию о персонале организации. Это позволяет сотрудникам и потенциальным кандидатам получать дополнительную информацию о вакансиях и требованиях к работе.
Кто должен составлять штатное расписание организации?
Обучение персонала организации — одна из важнейших задач ответственных и подотчетных специалистов. Она требует знания многих факторов, а также соответствующих требований законодательства.
Решение о том, кто несет ответственность, зависит от размера и структуры организации, а также от требований трудового законодательства. В крупных компаниях с разветвленной структурой для этих целей обычно выделяется специальный отдел кадров или отдел персонала.
Обязанности ответственного за составление штатного расписания:
- Определение количества и структуры работников, необходимых для эффективного функционирования организации.
- Учет требований к трудоустройству в соответствии с функциональными и профессиональными стандартами компании.
- Анализ бизнес-процессов и работников по отношению к задачам с целью оптимизации работы и распределения обязанностей.
- Соблюдение трудового законодательства и нормативных актов по социальной защите работников.
- Изучение возможностей компании по оплате труда и предоставлению социальных льгот сотрудникам.
Преимущества нанесения в штатное расписание:
- Уточнение должностных инструкций для каждого сотрудника.
- Определение ответственности за выполнение конкретных обязанностей.
- Распределение обязанностей и установление иерархии.
- Повышение эффективности работы организации.
- Оптимизация использования ресурсов.
Создание кадровой программы организации — задача, требующая ответственности, профессионализма и знаний в области управления человеческими ресурсами. Она должна быть выполнена в соответствии с требованиями законодательства и деталями бизнеса, чтобы обеспечить эффективное функционирование и развитие организации. Ответственность за подготовку штатного расписания возлагается на профессионалов, обладающих глубокими знаниями трудового законодательства и опытом работы в сфере управления персоналом.
Зачем нужна «штатка»
1. Определение структуры организации
Комитет по персоналу помогает определить организационную структуру предприятия и его иерархию. Он предоставляет информацию о должностях, отделах и их взаимосвязях. Эта структура помогает определить четкие правила и роли для каждого сотрудника в организации.
2. Планирование ресурсов
Комитет по персоналу помогает оценить и спланировать количество ресурсов, необходимых для выполнения задач компании. Он помогает определить количество сотрудников, а также квалификацию и компетенции, необходимые для достижения целей организации.
3. Определение ответственностей и обязанностей
Штатное расписание — это основа для определения ответственности и обязанностей каждого сотрудника. Она помогает разделить работу и установить четкие границы между обязанностями различных должностей. Это снижает риск двойной работы и позволяет более эффективно использовать рабочее время.
4. Развитие карьеры
Кадровые комитеты являются основой для планирования и развития карьеры сотрудников. Они помогают определить возможности для профессионального развития и продвижения. Он также помогает создать систему вознаграждений и поощрений в компании.
5. Управление персоналом
Комитет по персоналу — это основа управления человеческими ресурсами компании. Он помогает в процессе отбора сотрудников, регулирует трудовые отношения, оценивает качество работы и планирует обучение и развитие сотрудников.
6. Определение затрат
Штатное расписание помогает определить затраты на оплату труда и спланировать бюджет организации. Оно помогает оценить расходы на заработную плату, льготы, налоги и другие затраты на рабочую силу.
7. Повышение эффективности
Штатное расписание помогает повысить эффективность бизнеса. Оно помогает определить потребность в дополнительных сотрудниках, распределить нагрузку и оптимизировать рабочие процессы. Ссылка на штатное расписание также помогает проверить, как сотрудники выполняют свои задачи.
В целом, комитет по управлению персоналом организации — это важный инструмент, необходимый для правильного управления персоналом, планирования ресурсов, определения структуры бизнеса и повышения эффективности.
Как правильно заполнить форму Т-3
Ниже перечислены основные шаги, которые необходимо предпринять для правильного заполнения формы Т-3.
1. Укажите контактную информацию
В верхней части формы T-3 необходимо указать контактную информацию: название организации, адрес, номер телефона и электронную почту. Эта информация поможет убедиться, что с организацией можно связаться в случае необходимости.
2. Заполните информацию о сотруднике
Далее необходимо ввести данные о сотруднике: имя, должность, номер платежной ведомости и персональный идентификационный номер (PIC). Эта информация помогает идентифицировать сотрудника и определить его место в штатном расписании.
3. Укажите период отчетности
Важно указать учетный период. Например, можно выбрать месяц и год для учета отработанных сотрудником часов.
