Уникальный пример отправляемого письма

Ознакомившись со статьей и программой деятельности Выставочного Центра, которые были опубликованы в 5-м номере «Экономической газеты» от 10 марта 2010 года, мы хотели бы подать заявку на участие в предстоящей весенней выставке Центра.

Мы просим включить наше предприятие в список участников этой выставки.

В приложении: 2 экземпляра на 3 листах.

С уважением,

Директор предприятия О. Н. Некрасов

Петров 181 07 09

Образец входящего письма

Уважаемому руководству Выставочного Центра АО «Старт»

Господину Олегу Николаевичу Некрасову

Адрес: 110020, город Москва, 218, город Москва

Улица Вострякова, 118 улица Новая, 28

Дата: 20.03.2010 г. Номер: 63/17-07

Относительно: заявка на участие в выставке

Уважаемый Олег Николаевич!

Чтобы подготовить выставочную экспозицию, вам необходимо отправить на ответственное лицо по вопросам участия в выставке вашего предприятия в Выставочный Центр «Экспо-Бизнес» не позднее 10.04.10 года на 3 дня.

Директор Центра, подпись Ю. В. Страхов

Васильева 215 11 30

Подпись исполнителя Дата АО «СТАРТ»

Доверенность — это документ, с помощью которого организация или физическое лицо (доверитель) предоставляют права другому лицу (доверенному), чтобы получить деньги, товары или материальные ценности, или совершить определенные действия от имени доверителя, указанные в доверенности (рисунок 14).

По срокам доверенности они могут быть одноразовыми или долгосрочными.

ДОВЕРЕННОСТЬ

( фамилия, имя, отчество)

(должность, место работы)

(фамилия, имя, отчество доверенного)

проживающего по адресу_________________________________________________________________

получить причитающиеся мне_____________________________________________________________

Начальник отдела кадров _____________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Модем — это средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами — пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут представлять собой копию переданного документа.

1 Что представляет собой ОРД (организационно-распорядительная документация)?

2 Какова цель распорядительных документов?

3 Пожалуйста, приведите примеры распорядительных документов.

4 Охарактеризуйте цель организационных документов.

5 Пожалуйста, приведите примеры организационных документов.

6 Каково предназначение информационно-справочных документов?

7 Пожалуйста, приведите примеры информационно-справочных документов.

8 Объясните назначение документа «докладная записка». Какие реквизиты используются при составлении докладной записки?

9 Что такое объяснительная записка?

10 К какому типу ОРД относится протокол? Какие реквизиты используются при составлении протокола? Из каких разделов состоит текст протокола?

11 К какому типу ОРД относится акт? Какие реквизиты используются при составлени акта? Какие виды актов требуют утверждения?

Что такое должностная инструкция и как она выглядит?

Для предоставления по месту требования, составьте справку о заработной плате Вашего сотрудника.

Из каких составных частей состоит текст приказа и как его сформировать?

Каким образом выписка из приказа должна быть заверена?

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Письмо, полученное относительно деловой переписки, является документом, с помощью которого проводится коммуникация между сторонами, заинтересованными в различных вопросах.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при осуществлении коммерческой деятельности;
• при урегулировании претензий потребителей.

Различные причины предполагают также разнообразие типов деловых документов:

• коммерческие предложения. Направляются потенциальным партнерам, предлагая им интересные варианты сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, требуют предоставления информации, основанной на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просят — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• Обязательства, содержащиеся в гарантийных письмах, предполагают выполнение в будущем, а также указывают на необходимость указания конкретного срока или временного промежутка для исполнения обязательств стороной, на которую возложены эти обязательства;
• Информационные и сопроводительные письма могут быть направлены для предоставления различной информации без требования ответа или для упрощения процедуры отправки большого количества документов;
• Письма, связанные с внерабочими вопросами, включают приглашения, поздравления и выражение благодарности.

Как нельзя писать

При осуществлении официально-делового обмена сообщениями запрещается:

• допущение ошибок, внесение поправок, использование непонятных сокращений слов, употребление жаргонных выражений и сленга;
• проявление невежливости в обращении;
• искажение или грубое представление информации.

