Пример приказа на командировку

Командировка — это официальный документ, регламентирующий процессы и условия, на которых организация направляет своих сотрудников в командировки. Данный образец командировки содержит всю необходимую информацию и форматирование, которые помогут вам правильно составить юридически значимые командировки.

Как оформить командировку в 2023 году

Ниже приведены основные этапы и рекомендации по составлению списка командировок на 2023 год.

1. Подготовка документов

Перед началом процесса оформления командировки необходимо подготовить следующие документы

• Предложение о командировке — в этом документе определяется цель командировки, сроки и условия, место пребывания, обязанности и т. д.
• Заявка на командировку — в заявке указываются данные сотрудника, цель командировки и текущий счет на оплату.
• План профессиональной командировки — в этом плане определяются конкретные задачи и мероприятия, которые необходимо выполнить во время командировки.

2. Согласование командировки

После того как документ готов, его необходимо согласовать с ответственным лицом организации. Для этого вам нужно будет предоставить всю необходимую документацию и обосновать цель командировки.

3. Оформление командировки

После того как разрешение на поездку получено, необходимо подготовить основные документы, такие как заявления на проезд и командировку.

4. Финансовые аспекты

Для осуществления финансовых аспектов поездки необходимо предоставить в бухгалтерию учреждения оригиналы документов, связанных с командировкой специалиста. Для возмещения командировочных расходов сотруднику должен быть выдан аванс или зачет.

Примерные расходы во время командировки:

Расходы	сколько
Проживание	5000 рублей/сутки
Питание	1000 руб/день
Трансферы	500 рублей/день

5. Отчетность

По окончании командировки сотрудник должен представить отчет о выполненных им обязанностях и мероприятиях. Важно включить информацию о достигнутых результатах и затратах, чтобы можно было рассчитать сумму, подлежащую возмещению.

Оформление командировок в 2023 году — важный аспект деятельности организации. Соблюдение описанных выше процедур и рекомендаций поможет сделать командировки более эффективными и беспроблемными.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Принимая во внимание статью 193 Трудового кодекса Российской Федерации и руководствуясь требованиями и положениями кадрового регламента компании, а также учитывая профессиональные навыки и квалификацию работника с учетом необходимости выполнения конкретного задания, издайте приказ следующего содержания

1. Направить работника в командировку

Работник: фамилия, имя, отчество

Место работы: наименование должности

Отдел: наименование отдела

Цель командировки: определяет цель командировки

Срок командировки: определяет срок командировки.

Место командировки: определяет место командировки

2. Поручить следующие задачи работнику:

• Выполнение конкретных обязанностей, указанных в приказе о назначении,
• своевременное предоставление отчетов о проделанной работе; и
• соблюдение правил поведения, предусмотренных кодексом поведения работника; и
• бережное отношение к материальным ценностям, предоставляемым для служебных поездок,

3. Обязанности по организации и финансовому обеспечению командировки:

• Командировочные удостоверения выдаются работникам не позднее пяти рабочих дней со дня начала командировки.
• При этом работник имеет право на аванс в размере, предусмотренном действующими нормативными актами.
• При использовании служебного транспорта выдается соответствующая лицензия.
• Сотрудники освобождаются от работы, выполняемой во время командировки.

4. Ответственность:

За невыполнение или ненадлежащее выполнение работы, а также за нарушение требований настоящего приказа работник привлекается к дисциплинарной, гражданско-правовой и иной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания.

Приложение:

1. Командировка,
2. ПРИКАЗ О СЛУЖБЕ.

Приказ о командировке директора

Уважаемый работник!

В соответствии с решением Совета директоров нашей компании, директорам необходимо выезжать в командировки для решения важнейших профессиональных вопросов.

Цель командировки

• Установления и улучшения основных партнерских отношений с клиентами,
• участия в совещаниях по актуальным вопросам отрасли,
• осмотр и изучение новых рынков сбыта,
• поиск новых партнеров и решение организационных вопросов,
• Представление компании на мероприятиях и форумах,
• сбор и анализ информации о конкурентах.

Сроки командировки

Задания начинаются [укажите дату начала] и заканчиваются [укажите дату окончания]. Возвращение в офис осуществляется к [определить дату возвращения].

Цель командировки

Менеджер находится в командировке:

1. Он выполнял все возложенные на него обязанности и ответственность.
2. Обладает всеми полномочиями для принятия управленческих решений в интересах компании.
3. Ссылается на ход и результаты, достигнутые в командировке, при управлении компанией.