4. Заполните таблицу с учетом рабочего времени сотрудника
Основная часть формы Т-3 — это таблица, в которую вносятся данные о рабочем времени сотрудника. В этой таблице указывается дата месяца, время начала и окончания рабочего дня, причина отсутствия сотрудника на рабочем месте и любая другая информация, необходимая для учета трудовой деятельности сотрудника.
| Дата. | Начало работы | Окончание работы | Причина отсутствия |
|---|---|---|---|
| 1 января 2022 г. | 9:00 | 18:00 | — |
| 2 января 2022 г. | — | — | Отпуск по болезни |
| 3 января 2022 г. | 9:30 | 17:30 | — |
5. Поставьте подписи и даты
После того как таблица заполнена, ее необходимо подписать и поставить дату, чтобы подтвердить точность данных. Подписи должны быть поставлены работником и руководителем организации.
6. Сохраните форму
После заполнения формы Т-3 она должна быть сохранена в соответствующем формате и храниться в течение срока, предусмотренного законом. Это важно для обеспечения прозрачности и возможности проведения проверок со стороны регулирующих органов.
Выполнение этих шагов обеспечит правильное заполнение формы Т-3 и актуальность платежной ведомости вашей организации.
Штатное расписание — это документ, содержащий полный перечень обязанностей, классифицированных по категориям, их кодам и количеству сотрудников.
Структура штатного расписания
Структура штатного расписания может отличаться в разных организациях. Однако основные элементы обычно включают следующее
- Название организации,
- Дата составления штатного расписания,
- Название должности и ее код,
- количество сотрудников на каждой должности,
- фамилия, инициалы и номер должности сотрудника, ответственного за каждую должность; и
- Любая другая информация, предусмотренная законом или внутренними документами организации.
Бланк унифицированной формы Т-3
Сводная форма Т-3 — один из способов подготовки штатного расписания. Эта форма содержит информацию о категориях должностей в организации, их кодах и количестве сотрудников.
Пример:
| Название организации | Дата обучения | Категория места и его код | Количество сотрудников | Фамилии, инициалы и номера должностей сотрудников | Прочая информация |
|---|---|---|---|---|---|
| ООО «Пример | 1 января 2022 г. |
|
|
|
Дополнительная информация… |
Формат интегрированной формы Т-3 стандартизирует штатные расписания и позволяет легко вносить в них изменения при необходимости.
Важно помнить, что штатное расписание является внутренним документом организации и должно соответствовать действующему законодательству и внутренним правилам организации.
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Унифицированная форма штатного расписания — это документ, содержащий важную информацию о структуре и организации работы организации. В него входят следующие пункты
- Название организации: указывается полное официальное название компании или учреждения.
- Организационно-правовая форма: структура собственности организации (например, государственная компания, открытое акционерное общество и т. д.).
- Организационная структура: содержит информацию об отделах, службах и должностях, существующих в организации.
- Должностные обязанности и ответственность: описывает функции и обязанности, возложенные на каждую конкретную должность в организации.
- Количество сотрудников: указывает количество сотрудников на должностях в организации. Это важно для планирования и контроля численности персонала.
- Требования к кандидатам: комитет по персоналу также выясняет квалификацию и требования к образованию кандидатов на каждую должность.
- Зарплата: уровень заработной платы для каждой должности в организации. Это помогает определить размер вознаграждения сотрудников.
Интегрированное штатное расписание важно для организации, поскольку позволяет четко определить структуру управления и функциональные обязанности каждого сотрудника. Оно также служит основой для планирования персонала организации, положения об оплате труда и управления персоналом.
Какая информация должна быть в штатном расписании
- Название компании — полное название организации, для которой создается таблица персонала.
- Краткое описание компании — содержит информацию о роде деятельности компании, областях специализации и основных целях.
- Структура компании — показывает иерархическую организацию компании с указанием всех отделов и их взаимосвязей.
- Должности — список всех должностей, существующих в организации, с указанием их названий и описаний.
- Требования к должности — перечисление качеств, навыков, образования и опыта, необходимых для каждой должности.
- Обязанности — перечисление основных обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник на данной должности.
- Права и обязанности — указывается, какими полномочиями наделен каждый сотрудник и какие обязанности на него возложены.
- Зарплата — указана зарплата для каждой должности, а также возможные льготы и надбавки.
- График работы — указываются часы работы, выходные дни и возможные смены для каждой должности.
- Рабочее место — указывается оборудование, материалы и условия труда, необходимые для каждой должности.
Важно помнить, что кадровая комиссия должна быть актуальной и своевременно обновляться в случае организационных изменений.
Ошибки при составлении штатного расписания
1. Неправильная оценка объема работы
Одной из основных ошибок при составлении штатного расписания является неправильная оценка объектов труда. Если не учесть все необходимые обязанности и роли каждого работника, то работа может быть распределена неравномерно, перегружая одних и оставляя без работы других. В результате эффективность организации снижается.
