Существуют различные типы служебных записок в зависимости от уровня их сложности. Например, следующие документы могут иметь схожие характеристики
Таким образом, должна быть сделана официальная запись, свидетельствующая о том, что сотрудник компании признал и понял возникшие трудности и передал их соответствующему лицу. В то же время этот же сотрудник делегирует ответственность за решение проблемы компетентному специалисту. Кроме того, если возникнет непонятная ситуация, этот документ, несомненно, поможет быстро разрешить спор.
Официальная служебная записка может включать в себя описание проблемы, а также перечень мероприятий, которые могут помочь в ее разрешении.
Еще одна важная роль некоторых официальных документов заключается в том, что они рассматриваются как оригинальные бухгалтерские документы. Они предназначены для обоснования затрат на деятельность компании, таких как покупка оборудования, расходы на рекламу, транспортные средства и т. д. В этих случаях официальные документы, созданные однажды, должны храниться длительное время, как и любой другой ключевой документ.
Общие понятия и требования к любой служебной записке. Резюме
Записки — это общепринятые официальные документы во внутреннем документообороте компании. Для успешной коммуникации очень важно правильно составить документ. Получатель должен четко понимать, что хочет сказать отправитель. Для этого в документе должны быть указаны правильные моменты.
Меморандум начинается с «заголовка», в котором содержится информация об именах людей и организаций, участвующих в коммуникации. Информация о компании должна быть зарегистрирована. В конце меморандума должны быть указаны дата, подпись и расшифровка меморандума.
В наши дни принято отправлять официальные записки по электронной почте. Однако письменная форма считается традиционным вариантом.
Такие служебные записки являются важнейшим средством общения между сотрудниками. Например, чаще всего их отправляют руководители отделов генеральным директорам. Как правило, руководитель отдела задает вопросы о своих сотрудниках. Штатный сотрудник пишет служебную записку и готовит отчет. От того, насколько правильно составлено официальное письмо, зависит, будут ли приняты пожелания отправителя. Получатель должен четко понимать, что от него хотят и почему. Вся официальная информация должна быть изложена в письменном виде, но коротко и лаконично.
Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
Можно найти примеры официальных записок по всем видам дел.
Написание служебных записок
Закон не содержит правил оформления служебных записок. Поэтому сотрудники вправе составлять их в любом формате по своему усмотрению. Однако если служебные записки часто используются в организации, можно предусмотреть форму и критерии подготовки бланка в локальном нормативном документе, работать в соответствии с требованиями к оформлению документа и убедиться, что сотрудники их понимают, в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Текст служебной записки обычно состоит из двух частей. В первой части перечисляются прецеденты, послужившие основанием для ее написания, а во второй — делаются выводы и даются рекомендации по рассматриваемому вопросу.
После того как ответственное лицо составило официальный меморандум, он направляется в
— Если требуется одобрение дальнейших действий — лицу, утверждающему выдачу визы. Виза обычно ставится на пустом месте в нижней части листа или на отдельном листе, представляя собой заключение сотрудника или его согласие/несогласие со службой. Затем служебная записка передается руководителю агентства, который принимает решение.
— Если дополнительного согласования не требуется, следует немедленно обратиться к руководителю агентства для принятия решения.
Анализ в документе обычно располагается в верхнем углу и содержит правильную информацию.
— Кому поручено исполнение документа — место, ф. А кто является исполнителем завещания?
— Само задание в императивной форме.
— Срок действия (если требуется).
Ниже приведен пример служебной записки.
| (Кому: место, имя) |
| (Описание задачи, срок исполнения) |
| (Подпись, дата) |
Официальная служебная записка.
После утверждения официального документа и получения заключения его необходимо реализовать.
Для этого необходимо выставить счет-фактуру.
Служебные записки создаются для решения технических, информационных, организационных или хозяйственных вопросов на всех уровнях организации (например, для запроса информации, предоставления инструкций, объявления сотрудников, оповещения о событиях).
Например, HR получает официальные уведомления от руководителей филиалов с просьбой принять меры, такие как отстранение от работы или дисциплинарное взыскание, в отношении сотрудников, нарушивших дисциплину. У кадровика всегда есть возможность уведомить руководство официальным уведомлением, когда руководитель диспетчерской группы не соблюдает установленные правила и нормы (например, не предоставляет вовремя график дежурств).
