Обязанности и компетенции офис-менеджера

Документ, который называется должностной инструкцией, не является обязательным, однако имеет широкое распространение. Основная цель данного документа — ознакомить сотрудника со всеми функциями, которые он должен выполнять, а также с его правами и обязанностями.

Этот документ доступен в нескольких форматах:

• Вариант для заполнения и образец
• Просмотр в онлайн-режиме
• Бесплатное скачивание
• Безопасность

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В множестве предприятий создание документа является обязанностью юриста, секретаря организации или начальника кадрового отдела. Однако, независимо от того, кто конечно будет заниматься его составлением, он должен быть подписан руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

В связи с отсутствием в законодательстве определения «должностная инструкция», официально утвержденных единых образцов не существует. Это подразумевает, что предприятия и организации могут использовать различные готовые шаблоны инструкций или разрабатывать их самостоятельно, основываясь на своих производственных потребностях.

Стандарт должностных инструкций, которые чаще всего применяются в компаниях, включает несколько разделов:

• «Общие положения»,
• «Основные функции»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

иногда дополняемые такими параграфами, как

• «Условия работы»,
• «Право подписи» и другие

В организации всегда составляется только один экземпляр документа. Если в компании работает несколько сотрудников с одной и той же профессией, каждому из них выдается свой индивидуальный документ, чтобы избежать дублирования профессиональных обязанностей.

Должностные инструкции могут быть составлены как вручную (что в наше время встречается крайне редко), так и напечатаны на компьютере. В любом случае, они должны быть подписаны в «живую». При этом не требуется заверять документ печатью, так как он относится к внутреннему документообороту организации.

Установление основных положений

Наступающий раздел растворяет главную часть инструкции. Он именуется «Установление основных положений» и главным образом в нем оглашается ближайший руководитель офис-менеджера (без указывания определенных фамилий). Впоследствии вписывается в соответствии с каким документом продвигается назначение и увольнение работника, необходимая квалификация, степень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Далее указывается порядок замещения офис-менеджера в период его отсутствия на рабочем месте.

Слегка ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Впоследствии нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и прочие виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи, которые возлагаются на офис-менеджера (аналогичные задачи секретаря). Стоит помнить, что эти задачи могут немного отличаться на разных предприятиях.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права и полномочия», необходимо прописать все полномочия, которые выдаются офис-менеджеру, а также указать возможные инициативы, которые он может проявлять для достижения максимальной продуктивности и эффективности в работе. Кроме того, здесь следует описать возможности для взаимодействия офис-менеджера с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Пятый пункт «Обязанности» содержит ясное определение нарушений и проступков, которые влекут за собой наказание в рамках дисциплинарной ответственности. Необходимо указывать их тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтных ситуаций, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать материалом, подтверждающим доводы каждой из сторон.

Затем вносятся сведения о офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, а также название компании и данные из удостоверяющего личность документа, после чего он ставит свою подпись и указывает дату ознакомления с инструкцией. Личный автограф подтверждает согласие сотрудника с информацией о его должностных обязанностях, а также его понимание ответственности за возможные нарушения.

В конце документа руководитель предприятия ставит свою резолюцию.

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Офис-менеджер – это профессионал, который отвечает за управление внутренними процессами в коллективе. Его обязанности включают контроль и заказ разного оборудования и расходных материалов, а также выполнение поручений руководителей по организационным вопросам.

Чем конкретно занимается офис-менеджер

При найме сотрудника на эту позицию, ему могут поручить различные обязанности — это зависит от специфики бизнеса и обычно обсуждается на собеседовании. Однако, наиболее часто должность офис-менеджера относится к младшему персоналу, задача которого заключается в решении бытовых проблем, с которыми неизбежно сталкиваются в любом крупном коллективе.

