Электронное Оформление Перевозочных Документов: Упрощение И Автоматизация Процесса

Электронный документооборот (ЭДО) в логистике используется с 2022 года, когда появились государственные информационные системы электронного документооборота (ГИС ЭДД), позволяющие автотранспортным компаниям оформлять часть грузовых документов в электронном виде. В 2024 году EDI в логистике еще не является обязательным, но компании стремятся отказаться от печатных экспедиторских документов в пользу электронных. В этой статье мы рассмотрим преимущества и тонкие аспекты электронного документооборота в логистике.

Что такое электронный документооборот в транспортной логистике

Электронный документооборот в логистике — это технология, позволяющая упростить и автоматизировать процедуры обмена экспедиторскими документами между участниками грузоперевозок. Организация электронного документооборота в логистике подразумевает подключение к цифровому сервису, где отправители, получатели и перевозчики могут в электронном виде подписывать и обмениваться электронными передаточными документами. Оператор сервиса отправляет электронный передаточный документ (ЭПД) в ГИС ЭПД. Таким образом, доступ к ЭПД получают проверяющие органы, такие как ГИБДД, Минтранс, ФНС и другие службы. Распечатывать УПД не нужно. Если документ необходимо отправить во время проверки на дороге, водитель может предъявить QR-код ЭПД.

Значение электронного документооборота в процессе обеспечения логистических функций

Главное, что ЭДО упрощает документооборот в транспортной компании, снижает затраты на бумагу, печать и экономит время. Основными преимуществами EDI в логистике являются

Как обмениваются ЭПД

Согласно общей схеме, процесс обмена ЭПД выглядит следующим образом

EPD DGS проверяет подлинность электронного документа на всех этапах процесса подписания.

Как организовать электронный документооборот в логистике

Прежде всего, необходимо понимать, что организовать обмен электронным передаточным документом можно только при согласии всех участников перевозки.

ЭДО сегодня является удобной альтернативой бланкам. Хотя пока неизвестно, является ли переход на EDI обязательным, можно предположить, что это неизбежная перспектива. Поэтому рекомендуется быть готовым и заранее выбрать оператора ПНД.

Используя сервис «Транспортный ЭДО» в его онлайн-версии, можно напрямую интегрировать передаточные документы в учетную систему учреждения и перевести созданные документы в ЭДО.

Советуем прочитать: Лицензия на охранную деятельность - основные требования и процесс получения

Обмен электронными перевозочными документами: как происходит и в чем преимущества

Компании, чья деятельность прямо или косвенно связана с передачами, постепенно внедряют EDI в свою работу. В этой статье мы рассмотрим, что такое электронный транспортный документ, как организуется электронный трансферный документооборот и в чем преимущества использования EDI.

Что вы узнаете

Какие бывают виды ЭПД

Электронные поставки. Убедитесь, что между участниками заключен договор о передаче товара. Что такое электронный груз и как им управлять, мы расскажем в статье

Электронный груз. Этот документ необходим для контроля за поездками водителей и транспортных средств. Форма электронного груза определяется законом. Читайте нашу статью, чтобы узнать, какие штрафы могут быть наложены, если вы не заполните или неправильно составите путевой лист.

Электронный заказ на поставку. Это форма договора фрахтования, по которому компания предоставляет транспорт и не ведет учет перевозок. Федеральная налоговая служба установила форму ЭЗН.

Электронная сопроводительная ведомость. Этот документ необходим, если вакуумный контейнер поставляется отправителю, а оборудование — получателю. Приказами ФНС утверждена форма электронной сопроводительной ведомости.

Электронный договор фрахтования. Это документ, в котором компания обязуется выделить один или несколько автомобилей или часть своих транспортных мощностей. Тип ЭДФ определяется законом.

Заявка. Этот документ предназначен для согласования условий перевозки между отправителем и перевозчиком. При этом, если между участниками нет договора поручения, используется заказ, если есть договор — заявка. Федеральная налоговая служба определила форму ЭЗ.

Кто участвует в обмене ЭПД

Помимо участников передачи, в процессе обмена электронными передаточными документами участвуют:.

Как происходит обмен ЭПД

Постановление Правительства РФ № 931 от 21 мая 2022 года устанавливает правила, по которым может осуществляться обмен ЭПД.

Советуем прочитать: Консультант плюс - свежие новости и актуальная информация для юриста

Логика передачи всех документов одинакова.

После завершения всех этапов обмена у участников и ГИС УПД появляется документ, состоящий из файлов, подписанных каждым участником. В Saby (VLSI) набор таких файлов для удобства может быть изображен в виде одного документа, содержащего все подписи.

Схема работы, то есть количество последовательностей и обязательных шагов, варьируется от документа к документу. Давайте рассмотрим схему обмена EDI на примере e-billion.

Почему стоит перейти на EPL именно сейчас?

Что нужно для начала обмена ЭПД

Что такое электронные перевозочные документы и как организовать документооборот

Электронные передаточные документы (такие, как — ниже) оформляются при передаче товаров на территории России. Введено постановлением №. 2200 Постановление Правительства Российской Федерации от 21. 12. 2020 г. № 2200 «Об утверждении Правил дорожного движения и внесении изменений в статью 2. 1. 1 Правил дорожного движения Российской Федерации». Данные о передаче ЭПД контрагентам и изменениях в них фиксируются в Государственной электронной транспортной системе (ГИС ЭТ). Для того чтобы сотрудники службы движения могли контролировать груз, к транспортной накладной или сопроводительному каталогу прикрепляются QR-коды.

Узнайте больше о том, как электронный документооборот (ЭДО) применяется к грузовым перевозкам и как к нему подготовиться.

Участники обмена перевозочными документами в электронном виде

Пользователями ЕСХН ГСП являются организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие грузовые автомобильные перевозки с использованием ЕСХН, Министерство транспорта РФ, а также государственные службы, запрашивающие информацию из системы. У каждого участника есть свои обязанности:

Участники обмена ЭПД	Функции.
Отправитель, перевозчик, получатель, груз, фрахт	Ввод, прием, подписание электронных передаточных документов, обмен данными с контрагентами через ГИС ЭПД
Администратор ГИС ЭПД (из реестра Министерства РФ)	Проверка обмена данными между участниками документооборота и ГИС ЭПД. Конфигурация QR-кода для проверки документации сотрудниками ГИБДД
Проверяющие органы (МВД, Минфин, МНС, Ространадзор)	Выгрузка данных о грузоперевозках из ГИС ЭПД

Советуем прочитать: Почтовый ящик "Letters kremlin ru" - как обратиться к президенту России?

Основные функции информационной системы для электронных транспортных документов:

QR-код формируется на основе конфигурации документа в Attribus. Оператор ГИС УПД отправляет уникальный идентификатор участникам документооборота по электронной почте через личный кабинет, мобильное приложение или чатбот. Водители предъявляют этот QR-код (на своем мобильном устройстве) сотрудникам ГИБДД при проверке дороги.