2. Неправильное распределение ролей и обязанностей
Еще одна распространенная ошибка — неправильное распределение ролей и обязанностей между сотрудниками. Если не учитывать навыки, квалификацию и историю работы сотрудника, это может привести к тому, что работники не будут обладать необходимыми компетенциями для выполнения своих обязанностей. Это может привести к низкому качеству работы и неудовлетворенности клиентов организации.
3. Неправильный расчет количества сотрудников
Важной частью штатного расписания является точный расчет количества сотрудников. Недостаточное количество сотрудников может привести к перегрузке персонала, выгоранию и даже неэффективности. Если сотрудников слишком много, организация может столкнуться с финансовыми трудностями. Поэтому необходимое количество сотрудников должно быть тщательно рассчитано.
4. Недостаточная гибкость штатного расписания
Еще одна ошибка — недостаточная гибкость в подборе персонала. При составлении расписания необходимо учитывать изменения в объеме работы, заранее предусмотреть наличие свободного персонала и возможное перераспределение работы. В противном случае, если возникнут непредвиденные обстоятельства, организация может столкнуться с проблемами на работе и недовольством клиентов.
5. Неправильная коммуникация между сотрудниками
Ключевым элементом успешного подбора персонала является правильная коммуникация между сотрудниками. Плохое общение может привести к недопониманию обязанностей и ролей каждого сотрудника, что может повлиять на качество работы и взаимодействие сотрудников. Правильное общение и четкое понимание ролей и обязанностей поможет избежать многих ошибок при выполнении задач.
6. Недостаточное участие руководителя
Часто одной из основных причин кадровых ошибок является недостаточная вовлеченность руководителей организации. Если руководитель не вникает в должностные инструкции каждого сотрудника и не анализирует процесс, штатное расписание может быть составлено неправильно. Поэтому менеджеры должны активно участвовать в работе кадрового комитета.
Штатное расписание — важный элемент эффективной организации работы организации. Оно позволяет избежать кадровых ошибок, учесть рабочую нагрузку, роли и обязанности, правильно рассчитать штатное расписание, обеспечить гибкость, поддержать связь между сотрудниками и активно участвовать в процессе достижения оптимальной эффективности и успеха организации.
По какой форме заполнять штатное расписание
Формы заполнения штатного расписания
Организации могут использовать различные формы штатного расписания в зависимости от своих потребностей
- Табличная: в этом типе штатного расписания представлены отделы организации и перечислены должности, количество сотрудников на каждой должности, а также обязанности и требования к каждой должности.
- Графический формат: в этом типе штатного расписания используется диаграмма или организационная схема для визуализации структуры организации и распределения должностей.
- Форма каталога: эта форма таблицы персонала представляет собой простой список должностей и сотрудников, занимающих эти должности.
Каждая из этих форм имеет свои преимущества и может быть использована в разных ситуациях.
Важные элементы штатного расписания
Независимо от выбранного формата, при заполнении штатного расписания необходимо указывать следующую информацию
- Название должности: указывается название должности, которую занимает сотрудник.
- Обязанности: перечисляются основные обязанности и задачи, которые сотрудник должен выполнять на данной должности.
- Требования: указываются квалификация, опыт и навыки, необходимые для успешного выполнения обязанностей по данной должности.
- Количество сотрудников: указывается количество должностей в штатном расписании.
Заполнение штатного расписания и его изменения
Штатное расписание составляется на основе текущих потребностей организации. Однако они могут быть изменены в связи с появлением новых видов деятельности, развитием компании или по другим причинам. При изменении штатного расписания сотрудники уведомляются об этом и выполняют все необходимые юридические действия, включая внесение изменений в трудовые договоры и документацию по персоналу.
Кто имеет доступ к штатному расписанию?
Штатное расписание организации содержит информацию о структуре компании, должностные инструкции и должности, занимаемые сотрудниками. Доступ к этому документу предоставляется некоторым лицам в соответствии с положением и обязательствами организации.
Вот список лиц, имеющих доступ к штатному расписанию
1. Руководители и вышестоящие звенья
- Генеральный директор,
- Руководители департаментов и служб,
- начальники секций и отделов,
- другие руководители и старшие должностные лица.
2. HR-отдел
Департамент кадров является основным звеном, управляющим кадровыми вопросами организации. Доступ к кадровым таблицам имеют
- Сотрудники отдела кадров,
- Заместители руководителя по персоналу,
- Менеджер по персоналу и Специалист по персоналу.
3. Сотрудники и структурные подразделения
Таблица персонала предоставляет доступ сотрудникам, чьи трудовые обязанности связаны с организацией и управлением персоналом.