Да и бухгалтерам время от времени требуется такая документация. Как правило, это делается для того, чтобы выяснить, какие расходы и в каком объеме были понесены. Так, при технической неисправности оборудования автомобиля, например, тахометра, счет-фактура служит основанием для вычета расходов на топливо на основании данных GPS-навигатора.
В случае перерасхода топлива во время служебной поездки служебная записка с решением директора определяет, как отразить перерасход в бухгалтерском учете (списать на расходы или возместить за счет сотрудника).
Служебные записки от соответствующих команд помогают бухгалтерии выполнить определенные условия по необходимому использованию активов, например разработанных программных продуктов.
Рассмотрим, в каких случаях служебная записка может быть полезна как сопроводительный документ для аннотирования и отражения некоторых хозяйственных операций, которые отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.
. Для повседневной жизни.
Вам не нужно самостоятельно просматривать документы в течение дня. Однако вам нужно будет подтвердить этап командировки, так как от этапа командировки зависит размер суточных. Как известно, командировка подтверждается проездными документами, а при отсутствии проездных документов — документами о найме жилья. Пункты 7 и 11 одобрены. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года («Положение о командировках»).
В некоторых случаях доказать этап, за который выплачиваются суточные, можно с помощью официального счета-фактуры. Например, если сотрудник путешествует на автомобиле, применяется статья 7 Положения о командировках. 03-03-06/22368 Электронное письмо Минфина от 20 апреля 2015 г.? Федеральный налоговый орган, СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г.
Если рейс в командировку отправляется ночью, а сотрудник выезжает в аэропорт накануне вечером, записка поможет рассчитать суточные с учетом даты вылета.
Если вернуться из командировки в день, указанный в приказе, не представляется возможным, в примечании объясняется причина неизбежной задержки. Например, сотрудник может не вернуться в указанное время из-за пробки на трассе, из-за которой он простоял длительное время.
Однако время выезда и возвращения из командировки, а также продолжительность пребывания, указанные в служебной записке, должны совпадать с датой, указанной в счете-фактуре. Если они не совпадают, налоговые органы могут предъявить претензии при проверке или в соответствии с разделом 7 правил командировок. Письмо Минфина № 03-03-06/22368 от 20 апреля 2015 года.
Если у работника нет проездных документов или документов на аренду жилья в месте командировки, срок командировки также может быть подтвержден служебной запиской. В этом случае должностное лицо организации, в которую направлен работник, фиксирует дату прибытия и убытия работника в место командировки и расписывается в статье 7 Правил командирования. Письмо Роструда от 19 октября 2015 г. № 2450-6-1.
Иногда рейсы в командировки отправляются ночью. Кроме того, поскольку они должны прибыть в аэропорт заранее (регистрация на рейсы заканчивается за 30-40 минут до вылета), они должны прибыть до пунктов 80 и 81 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа и грузов, утвержденных приказом Минтранса от 28 июня 2002 года, а также до рейса №. Необходимо прибыть в аэропорт за день до даты вылета. Вопрос о включении дня прибытия в аэропорт за день до дня вылета в расчет срока поездки законодательно не урегулирован.
Во избежание споров лучше всего включить подобные нюансы в правила командировок в агентстве, а также в правила расчета времени проезда до аэропортов и вокзалов за пределами района проживания (ст. 4 Правил командировок). Также рекомендуется заполнить трудовую книжку и приложить к ней проездные документы в аэропорт, чтобы учесть дату выезда в аэропорт при расчете суточных. В этом случае образец письма можно найти ниже (форма для скачивания).
Генеральному директору Семенову И. П. ООО «Промторг», от директора Колпаковой И. А.
Суточные главному бухгалтеру Воробьевой Н. Н. 19/02/2019 25/02/2019
Служебная записка с подтверждением даты выезда в командировку для начисления суточных
Приказом № 10 от 15 февраля 2019 года я выезжал в Новосибирск с 20 по 22 февраля 2019 года.
Самолет вылетал в Новосибирск в 00:10 20 февраля, поэтому у меня была возможность выехать с Белорусского вокзала в аэропорт Шереметьево аэроэкспрессом в 21:00 19 февраля.
