Как внести изменения в штатное расписание: должность, оклад, новая единица

Многих людей беспокоит вопрос о необходимости изменения названия должности или подразделения, добавления нового отдела или исключения старого, изменения размеров окладов и надбавок и т. д. во время работы.

В настоящее время особенно актуально вносить изменения в штатное расписание в отношении названий должностей, так как профстандарты активно внедряются в работу организаций. Необходимо помнить, что если в вашей организации есть должности, работа по которым связана с вредными условиями труда или предоставлением гарантий и компенсаций, названия этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в профстандарте.

Согласно Трудовому кодексу, работодатель самостоятельно определяет способ изменения штатной структуры и форму корректировки штатного расписания. В практике это осуществляется разными способами:

— путем утверждения нового штатного расписания;

— путем издания приказа о внесении изменений.

Судебная практика признает оба способа (см., например, Определение Московского городского суда от 17.05.2017 N 4г-3541/2017).

В случае значительных изменений удобнее утвердить новое расписание, чтобы сразу видеть новую структуру, должности и т. д., не прибегая к просмотру других документов. В любом случае, необходимо издать приказ о внесении изменений.

Затем следует издать приказ об утверждении нового штатного расписания и указать дату, с которой новое расписание вступает в силу.

В случае исключения структурных подразделений или штатных единиц из расписания, необходимо провести процедуру уменьшения численности или сокращения штата сотрудников в соответствии со статьей 180 Трудового кодекса РФ. Однако, если исключаются вакантные должности, процедуры не требуется.

При сокращении занятых должностей, работники должны быть лично уведомлены о предстоящем увольнении и дать свою подпись не менее чем за два месяца до увольнения. Изменения или новое расписание вступают в силу не ранее двух месяцев после уведомления.

Изменение размеров окладов также относится к изменению штатного расписания, о чем необходимо уведомить работников. Если работники согласны на такие изменения, заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ).

Если же не согласны, рекомендуется соблюдать процедуру, установленную в ст. 74 ТК РФ — изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

Графа 9 «Всего в месяц, руб.»	>> Сколько следует сохранять документ?
Содержание Все о штатном расписании (Т. Шадрина, журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Как внести изменения в штатное расписание: должность, оклад, новая единица

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

Расписание работников (РР) является отражением организационной структуры, количества и состава сотрудников. Как и другие документы кадрового делопроизводства, его можно вести в электронном формате.

Когда нужны изменения в штатное расписание

На предприятии появилась новая позиция или отдел.
Изменилось название должности или подразделения.
Изменяются оклады.
Было принято решение об упразднении отдела или позиции, сокращении штата или численности сотрудников.

Оптимизируйте управление учетом на предприятии с использованием универсального решения 1С

Когда появляются новые должности или отделы, компания обязана оформить это в приказе об изменении штатного расписания. Он составляется в произвольной форме.

Обычно, приказ содержит:

номер и дату составления, а также населенный пункт,
описание каждого новшества и причину его появления,
список действий для выполнения,
список ответственных лиц.

Также указываются размеры окладов для каждой должности.

1С:Зарплата и управление персоналом

Учет кадров, расчет зарплаты и отчеты — удобно для всех видов предприятий и ИП

Порядок действий при переименовании должности

Если должность перестает соответствовать выполняемой нагрузке или изменяются ШР, проводится переименование.

Когда нужно занять ставку, необходимо учесть следующие требования:

Сначала работнику должно быть направлено уведомление не менее чем за два месяца.
В случае согласия на изменения следует подготовить документы (соглашение к трудовому договору, приказ) и внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Если работник отказывается от изменений, ему предлагается другая подходящая работа. Если такая возможность отсутствует или работник отказывается от предложенной работы, трудовой договор расторгается в соответствии со статьями 74 и 77 Трудового кодекса РФ.

Рекомендуется заранее согласовать переименование с теми, кто будет затронут этим изменением.