Обязанности

В случае отсутствия директора на рабочем месте его обязанности передаются следующим образом.

1. [добавить ФИО] — отвечает за финансовые вопросы офиса, делопроизводство и общие функции,
2. [имя] — отвечает за маркетинг и сотрудничество с партнерами,
3. [ФИО] — ответственный за производственные процессы, контроль качества и соблюдение сроков выполнения заказов.

Финансовое обеспечение командировки

Согласно положению о командировках, директорам предоставляются следующие льготы.

• Расходы на возвращение домой — возвращаются на основании представленных документов.
• Расходы на проживание, питание и транспорт — возвращаются на основании представленных документов.
• Ежедневное вознаграждение — предоставляется в размере [указано] рублей в день.

Основные рекомендации

Менеджерам рекомендуется

• наилучшим образом представлять компанию и поддерживать ее деловую репутацию,
• соблюдать закон и деловую этику при проведении переговоров и заключении контрактов; и
• разумно использовать предоставленные ему полномочия, минимизируя связанные с этим расходы; и
• представлять отчеты о ходе выполнения задания и достигнутых результатах по окончании командировки.

Руководитель желает, чтобы командировка была успешной и достигла поставленных целей!

Цель командировки: примеры формулировок

1. Развитие и установление деловых контактов

Цель: создание и развитие партнерских отношений с представителями других компаний и организаций.

Задача: презентация предложений компании и переговоры о заключении контрактов с потенциальными партнерами.

3. Обучение и повышение квалификации

Цель: пройти обучение и развить профессиональные навыки в конкретных областях.

4. Участие в конференции/семинаре/выставке

Цель: представление результатов исследований/проектов на конференциях/семинарах/выставках, обмен опытом и получение новых знаний от других участников.

5. Осмотр и изучение новых технологий и методов работы

Цель: посещение компаний, институтов или других организаций для изучения новых технологий и методов работы, которые могут быть внедрены в компании.

6. Консультационная и экспертная работа

Цель: предоставление консультаций и экспертизы в конкретных областях подразделениям компании или партнерам.

Важно, чтобы цели командировки были четкими, конкретными и соответствовали задачам и потребностям компании. Дополнительные обязательства или ожидаемые последствия командировки также могут быть увязаны с целями.

Подтверждение командировочных расходов

Уважаемый руководитель!

В связи с завершением командировки мы хотели бы предоставить вам подтверждение расходов, связанных с этой поездкой. В данном отчете подробно описаны все ключевые пункты затрат и расходы, необходимые для успешной реализации проекта.

Общая информация

Командировка состоялась в период с [дата начала] по [дата окончания]. Время, затраченное на выполнение задания, составило [дней]. Местом назначения был [город/страна]. Цель задания заключалась в выполнении [краткое описание цели] и достижении следующих задач

• Работа 1
• Задание 2
• Работа 3

Транспортные расходы

Для поездки из аэропорта на работу и обратно использовалось такси. Общая стоимость такси составила [сумма]. Общественный транспорт и общая стоимость Такси [сумма] было использовано для поездки в место деловой поездки.

Расходы на проживание

Проживание во время командировки было в гостинице. Общая стоимость проживания составила [сумма]. В эту сумму входит оплата проживания за [количество] дней и дополнительные услуги гостиницы, такие как [услуги].

Расходы на питание

Во время командировки должно было быть обеспечено полноценное питание. Общая стоимость питания составила [сумма]. В эту сумму входит оплата в ресторанах, кафе и покупка продуктов в местных магазинах.

Дополнительные расходы

Дополнительные расходы были понесены во время доставки. Общая стоимость этих расходов составила [сумма]. В эту сумму входят расходы на [услуги/покупки и т. д.].

Итоговые расходы

Общая сумма расходов, связанных с деловой поездкой, составляет [общая сумма]. Обратите внимание, что все расходы являются необходимыми и точно учтены.

Пожалуйста, просмотрите этот отчет, чтобы определить сумму расходов, необходимую для будущего возмещения.

Благодарим вас за возможность принять участие в этой поездке и за доверие, которое вы оказали.