В связи с вышеизложенным прошу учесть 19 февраля, день вылета, при расчете продолжительности командировки и выплатить за этот день суточные.
Прилагаю: фото билета на аэроэкспресс по маршруту Белорусский вокзал — Шереметьево от 19 февраля 2019 года.
Что такое служебная записка и для чего она нужна
Прежде чем составлять служебную записку, необходимо четко понимать, когда создается этот вид документа и чем он отличается от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте компании.
Для взаимодействия внутри организации используются различные виды служебных документов
У них не только разные названия, но и разные цели.
Докладная составляется, когда сотрудник нарушает установленный режим работы или правила внутреннего трудового распорядка компании. Это рассматривается как основание для применения дисциплинарного взыскания к сотруднику-нарушителю.
Это письменное объяснение, составленное работником, который не выполнил дисциплинарные меры, правила охраны труда или нормы трудового договора. Без этого документа работодатель не имеет права принимать решение о наложении взыскания на работника.
Письменное объяснение прилагается к пачке документов. Его цель — объяснить, какие документы входят в пакет, и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.
Данная служебная записка является примером оперативной переписки между командиром 1-го взвода и офицерами или командирами различных подразделений. Цель этого документа — предоставить информацию о производственных дилеммах, мешающих эффективному выполнению задачи. Формулировка образца служебной записки также позволяет включить в документ предложения по исправлению сложившейся истории, поощрению сотрудников или направлению их в командировку. В результате служебные записки часто рассматриваются как основа для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности работы.
Образец официального уведомления о премировании сотрудников
В законе нет определения термина «услуга», есть только термин «справка». В последние годы термин «записки» практически исчез. В организационной и производственной рабочей практике, предполагающей как вертикальный, так и горизонтальный обмен, обычно используется тот же образ, что и во внутренних документах, например, в служебных записках. Их цель — запросить или предоставить информацию и зафиксировать ее предыдущее содержание.
Где нужны служебные записки: примеры их использования в кадровом делопроизводстве и охране труда.
Задаваемые вопросы:.
Виды служебных записок
Служебные записки делятся на различные типы в зависимости от содержащейся в них информации. Рассмотрим известные типы:.
Как подать служебную записку в электронном виде
Многие организации используют электронный оборот, поэтому важным требованием является создание официальных служебных записок в электронном формате.
После создания служебной записки в электронном формате она отправляется на корпоративную электронную почту организации, а последующую сортировку и пересылку сообщений получателю осуществляет секретарь.
Такой способ оформления документов экономит время сотрудников. Официальные документы в электронном формате оформляются так же, как и в бумажном. Рекомендуется присвоить электронную подпись лицу, создающему счет-фактуру.
Чтобы убедиться, что адресат получил официальный счет-фактуру, в момент передачи необходимо подтвердить открытие исходящего сообщения.
Образец служебной записки, подтверждающей командировку директора.
Записки о выплате премий.
Руководители имеют право просить менеджеров более высокого уровня об увеличении размера премиальных выплат.
Уведомление об отсутствии на рабочем месте
Доклады часто делаются в случаях несоблюдения дисциплины. Примеры можно найти в официальных служебных записках, в которых менеджеры сообщают о несоблюдении дисциплины и призывают к дисциплинарным мерам в отношении сотрудников, нарушивших дисциплину.
Замечание о снятии с учета складских запасов.
Когда срок годности складских запасов истекает или они устаревают, их следует амортизировать и утилизировать.
Письмо о необходимости ремонта оборудования
Это сообщение информирует ответственное лицо в организации о наличии неисправного оборудования технического уровня, требующего ремонта.
Уведомления об отзыве неисправного оборудования
Может потребоваться присутствие сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, в этом случае выдается уведомление об отзыве.
Отчет о самоизоляции
Все лица, пересекшие границу и вернувшиеся домой в связи с пандемией коронавируса или имевшие контакт с человеком с подтвержденной инфекцией, должны уведомить своего работодателя об обязательной самоизоляции.
Письмо-уведомление о переходе на удаленную работу
В связи с последствиями новой коронавирусной инфекции многие компании перешли или планируют перейти на удаленную работу. Если ответственное лицо компании не намерено разрешать сотруднику работать удаленно, он имеет право написать официальное уведомление с просьбой перейти на более безопасную форму работы.
detector