Конкретные обязанности офис-менеджера на рабочем месте включают:

1. Покупку канцтоваров и расходных материалов;
2. Прием посетителей на ресепшн и информирование руководства о них;
3. Оформление и отправка деловой к переписки;
4. Обеспечение порядка на рабочих местах и исполнение заданий начальства;
5. Организация работы уборщиков, курьеров, ремонтников и других сотрудников;
6. Организуется внутренняя рассылка через мессенджеры и электронную почту;
7. Принимаются и распределяются входящие звонки;
8. Организуются встречи и деловые переговоры;
9. Осуществляется организация деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и прочее);
10. Помогается с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседования, встречи, конференции, семинары и другое);
11. Принимаются и отправляются факсы, производится сканирование, ксерокопирование и подшивка документов;
12. Ответственность за сохранность документации, оргтехники, компьютеров и прочего имущества компании.

Другими словами, должность администратора офиса представляет собой некий симбиоз между секретарем, завхозом, частично работником по контролю документооборота и архивистом. У него множество задач, и все они, как правило, требуют немедленного выполнения. Поэтому в крупных организациях обычно работает несколько администраторов офиса, и они действуют посменно.

Требования к навыкам и качествам офис-менеджера

Поскольку распоряжаться приходится в непрерывном режиме, на такой должности очень ценятся расторопные и ответственные сотрудники. Технические умения не столько значимы, главное, чтобы офис-менеджер умел справляться с объемом работы (а он всегда очень большой) и исполнять все задания в срок.

Чего обычно ожидают работодатели:

1. Умение работать с офисной техникой (сканеры, факсы, ксероксы и т.д.);
2. Владение специальными программами (Microsoft Office, системы управления контентом и т.д.);
3. Устойчивость к стрессу, способность работать в режиме многозадачности;
4. Организационные способности;
5. Хорошая память, внимательность;
6. Исполнительность, ответственность;
7. Коммуникативные навыки;
8. Аккуратность;
9. Грамотная устная и письменная речь;
10. Хорошо выглядящий наружный вид.

На данной должности отсутствует возможность прямого карьерного роста. Тем не менее, в случае, если компания является масштабной и имеет большое количество подразделений, офис-менеджер вполне может продвинуться до должности начальника внутреннего снабжения или руководителя другого внутреннего подразделения, ответственного за поставки.

Обучение офис-менеджеров

Большинство офис-менеджеров проходят внутреннее корпоративное обучение перед началом работы, но не во всех компаниях это предусмотрено. Поэтому рекомендуется пройти короткие онлайн-курсы, которые помогут освоить необходимые навыки.

Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2024 году

Одна из позитивных сторон данной специальности заключается в ее актуальности. Компетентные и ответственные сотрудники офис-менеджера нужны повсюду и всегда. Однако, обратная сторона медали заключается в том, что не в каждой организации предъявляют разумные требования к квалификации специалиста, и не каждый претендент может справиться с объемом возложенных задач.

Что касается уровня заработной платы, то он также может быть различным, однако, в среднем, она ниже среднего уровня: до 45000 рублей в месяц. Тем не менее, встречаются вакансии, где предлагают и 60000, и даже 100000 рублей в месяц. Последнее более характерно для столицы России и крупнейшего города на северо-западе — Санкт-Петербурга.

Плюсы и минусы профессии офис-менеджера

• Непосредственный интерес;
• Уникальная возможность проявиться в роли организатора;
• Отсутствие необходимости в специальном образовании.
• Высокая интенсивность работ;
• Повышенная ответственность;
• Низкая оплата и престижность работы;
• Нестандартный график работы;
• Стойкость к стрессу требуется.

Должностная инструкция офис-менеджера , Тема №115643

2. Для назначения на должность офис-менеджера требуется наличие высшего профессионального образования, специальной подготовки в области «Офис-менеджмент», опыта административной работы и стажа работы по специальности не менее года.

3. Назначение и освобождение от должности офис-менеджера осуществляется директором организации.

4. Офис-менеджер должен обладать следующими знаниями:

— основами организации, подбора и размещения сотрудников в офисе;

— принципами построения организационной структуры офиса;

— основами психологии и этикета взаимоотношений внутри группы сотрудников;

1. Устанавливается порядок ведения деловой документации.

2. Осуществляется заключение договоров согласно установленному порядку.

3. Соблюдаются правила пользования оргтехникой.

4. Применяются основы экономики, организации труда и управления.

5. Получены навыки работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, с работой с системой «1С:Предприятие».