Этапы подготовки приказа

Основные шаги по подготовке приказа следующие

1. Исследование фактов и сбор информации

• Определите цель и содержание приказа.
• Изучить документы и материалы, относящиеся к командировке.
• Соберите необходимую информацию о сотруднике, месте назначения и продолжительности командировки.
• При необходимости проконсультироваться с персоналом и другими заинтересованными сторонами.

2. Оформление приказа

• Укажите название и содержание приказа.
• Соблюдайте формат и структуру приказа в соответствии с требованиями.
• Укажите дату, номер приказа и реквизиты компании.
• Укажите информацию о сотруднике, его должности и отделе.
• Укажите цель, пункт назначения и условия командировки.
• Укажите ответственное лицо (лиц) и дополнительные условия командировки (при необходимости).

3. Подписание и утверждение приказа

• Директор компании или уполномоченное лицо подписывает заказ-наряд.
• Убедитесь, что все необходимые подписи проставлены на бланке заказа.
• Утвердите заказ соответствующим образом в организации.

4. Распространение приказа

• Распространите копии бланка заказа среди всех соответствующих сторон.
• Убедитесь, что каждый получатель понимает обязанности и требования, указанные в бланке заказа.

5. Внесение изменений и аннулирование приказа (при необходимости)

• Если в заказ необходимо внести изменения, внесите их в соответствии с установленной процедурой.
• При необходимости отмените заказ и оформите новый заказ с обновленной информацией.

При подготовке заказа необходимы внимательность и аккуратность. Соблюдение всех этапов и правил подготовки заказа поможет избежать ошибок и упростит процесс поездки.

Приказ об утверждении Положения о командировках

Для оптимизации процесса командировок, правильной организации и управления этим видом деятельности, а также обеспечения интересов компании необходимо принять и соблюдать правила командировок для всех сотрудников.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. 1. командировка — это временная служебная командировка сотрудника компании, регламентирующая его постоянное отсутствие на рабочем месте и выполнение определенных служебных обязанностей со стороны администрации.

1. 2. Целью командировки является выполнение определенной функции или обязанности, а также участие в конференции, семинаре, тренинге, переговорах или ином официальном мероприятии, связанном с деятельностью компании.

2. СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ НА КОМАНДИРОВКУ

2. 1. Сотрудник, участвующий в командировке, получает от непосредственного руководителя следующую информацию, в том числе

• цель и задачи командировки,
• условия и место командировки,
• состав работников и их должности, участвующих в командировке,
• средства и документы, необходимые для выполнения обязательств по командировке,
• порядок финансового обеспечения командировки; и
• порядок предоставления отчетов о командировке.

3. ПОРЯДОК ФИНАНСОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КОМАНДИРОВКИ

3. 1. финансовое обеспечение командировок осуществляется в соответствии с установленными правилами и нормами, действующими в Компании.

3. 2. в необходимых случаях работникам могут выдаваться авансы на оплату командировочных расходов. Депозиты отражаются в финансовой отчетности по командировкам.

4. ОТЧЕТНОСТЬ ПО КОМАНДИРОВКЕ

4. 1. по окончании командировки работник обязан предоставить отчет о выполненных обязанностях и понесенных расходах в связи с командировкой. Отчет должен быть составлен и подписан руководителем командированного.

4. 2. при отсутствии отчета или его ненадлежащем оформлении, а также при злоупотреблении денежными средствами, выданными на командировку, компания оставляет за собой право применить к нарушителю меры дисциплинарной ответственности.

№	Справки о командировках	сколько
1	Транспортные расходы	10, 000 РУБ.
2	Проживание	15 000 руб.
3	Питание	5 000 РУБЛЕЙ.

Важно помнить, что командировка — это служебное задание, и все время пребывания работника в командировке является рабочим временем, связанным с выполнением им своих обязанностей.

Правила составления приказа

Ниже приведены основные правила, которые необходимо соблюдать при оформлении командировки

1. Формат и структура

Распоряжение оформляется на официальном бланке организации с указанием реквизитов (наименование органа, дата, номер дежурства) и указанием подписи руководителя, издавшего распоряжение.

2. Ясность и четкость

Доверенность должна быть четко и временно сформулирована, чтобы не оставалось места для двусмысленности или различных толкований. Важно использовать формулировку, которая будет легко понятна и доступна всем сотрудникам организации.

3. Указание на основание

В приказе должно быть указано основание, на котором он издан (например, закон, нормативный акт, принятое решение). Это поможет сотрудникам организации понять, почему был издан приказ и как он применяется.