- Менеджеры по персоналу,
- Бухгалтеры,
- Юристы,
- руководители проектов и групп,
- другие специалисты, занимающие должности по управлению персоналом.
4. Сотрудники, указанные в штатном расписании
Сотрудники, указанные в штатном расписании, имеют право ознакомиться со своей должностью и обязанностями, а также с общей структурой организации.
5. Другие лица по распоряжению руководства
В некоторых случаях администрация может предоставить доступ к штатному расписанию другим лицам, которым это необходимо для выполнения определенных обязанностей или функций.
6. Консультанты и аудиторы
Во время аудита или консультирования в учреждении компетентные специалисты и эксперты могут иметь доступ к штатному расписанию для анализа и оценки персонального состава компании.
Все лица, имеющие доступ к кадровым таблицам, должны соблюдать конфиденциальность и не раскрывать содержание этого документа третьим лицам без разрешения.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Расчёт заработной платы
Начисление заработной платы — это процесс определения суммы денег, получаемых работником за выполнение своих обязанностей. Он включает в себя следующие этапы.
- Определение основной заработной платы, которая зависит от квалификации работника, опыта работы и условий труда.
- Расчет дополнительного вознаграждения, такого как льготы, премии и надбавки, которые могут быть связаны с индивидуальными достижениями работника и общими результатами деятельности организации.
- Резервирование заработной платы, включая налоги, страховые взносы и другие обязательные платежи.
- Расчет окончательной суммы заработной платы, выплачиваемой сотрудникам.
Кадровый учёт
Кадровые досье содержат систематизированные и структурированные записи и записи информации о сотрудниках организации. Оно включает в себя следующие основные этапы
- Оформление договоров на обучение и другой необходимой документации при приеме на работу новых сотрудников.
- Ведение личных дел сотрудников, содержащих информацию о стаже работы, обучении, квалификации, медицинских осмотрах и другие важные данные.
- Отслеживать и регистрировать изменения условий труда работников, включая переводы, повышения и увольнения.
- Организуйте контроль за документами и хранение данных в соответствии с требованиями законодательства.
Кадровые документы также включают в себя информацию об уровне укомплектованности штата, анализ кадровых потребностей, планы укомплектования штата и соблюдение мероприятий по организации обучения и развития сотрудников.
Записи о заработной плате и штатном расписании — это ключевые процедуры, позволяющие организации эффективно управлять персоналом и обеспечивать своевременную оплату труда сотрудников. Для обеспечения законности и прозрачности этих процедур необходимо уделять им должное внимание.
Наказание за отсутствие
Виды наказания
- Осуждение
- Штраф
- Увольнение
Выговор
Переквалификация — это письменная отповедь работнику за невыполнение трудовых обязанностей. Переквалификация может быть оформлена как в устной, так и в письменной форме. Работник должен подтвердить и подписать передоверие.
Штраф
Штраф — это штраф, который работник должен вернуть работодателю за нарушение. Размер штрафа может быть оговорен в трудовом договоре или регулироваться коллективным договором. Обычно штраф взимается с заработной платы работника.
Увольнение
Увольнение — это расторжение трудового договора с работником. Отсутствие работы без уважительных причин может быть основанием для увольнения по статье «халатность» или «невыполнение трудовых обязанностей». Увольнение может быть по желанию работника или по инициативе работодателя.
Статья 81. ТК РФ
Невыполнение работником без уважительных причин обязанностей, вытекающих из трудового договора (должностной инструкции), является основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности (наложения вызова).
По соображениям совести наказание должно быть соразмерно нарушению и определяться в соответствии с законом и внутренними правилами органа. В любом случае работодатель обязан соблюсти процедуру наказания и обеспечить работнику право на защиту своих интересов.
Требования к штатному расписанию
Вот основные требования, которым должны отвечать кадровые таблицы
- Полнота: таблица должна содержать информацию обо всех должностях в организации и о том, кто именно занимает эти должности. Каждый сотрудник должен соответствовать конкретной должности, которая фигурирует в таблице персонала.
- Структурированность: таблица персонала должна быть представлена в понятном формате. Должна быть четкая иерархическая структура, отражающая субординацию и взаимоотношения между сотрудниками.
- Актуальность: расписание должно обновляться. Если должность или сотрудник меняются, информация в расписании должна быть своевременно обновлена.
- Гибкость: расписание должно быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к изменениям в организме. Оно должно позволять менять работников и их должности без необходимости вносить изменения во все расписание.
Требования к штатному расписанию направлены на обеспечение эффективности и результативности работы персонала организации. Полнота, структура, актуальность и гибкость являются основными критериями для составления штатного расписания, которое отвечает потребностям организации и ее сотрудников.