6. Определены закупочные и отпускные цены на товары работодателя, а также перечень, назначение и характеристики этих товаров, а также перечень, характеристики и цены на предоставляемые работодателем услуги.

7. Определены все бизнес-процессы, проходящие в организации.

8. Изучено законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

9. Соблюдаются правила внутреннего трудового распорядка.

10. Следуются правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— Управление офисом осуществляется в соответствии с правилами и положениями, установленными работодателем;

— Офис-менеджер должен выполнять свои обязанности в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.

6. Директор организации является непосредственным начальником для офис-менеджера.

8.___________________________________________________________________

II . Обязанности на должности.

1. Подготавливает и организует работу офиса:

Переводит организацию проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и т.д.) на определение готовности к использованию, проверяет условия санитарии в офисных помещениях, контролирует соблюдение противопожарных и санитарно-эпидемиологических норм во время работы организации;

Предоставляет офису канцелярские товары, расходные материалы и другие материальные ценности, необходимые для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между сотрудниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

Обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

1. Выполняет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— Принимает документы и личные заявления, которые требуют подписи руководителя организации.

— Подготавливает необходимые документы и материалы для работы руководителя.

— Обеспечивает рабочее место руководителя всем необходимым офисным оборудованием и канцелярскими принадлежностями, создает условия для эффективной работы.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, фиксирует полученную информацию и передает ее ему при отсутствии. Также осуществляет передачу и прием информации через приемно-переговорные устройства (телефакс, телекс и т.п.), а также телефонограммы. Своевременно сообщает руководителю полученную по каналам связи информацию.

По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, а также подготавливает ответы авторам писем.

Оформляет приказы директора и распространяет их среди сотрудников.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, организовываемых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

— Обеспечивает выполнение работниками указаний руководства организации,

— Предоставляет печать служебных материалов по указанию руководителя, необходимых для его работы, либо вносит актуальную информацию в базу данных.

1. Занимается административной работой.
2. Осуществляет регистрацию и учет входящих и исходящих документов.
3. Осуществляет прием и отправку электронной почты не менее 2 раз в день. Контролирует доставку почты, отправляемой организацией, и получение почты организации от почтового отделения.
4. Организует прием посетителей, способствует оперативному рассмотрению просьб и предложений со стороны работников.
5. Регламентирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, гарантирует сохранность документации организации, включая отчетность сотрудников, и вовремя передает документы в архив.
6. Обеспечивает контроль над сохранностью материальных ценностей.
7. Консультирует посетителей по вопросам, связанным с предоставляемыми услугами. Принимает меры по предупреждению и устранению конфликтных ситуаций.
8. Информирует руководство о выявленных недостатках в обслуживании посетителей и принимает меры по их устранению.
9. Оформляет заказы, договоры поставки и другую необходимую документацию с поставщиками товаров, которые организация приобретает, и обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
10. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, а также предоставляемых услуг.
11. Отвечает за учет товаров на складе и контроль за минимальным остатком.
12. Координирует завершение работы офиса и подготовку к новому рабочему дню: уборку рабочих мест, выключение офисной техники и освещения и т.д.

15. Выполняет отдельные задания директора и заместителя директора организации.

III. Права.

Офис-менеджер имеет следующие права:

1. Ознакамливаться с новыми положениями, касающимися его работы, утвержденными руководством.

2. Предлагать идеи и улучшения производственного процесса.

4. Требовать от руководства организации обеспечения должных условий труда и соблюдения положений, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.

IV .Ответственность.

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее выполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, установленных данной должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За нарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. _____________________________________________________________.

Документом, который называется (наименование, номер и дата документа), была создана должностная инструкция.

Она пригодна для использования в подразделении под названием «____________ ______________________________».

Нижеподписавшийся (подпись) (фамилия, инициалы) является начальником юридического отдела.

Лицо, которое ознакомилось с инструкцией, называется «____________ ______________________________».

Оно подписалось (подпись) (фамилия, инициалы).

Должностные обязанности офис-менеджера для резюме

Описание обязанностей офис-менеджера в резюме представляет собой перечень задач, выполняемых этим специалистом для обеспечения эффективной работы администрации и всего предприятия в целом. Задачей сотрудника является обеспечение эффективного функционирования документационных процессов во всех подразделениях компании с целью достижения максимальной результативности.

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Офис-менеджер – это профессионал, который отвечает за управление внутренними процессами в коллективе. Его обязанности включают контроль и заказ разного оборудования и расходных материалов, а также выполнение поручений руководителей по организационным вопросам.

Функции

В обязанности офис-менеджера для составления резюме входят следующие задачи:

• организация работы канцелярии;
• взаимодействие с персоналом в части документации;
• планирование административных мероприятий, совещаний руководителей и приемов посетителей.

Обязанности

• Приветствовать посетителей офиса, отвечать на входящие звонки, классифицировать важность почты.
• Обеспечивать сотрудников всем необходимым для их работы.
• Вести учет расходов на канцелярские товары.
• Сортировать и распределять документацию по отделам предприятия.
• Организовывать кофе-паузы и обеды для коллег и руководителей.
• Незамедлительно информировать руководство о любых проблемах и чрезвычайных ситуациях.

В случае, если компания является крупной, одному месяцу-геру не под силу справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают открытые вакансии помощника. Это рабочее место подходит для начинающих и людей без опыта в профессиональной сфере.

Кратко рассмотрим обязанности помощника офис-менеджера, которые можно указать в резюме:

• срочно разбирать, классифицировать и передавать почтовые отправления адресатам внутри офиса;
• отслеживать наличие канцелярии внутри офисного помещения; в случае ее истощения, сделать своевременный заказ;
• организация работы служб доставки и курьеров;
• контроль за состоянием чистоты в офисе и прочее.

Права

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) закрепляет основные обязанности офис-менеджера. В свою очередь, должностная инструкция предоставляет менеджеру права и гарантии.

В резюме эти обязанности и права обычно не указываются, но кандидату важно понимать, что их конкретный перечень может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия. В целом, руководитель административно-хозяйственной службы обладает следующими правами:

• предлагать улучшения в своей работе и представлять руководству проекты по совершенствованию деятельности компании;
• требовать соблюдения своих прав, указанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для эффективного выполнения своей работы;
• принимать решения в пределах своей компетенции;
• Запрашивать все нужные документы и необходимую информацию, требующуюся для выполнения своих профессиональных обязанностей.

Ответственность офис-менеджера

Пятый пункт «Обязанности» содержит ясное определение нарушений и проступков, которые влекут за собой наказание в рамках дисциплинарной ответственности. Необходимо указывать их тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтных ситуаций, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать материалом, подтверждающим доводы каждой из сторон.

Затем вносятся сведения о офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, а также название компании и данные из удостоверяющего личность документа, после чего он ставит свою подпись и указывает дату ознакомления с инструкцией. Личный автограф подтверждает согласие сотрудника с информацией о его должностных обязанностях, а также его понимание ответственности за возможные нарушения.

В конце документа руководитель предприятия ставит свою резолюцию.

Обязанности офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера:

• Уникальные особенности работы в офисе
• Основные задачи специалиста по управлению офисом
• Личные обязанности руководителя офиса
• Какие личные качества необходимы для этой профессии?
• Какие знания и навыки нужны офис-менеджеру?
• Как достичь успеха в профессии офис-менеджера?

Работник офиса — чрезвычайно ценный человек в каждой организации, так как именно он обеспечивает непрерывность работы офиса и удовлетворяет его потребности. Даже если специалист будет разбужен ночью, он точно ответит, какое количество канцелярских товаров нужно закупить на этой неделе, у кого из сотрудников скоро день рождения и как организовать празднование для важных партнеров.

В нашем материале вы найдете ответы на такие важные вопросы, как задачи и обязанности офис-менеджера, кто может стать удачным представителем этой профессии, а также как ее получить.

Особенности профессии офис-менеджера

Задачи офис-менеджера

Для оптимизации работы офиса и повышения общей эффективности труда в компании была создана должность офис-менеджера. Резюмируя, узкие специалисты освободились от лишней работы, добавив в штат должность офис-менеджера, который теперь выполняет административные и хозяйственные функции, помогает руководителю и занимается делопроизводством.