4. Зондирование реакции

В приказах могут использоваться проверяемые формулировки, которые дают руководителю информацию о реакции сотрудника. Например, в приказе можно попросить сотрудников просмотреть квитанции и договоры, касающиеся его условий.

5. Лист ознакомления и подписей

В приложении к приказу должен быть лист с подтверждением и подписью сотрудника, получившего и прочитавшего приказ. Это подтверждает, что информация была предоставлена сотруднику и что он с ней ознакомился.

6. Обратная связь

В приказе можно указать контактные данные начальника, чтобы сотрудник мог связаться с ним по вопросам или оставить свои комментарии. Это поможет наладить эффективную обратную связь в коллективе.

Соблюдение этих правил при создании приказа обеспечит его юридическую корректность, четкость и понимание всеми должностными лицами органа.

Заполнение приказа по форме Т-9

При заполнении приказа по форме Т-9 необходимо учитывать особые требования и рекомендации, чтобы он был правильным и юридически значимым документом.

Общие сведения

Перед заполнением приказа по форме Т-9 необходимо уточнить следующую общую информацию

• Название организации,
• ФИО сотрудника, направляемого в командировку,
• Должность работника, направляемого в командировку; и
• Причина командировки,
• продолжительность командировки,
• место командировки.

Реквизиты

В приказе по форме Т-9 также должны быть указаны реквизиты документа.

• Номер и дата приказа,
• наименование, адрес и банковские реквизиты организации,
• ФИО и должность руководителя организации, утверждающего приказ.

Содержание приказа

Основное содержание приказов по форме Т-9 можно разделить на следующие пункты.

1. о командировке.

В этом пункте необходимо указать.

• ФИО и должность увольняемого сотрудника (сотрудников),
• Дата начала командировки,
• Дата окончания командировки,
• Место командировки,
• Цель командировки,
• порядок командировки,
• срок, в течение которого должны быть предоставлены командировочные расходы,
• высота ежедневного покрытия командировочных расходов.

2 Жилье и предоставление услуг работникам

Данный пункт нуждается в уточнении.

• Форма предоставления жилья,
• Форма предоставления вспомогательных услуг,
• Порядок оплаты жилья,
• эффективные процессы.

(3) Порядок предоставления и отражения в отчетности командировочных расходов.

В этом пункте необходимо указать.

• Механизм предоставления командировочных расходов,
• сроки представления отчета о расходах,
• требования к представлению подтверждающих документов.

Подписи и регистрация

Приказ по форме Т-9 должен быть четким:

• ФИО и должность руководителя, подписывающего приказ,
• ФИО и должность работника, направляемого в командировку, с указанием даты,
• необходимую информацию и дату регистрации командировки.

Правильно заполненная форма Т-9 — важный юридический документ, позволяющий организовать командировку сотрудника с соблюдением всех необходимых условий и обязанностей.

Кто составляет приказ на командировку

Главную роль в создании приказа о командировке играет сотрудник, который имеет право принимать решения по организационным вопросам и графику командировок. Обычно это руководитель организации или его заместитель.

Ключевые точки при составлении приказа на командировку:

• Руководитель организации принимает решение о необходимости командировки, исходя из проекта и потребностей бизнеса.
• Сотрудник, ответственный за организацию командировки, собирает необходимую информацию, такую как даты поездки, пункты назначения и предполагаемые расходы.
• На основе этой информации менеджер создает приказ о командировке, в котором указывает цель поездки, сроки, пункт назначения и правила оплаты расходов.
• В приказе также могут быть указаны категории сотрудников, имеющих право на командировку, и порядок согласования графика командировок.

Поскольку приказ о командировке является важным юридическим документом, его подготовка требует ответственного подхода и соблюдения всех необходимых процедур. Как правило, приказ составляется в письменной форме и подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

К приказу может прилагаться документация:
Копия задания или поручения, послужившего основанием для командировки.
Смета расходов на проезд и проживание.
Документы, подтверждающие понесенные расходы (например, билеты на транспорт, квитанции за проживание и питание).

Необходимо внимательно и пунктуально подходить к составлению приказов о командировках, так как это важный инструмент регулирования командировочной деятельности в организации.

Нужна ли печать на форме Т-9?

В соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2004 года печать формы Т-9 не является обязательной. ‘Командировочное удостоверение’.

Преимущества использования печати на форме Т-9:

• Объединение документов. Печать на форме T-9 позволяет объединить все необходимые проездные документы в один документ.
• Удостоверение подлинности. Печать формы Т-9 может служить дополнительным подтверждением подлинности проездного документа.
• Нотариальное заверение. Штамп формы Т-9 может упростить нотариальное заверение проездных документов.

Недостатки использования печати на форме Т-9:

• Дополнительные расходы. Для проставления штампа требуются специальные печати и чернила, что может привести к дополнительным расходам для организации.
• Высокая степень ответственности. Штамп на форме Т-9 является документом, подтверждающим факт профессиональной поездки сотрудника, что подразумевает высокую степень ответственности со стороны организации.

Поэтому вопрос использования штампов на форме Т-9 каждая организация должна решать самостоятельно, учитывая потребности и особенности своей деятельности. Обратите внимание, что штампы могут потребоваться для некоторых документов, например, для командировочных удостоверений.

Как разработать положение о служебных командировках

Основные элементы положения о служебных командировках

Положения о профессиональных командировках должны включать следующие основные пункты

• Цель поездки
• Порядок и условия аудиторской поездки
• График работы и отведенное время
• Программирование командировки
• Командировочные расходы и их возврат
• Предоставление отчетов о командировках
• Меры по обеспечению безопасности во время командировки

Определение цели командировки

Цель командировки должна быть четко определена и сформулирована в положении. Она может касаться представления интересов агентства на встречах, участия в переговорах, проведения исследований и т. д. Важно определить требования и обязанности, которые сотрудник должен выполнять во время командировки.

Процедура назначения командировки

Положение о командировках должно определять процедуры и условия направления сотрудников в командировки. Сюда входит процесс подачи заявки на командировку, рассмотрение заявки руководителем организации, утверждение командировки и оформление необходимой документации.

Сроки командировки и проведения

В регламенте необходимо определить условия командировки и задачи, которые предстоит решать в ходе командировки. Важно определить возможность продления срока командировки и необходимость отчета о результатах работы после командировки.

Планирование командировок

Определение процесса планирования командировки — еще один важный элемент положения о командировках. Положение должно объяснять процесс разработки плана командировки, утверждения плана руководителем организации и, при необходимости, внесения в него изменений.

Командировочные расходы и их возмещение

В нормативных документах должны быть установлены правила возврата командировочных расходов сотрудникам. Это включает определение видов расходов, которые могут быть возвращены (например, трансфер, проживание, питание), порядок предоставления документов для возврата расходов и сроки выплат.

Отчетность по командировкам

Правила должны определять порядок представления отчетов о командировках. Работник должен представлять отчеты о проделанной работе, результатах командировки и использовании средств, выделенных на командировку. В правилах должны быть установлены сроки предоставления отчетов.

Меры по обеспечению безопасности

Учитывая потенциальные риски и угрозы, связанные с командировками, в нормативных актах должны быть приняты меры по обеспечению безопасности сотрудников во время командировок. Это включает в себя необходимость ознакомления с инструкциями по безопасности, безопасными средствами связи и т. д.

Разработка положений о командировках позволит определить четкие процедуры и условия направления сотрудников в командировки, обеспечивающие эффективное достижение целей поездки.

Командировка без приказа: особые случаи

1. Краткосрочные командировки

   Если сотрудник направляется в командировку на срок менее трех рабочих дней, командировочное удостоверение может быть заменено другим документом, например служебной запиской. В этом случае в служебной записке необходимо определить цель командировки, срок пребывания и пункт назначения.

2. Предварительные командировки

   Предварительная командировка — это командировка для выполнения конкретного обязательства в контексте будущей командировки. В этом случае работник должен подать заявление на командировку с указанием цели, даты и пункта назначения командировки, а также цели необходимой предварительной поездки. Утвержденный бланк заявления и авансовый отчет могут быть использованы для отправки в командировку без приказа.

3. Официальные делегации.

   Официальные делегации, направляемые на государственные или международные мероприятия, часто проходят без оформления приказа. В этом случае необходимо оформить специальный документ — официальное письмо с указанием состава делегации и всей необходимой информации.

Основная линия

Предварительно оплаченные миссии и официальные делегации, например, краткосрочные миссии продолжительностью менее трех рабочих дней, могут путешествовать в пути. В этих случаях необходимо подготовить соответствующую документацию, например меморандум о взаимопонимании, профессиональную командировку или официальное письмо.