Как оформить изменения окладов

В данной ситуации также выдается распоряжение. Заработная ставка – это существенное условие договора о труде. Поэтому нужно руководствоваться статьей 74 Трудового кодекса Российской Федерации.

Таким образом, сотрудников уведомляют за два месяца.

При уменьшении заработной платы возникают ситуации, когда работник не согласен продолжать трудовые отношения. Тогда руководитель предлагает письменно соответствующие вакансии по квалификации. Если таких должностей нет или сотрудник отказался от них, договор прекращается.

Зарплатные ведомости в электронном формате

Как провести сокращение штата

Сообщить сотрудникам о предстоящем сокращении за два месяца или раньше.
Предложить им подходящие вакансии, если такие имеются.
В случае наличия незанятых позиций в организационной структуре, составить приказ об их исключении. Также понадобится приказ о сокращении занятых позиций.
Назначить ответственного за контроль всего процесса сокращения.

Советуем прочитать: Новые правила: штрафы ГИБДД больше не будут уведомляться письмами

Обращаем ваше внимание, что в этот момент необходимо обосновать причины, вызвавшие необходимость сокращения штата. Например, оптимизация расходов.

Узнайте о эффективном и быстром ведении кадрового электронного документооборота с помощью 1С на нашем бесплатном вебинаре, который состоится 21.12.2022.

Если внедоживание системы 1С еще не произведено, не стоит беспокоиться — просто свяжитесь с нами и мы поможем подобрать оптимальные сервисы, учитывая все особенности вашего бизнеса. Наш контактный телефон: (831) 2-333-666, также вы можете связаться с нами через WhatsApp и Viber, номер +7 (909) 28-25-290. Наши квалифицированные специалисты будут рады проконсультировать вас.

Приказ о введении новой должности в штатное расписание

При введении новой рабочей единицы (или нескольких) в штатное расписание, требуется составление приказа. Этот документ обязателен для заполнения.

Доступны бланк и образец приказа
Возможность просмотра онлайн
Бесплатная загрузка приказа
Пользуйтесь безопасно

Штатное расписание (ШР) служит для защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно включает в себя информацию о структуре предприятия, перечень должностей и окладов сотрудников. В некоторых случаях, в развивающейся организации возникает необходимость создания новой рабочей единицы, которая не была предусмотрена штатными документами.

В таких случаях, руководитель должен вынести приказ о введении нового рабочего места в утвержденный кадровый состав.

Порядок вынесения приказа

Возможность внести изменения в структуру компании может возникнуть по следующим причинам:

в результате внедрения нового направления деятельности;
при привлечении новых специалистов в связи с модернизацией производства;
в связи с сокращением должностей;
вследствие повышения или понижения окладов и других факторов.

Трудовое законодательство не содержит специальных требований относительно срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому эти вопросы остаются на усмотрение руководителя. Если необходимо создать новое подразделение или отдел, рекомендуется внести изменения в штатное расписание.

При добавлении новой должности достаточно изменить кадровое расписание, выпустив соответствующий документ.

Распоряжение руководителя организации может быть выдано для введения новой должности.

Составление этого распоряжения может быть поручено кадровой службе.
Руководство может обратиться за помощью к юристам.
Секретарь также может быть назначен на разработку приказа.

При разработке такого приказа следует выполнить следующие действия:

Провести анализ следующей информации:
- обязанности новой должности;
- расчет времени, необходимого для выполнения задач;
- установленные нормы труда для данного типа работ.
Решить, какой объем работы будет возложен на нового сотрудника (в полный рабочий день, в полставки или меньше).
Создать проект должностной инструкции.
Подготовить предложение о расширении штата, которое будет направлено от имени:
- начальника кадрового подразделения;
- руководителя отдела, в который будет введена новая должность.
Необходимо разработать форму приказа.

В служебной записке представлены все статистические данные, подтверждающие необходимость введения новых должностей.

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

В случае, если новая структурная единица добавляется в отдел компании, служебную записку должен подписать начальник соответствующего отдела.