Правила оформления

Существуют определенные требования к оформлению официальных писем. Чтобы узнать, как правильно составить такой документ, можно обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендуется использовать для написания подобных материалов. Вообще, документ может выглядеть следующим образом:

• можно использовать как продольный, так и угловой бланк;
• если в документе более одной страницы, необходимо их пронумеровать;
• текст должен иметь отступ 1,25 см и быть выровнен по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендуемые размеры № 12, 13, 14;
• поля должны быть не меньше следующих значений: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

Отмечу, что угловой бланк может выглядеть следующим образом:

Образец с продольным бланком

Компания с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Уважаемый директор ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Добрый день, Иван Иванович!

В ответ на представленное Вами предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем наше согласие на сотрудничество с ООО «Общество».

С настойчивостью просим направить в адрес нашей компании проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Полезный совет: как правильно составить письмо с предложением о сотрудничестве

Метод отправки документа обычно определяется его целью:

• Для оперативного сообщения информации можно использовать электронную почту или факс. При использовании электронной почты необходимо заполнять поле «Тема», чтобы получатель мог быстро понять о чем речь, и письмо не попало в спам. Также можно указать важность документа, но лучше не злоупотреблять этим;
• Если требуется официальное подтверждение отправки документов и получения их адресатом, например, при отправке претензий или требований, можно воспользоваться услугами Почты России. Лучше выбрать заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Я считаю, что

2021-10-15 08:50:04

Наталья Самоловская, Юрист

В 2008 году я закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году окончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Комментарии

Автор что-то пропустил? Информация неверна или устарела? Есть вопросы? Возникли сомнения? Оставьте свои комментарии!

Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания

Деловая корреспонденция — существенный элемент взаимодействия с агентами, партнерами и клиентами организации. Она составляет часть деловой среды и позволяет сформировать представление об организации. Необходимо придерживаться правил составления официально-деловых писем, чтобы соответствовать деловым стандартам.

В данной статье мы подробно рассмотрим основные компоненты деловой (служебной) корреспонденции, а также предоставим подробную инструкцию по её составлению.

В противном случае получатель может неправильно понять вас.

Виды деловых писем

Письма, связанные с деловой корреспонденцией, могут быть классифицированы по следующим основным категориям:

Гарантийное письмо

В большинстве случаев, данное сообщение формулируется в качестве дополнения к соглашению и содержит информацию о гарантии на выполнение обязательств по продукту (услуге или товару). Обычно, гарантийное письмо содержит перечень обязательств и определенные сроки их исполнения:

• условия отправки продукта;
• обязательство оплаты в указанные сроки;
• долг за предоставленную услугу с гарантией оплаты в определенные даты.

Коммерческое предложение может быть отправлено как по предварительному договору, так и в форме массовой рассылки.

Извещение

Уведомление – это сообщение о различных изменениях, связанных с сотрудничеством и отправляемое в основном партнерам.

Чаще всего такое письмо предупреждает об изменении банковских реквизитов, адресов, сроков и т.д.

Оферта

Это предложение о сделке, дополнение к договору о предоставлении услуг, которое обязательно. Оферта содержит информацию о различных аспектах сотрудничества, таких как цены, наименования, сроки изготовления и доставки. При этом она является неотзывной, если только в договоре не указано иное.

Сопроводительное письмо

Это письмо представляет собой уведомление отправителя о том, что документ (договор или коммерческое предложение) был получен. Подтверждение, которое является общепринятым правилом этикета, не заменяет акт выполненных услуг или полученных товаров.

Просьба

Запрос — это электронное обращение по вопросу предоставления необходимых документов или согласованию определенных действий в рамках сотрудничества. Примером такого важного вида деловой переписки может быть просьба о предоставлении бухгалтерских отчетов, просьба о получении отсрочки и так далее.

Приглашение

Ваше важное письмо, где вы просите вас пригласить на важное событие — конференцию, выставку, совещание и т.п.

Официальное письмо-приглашение — хорошая возможность напомнить о своей деятельности партнерам, клиентам или контрагентам, а также прекрасный способ активизировать взаимодействие и укрепить связь

Рекламация, или претензия

Заявка на устранение недостатков — это письмо, в котором требуется от получателя принять меры по устранению дефектов или недостатков. Основанием для такой заявки является заключенный договор, в котором прописываются все обязательства сторон. К такой заявке обычно прилагаются акты, подтверждающие, например, наличие дефектов в поставленном товаре.

Напоминание

Этот тип писем, применяемых в официальной сфере, очень напоминает упрощенную версию коммерческого предложения. С его помощью можно уведомить о скором завершении срока договора и предложить его продление, напомнить о спектре услуг, предоставляемых контрагентом, или о предстоящем мероприятии. Фактически, такое письмо подразумевает продолжение сотрудничества и обладает официальным характером.

В данном деловом послании освещается оценка итогов сотрудничества с компанией или процесса взаимодействия. Положительное мнение оказывает поддержку получателю и способствует активному привлечению клиентов и развитию бизнеса.

Поздравление

Вы можете поздравить их с любыми профессиональными праздниками или традиционными, такими как Новый год. Не стесняйтесь быть творческими и написать весьма уникальное и персонализированное поздравление, которое подчеркнет вашу индивидуальность и отношение к вашим партнерам или клиентам.

Структура делового письма письма

Ниже, мы представим краткий обзор по организации деловых писем, т.е. о том, из каких компонентов они состоят и что включают в себя.

Заголовок

• Выражает суть сообщения;
• Включает информацию о типе письма (Гарантийное письмо, Коммерческое предложение и т.д.).
• Важно всегда вежливо обращаться к адресату по его Имени Отчеству;
• Если в обращении упоминаются несколько лиц разного пола, то сначала следует упомянуть мужчин, а затем женщин — таково этикетное правило;
• По умолчанию следует обращаться на «Вы»;
• Для связки в обращении можно использовать следующие формулировки: «Уважаемый Олег Сергеевич», «Уважаемые господа!»

Вводный абзац

• Часто используется для объяснения причины написания и краткого изложения содержания письма.

Основная часть

• Рекомендуется структурировать основную часть текста по принципу «пирамиды» — сначала выделять самые важные моменты, а затем переходить к деталям;
• Следует раскрывать подробности и цель корреспонденции пунктами;
• Необходимо логически структурировать текст и избегать скачков от одной темы к другой.

Как писать служебное письмо

• Прежде всего, рекомендуется использовать адрес корпоративной почты для деловой переписки, а не личный. При этом, в письме всегда следует указывать имя и фамилию отправителя;
• Используйте читабельные шрифты и размеры, а лучше всего — два основных шрифта. Например, для заголовков можно выбрать более крупный (полужирный) шрифт, а для основного текста — обычный;
• Оптимальными вариантами шрифтов считаются Arial, Helvetica, Verdana;
• Всегда ясно формулируйте тему письма, предварительно определив его цель;
• Краткое заглавие — лучшее начало корреспонденции. Например: «Предложение о сотрудничестве»;
• Пишите текст лаконично, но понятно и содержательно;
• Обязательно разделяйте письмо на понятные абзацы;
• Важно подчеркнуть в тексте выгоду для адресата, чтобы вызвать его интерес;
• Рекомендуется использовать формулировку, как, например: «С наилучшими пожеланиями», «Хорошего дня», «С благодарностью за потраченное время»;
• В конце письма можно вежливо выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество;
• При написании деловой переписки следует придерживаться правил ГОСТа, чтобы письмо было составлено максимально грамотно. Для составления письма можно использовать ГОСТ Р 5.30–2003 по делопроизводству, но следует помнить, что это рекомендательный документ.

Что не рекомендуется писать в деловом письме: чек-лист

• Избегайте написания сообщения КАПСЛОКОМ! Согласно правилам переписки, заглавные буквы могут быть восприняты как давление или обращение на повышенных тонах;
• Рекомендуется не отправлять несколько писем одновременно (цепочку из писем) — это нарушает логику переписки и адресат может пропустить что-то важное;
• Нецензурная речь, в любых обстоятельствах, например, если получатель не ответил своевременно. Более рекомендуемым вариантом является повторное обращение или указание на то, что ожидается ответ. Вежливая речь — основа деловой переписки;
• Не благодарите заранее. Такие приемы могут быть восприняты как манипуляция. Вместо этого, выражайте благодарность после того, как услуга была оказана;
• Избегайте высокомерных фраз, таких как «Я вас услышал» и прочих — это неэтично;
• Чтобы не усложнять понимание текста письма и не добавлять «воды», следует избегать сложных речевых конструкций и штампов. Например, вместо фразы «Выражаем огромную признательность» можно использовать более простую формулировку.
• Необходимо избегать помарок, исправлений и произвольных сокращений, так как они недопустимы.