На данный момент специалисты этой профессии легко находят работу как в небольших, так и в крупных компаниях. Хотя работа несложная, она требует ответственности и интересна — каждый рабочий день офис-менеджера уникален, задачи всегда новые и их решение занимательно.

Основные задачи офис-менеджера

Задачи офисного менеджера возникают из его обязанностей, полномочий и уровня ответственности, и поэтому непосредственно зависят от сферы деятельности компании. Однако главная цель сотрудника заключается в том, чтобы грамотно организовать всю офисную работу во благо предприятия. Для достижения этой цели специалисту необходимо:

1. обеспечить комфортную атмосферу для сотрудников и клиентов;
2. корректировать работу персонала и служб офиса;
3. снабдить офис всем необходимым.

Должностные обязанности офисного менеджера

Обязанности офис-менеджера

При подборе сотрудника на позицию офис-менеджера, работодатель включает его прямые обязанности в должностную инструкцию. Как правило, в этом документе указываются следующие функции:

• разработка организационной структуры;
• планирование рабочего расписания в офисе;
• руководство персоналом, либо его отдельными частями;
• создание корпоративной культуры;
• организация работы с документами;
• ведение деловой переписки;
• участие в организации деловых встреч и праздничных мероприятий;
• прием телефонных звонков и обращений, и их учет;
• оформление пропусков и встреча гостей;
• установление взаимоотношений между отделами;
• организация офисного пространства по зонам;
• При необходимости осуществлять выписку накладных и вести первичный учет расходов;
• Хранить конфиденциальную информацию о персонале.
• Приобретать бытовую химию, продукты питания и напитки;
• Закупать офисную технику, канцелярские товары и другие расходные материалы, а также следить за их состоянием;
• Забезпечивать персонал необходимыми средствами;
• Заключать договора на техническое обслуживание офисного оборудования;
• Организовывать рабочие места и вести контроль за их чистотой;
• Контролировать выполнение задач сотрудниками;
• Проводить проверки и инвентаризации;
• Контролировать затраты на офисные нужды;
• Вести учет рабочего времени;
• Подготавливать внутреннюю и внешнюю отчетность;
• Предоставлять необходимые документы руководству;
• составление отчетов по всем подразделениям.

Список необходимых функций офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он работает. Например, некоторые руководители требуют от сотрудников только принимать звонки и обрабатывать переписку, в то время как в других компаниях от них требуется выполнение всех вышеперечисленных обязанностей, а также выполнение мелких поручений руководства, таких как заказ билетов или бронирование гостиницы для командировок и т. д.

Какие личные качества понадобятся для этой работы?

Обязанности офис-менеджера включают:

1. Принятие решений и ответственность за выполнение задач в установленные сроки.
2. Работа в режиме многозадачности.
3. Коммуникация с людьми, вежливость и доброжелательность.
4. Отличная память и умение держать в голове множество задач.
5. Организационные способности.
6. Умение работать в стрессовых ситуациях и решать конфликты.
7. Грамотность и способность к обучению.
8. Надежность (невозможно организовать слаженную работу офиса, если необходимо постоянно проверять и контролировать менеджера).
9. Точность и профессионализм (например, если офис-менеджер занимается составлением документации, то ошибки и неточности не допустимы).

Разновидности работы офис-менеджера

1. основополагающих аспектов организации работы и документооборота (для письменной переписки, составления отчетов, приема и регистрации звонков и писем, подготовки документов для хранения);
2. офисных программ (к примеру, Word и Excel);
3. норм и правил применения офисного оборудования (сканеров, принтеров, копировальных аппаратов и других машин);
4. методов планирования (при необходимости закупки офисных товаров или наблюдения за работой сотрудников);
5. управления;
6. методов управления персоналом;
7. методик административно-хозяйственной работы;
8. фундаментальных принципов экономики;
9. Целью обучения является овладение знаниями в области конфликтологии и психологии;
10. Также важно освоить английский язык для эффективной работы в компаниях, взаимодействующих с иностранными фирмами;
11. Необходимо уделить внимание этике делового общения.