Служебная записка о необходимости создания нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

если новый сотрудник будет подчиняться руководителю;
если работник не будет принадлежать ни к одному структурному подразделению.

В качестве дополнения к служебной записке, прикладывается приказ о внесении в штатную структуру нового сотрудника и подробная инструкция, описывающая его обязанности. После одобрения работодателем представленных в документе предложений, подписывается приказ о включении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

В законодательстве о труде нет официальной формы документа, который предусматривает введение новой должности в штат. Анализ требований к кадровой документации позволяет сделать вывод, что в приказе должны быть указаны следующие данные:

Название организации, указанное в учредительных документах;
Место составления, номер и дата составления приказа;
Наименование приказа (например, «Приказ об утверждении новой должности в штатном расписании», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
Основание для увеличения численности сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
Название должности;
Количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
Размер должностного оклада.

Необходимо, чтобы руководитель или его уполномоченный заместитель подписали документ. Подписанный бланк должен быть передан в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и в отделы, где будут работать эти специалисты.

Возможные ошибки

При выдаче приказа о внедрении новой должности, работодатели обязаны соблюдать права существующих сотрудников и соискателей. Часто работодатель сначала «проверяет» новую должность, передавая ее обязанности кому-либо из сотрудников. Это нарушает право работника выполнять только те функции, которые определены трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая позиция должна быть введена до публикации вакансии в СМИ и, тем более, до фактического приема сотрудников на работу.

Кроме того, часто сотрудники отдела кадров избегают внесения отдельных изменений в организационную структуру компании. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение новой рабочей позиции требует утверждения обновленного штатного расписания. Однако данное документ является основой всей организационной структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок.

Советуем прочитать: Порядок ознакомления со сведениями дела

Изменение штатного расписания следует осуществлять только при массовых перестановках сотрудников.

Сроки хранения приказа

Нормы сроков хранения учетных документов у предприятий и организаций утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых документов управленческого архива, формирующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием периодов хранения».

В соответствии с разделом 8, частью 8.1 документы, подтверждающие необходимость найма новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Для сохранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, если сами приказы об этих изменениях утеряны, предусмотрены более длительные сроки хранения в течение 75 лет.

Таким образом, при подключении новой структурной единицы к составу персонала работодателя возникают некоторые особенности, которые нельзя пренебрегать, поскольку это может привести к нарушению интересов как сторон трудового договора, так и потенциальных сотрудников.

Как внести изменения в штатное расписание?

— путем утверждения нового штатного расписания;

— путем издания приказа о внесении изменений.

Графа 9 «Всего в месяц, руб.»	>> Сколько следует сохранять документ?
Содержание Все о штатном расписании (Т. Шадрина, журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь.

Как оформить изменения в штатном расписании

Существует два способа для осуществления данной задачи:

Путем издания приказа о внесении изменений в существующее штатное расписание (необходимо указать все изменения в тексте приказа);
Путем издания приказа о утверждении нового штатного расписания.

Важно уведомить всех сотрудников, которых затрагивают указанные изменения.

Если изменения происходят в связи с планируемыми изменениями окладов или трудовых функций, то работодатель должен предварительно согласовать эти изменения с сотрудником.

Если изменения происходят по организационным или технологическим причинам (например, в связи с внедрением новой техники или реорганизацией производства), работодатель должен письменно уведомить работника о планируемых изменениях не позднее, чем за два месяца до их вступления в силу. В этом случае следует придерживаться процедуры, указанной в статье 74 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель решает утвердить новое штатное расписание, он имеет право предложить работнику другую вакантную должность, соответствующую его квалификации и здоровью.

Сотрудник отказывается принять новые условия работы в течение двух месяцев и не соглашается на предложенные альтернативные должности. В результате этого его трудовой договор прекращается (в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. Всем сотрудникам, затронутым изменениями, необходимо ознакомиться с приказом. Само штатное расписание не распространяется на работников, если это не предусмотрено внутренними документами организации (коллективным договором, соглашением и т.

Советуем прочитать: Как провести развод с минимальными затратами времени

д.) (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Программа Контур.Персонал сохраняет историю изменений в штатном расписании и позволяет печатать приказы об изменении структуры штатного расписания.

Данный материал предназначен для лиц старше 16 лет. ООО «РФ «СКБ Контур». Информация о нашей организации: ОГРН 1026605606620. Местонахождение: г. Екатеринбург, ул. Народной Воли, дом 19А, почтовый индекс 620144.

Уведомление работника об изменениях в штатном расписании

Существует несколько ситуаций, в которых необходимо предупредить сотрудника письменно:

изменение заработной платы;
переименование должностей;
переименование структурного подразделения, если это указано в трудовом договоре и трудовой книжке;
перевод на другую должность;
сокращение численности персонала;
в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не требуется уведомлять сотрудников о создании новых должностей или прекращении вакансий.

Может ли гендиректор изменить штатное расписание без согласия работодателя?

В Постановлении 3-го КСОЮ от 01.09.2021 N 88-15352/2021 происходит интересная ситуация. Корпорация обратилась в суд с иском против одного из своих сотрудников, который без предварительного согласования с работодателем повысил свою зарплату в два раза. Безотлагательно было обнаружено, что сотрудник получал увеличенную зарплату в результате недобросовестных действий, что не соответствовало условиям трудового контракта.

В результате суд вынес решение о взыскании с работника слишком большой суммы заработной платы в размере 581 637 рублей.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику

Как правило, приказ о внесении изменений в штатное расписание выдается в случае необходимости корректировки существующего документа. Мы расскажем о ситуациях, которые могут потребовать подготовки такого распоряжения, о правильном составлении и покажем актуальные примеры.

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

Мы перепечатываем статью «Приказ о внесении изменений в штатное расписание: что нужно знать кадровику» с разрешения наших коллег из clubtk.ru.

Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем указываются должности, специальности, профессии сотрудников и их квалификации. Когда требуется изменение ШР, издается соответствующее распоряжение, которое затем хранится в отдельной папке.

Несмотря на то, что предложить поправки вправе только высшее руководство, руководители отделов также имеют право делать это. Для этого нужно составить служебную записку, на основе которой будет подготовлено распоряжение.

С помощью курса профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы сможете освоить все аспекты кадрового учета с нуля: прием и увольнение сотрудников в соответствии с новыми правилами 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП. Вы также получите диплом государственного образца, который сможете предъявить своему работодателю в качестве подтверждения вашей новой профессии. В настоящий момент стоимость обучения снижена до 7300 рублей.

Успейте записаться по акции.

Какие изменения необходимо зафиксировать в ШР:

появление новой должности и добавление нового структурного подразделения;
изменение названия должности и переименование отдела;
Сотрудники получают измененную заработную плату из-за изменения тарифной ставки и оклада.
Компания ликвидирует отделы и свободные рабочие места, осуществляет сокращение численности персонала.

Разберем подробнее каждую из этих ситуаций.

Пересмотр окладов

Если работодатель изменяет размеры окладов, то процедура изменения штатного расписания выполняется аналогично: на основании служебной записки выдается приказ о повышении выплат. Текст приказа выглядит следующим образом: Положение о заработной плате является важным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением установленного порядка, установленного статьей 74 Трудового кодекса РФ.

Законодательство требует уведомить сотрудников письменно о таких изменениях за два месяца до их вступления в силу.

Обычно, при увеличении размера, проблем не возникает. В этом случае заключается дополнительное соглашение к контракту. Если предлагаемая зарплата ниже и сотрудник не хочет работать при таких условиях, директору следует предложить ему другую свободную вакансию, соответствующую его квалификации, в письменной форме.

Если вакансия отсутствует или работник отклонил все предложения работодателя, то контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Для исключения определенных должностей из штатного расписания в детском саду, необходимо издать соответствующее распоряжение, которое будет содержать следующую информацию: