Ответ на предложение о сотрудничестве представляет собой текст, который применяется в деловом общении между потенциальными партнерами с целью достижения конкретных соглашений по условиям сделки. В этой статье мы рассмотрим, как правильно составить официальный документ и отправить его представителю второй стороны.
Файлы для загрузки:
Предложение о сотрудничестве
Субъекты гражданского права, которым разрешено заниматься предпринимательской деятельностью, имеют возможность заключать различные соглашения в соответствии с законодательством, с целью получения прибыли или без таковой. Здесь речь идет о подписании разнообразных договоров, таких как купля-продажа, подряд, аренда и прочие. Правовое регулирование каждого такого соглашения приводится в положениях Гражданского кодекса РФ.
Для поиска потенциальных партнеров предприятия массово отправляют коммерческие предложения в надежде на заключение взаимовыгодной сделки.
Ответ на предложение о сотрудничестве
Ответ на предложение о сотрудничестве представляет собой текст, который применяется в деловом общении между потенциальными партнерами с целью достижения конкретных соглашений по условиям сделки. В этой статье мы рассмотрим, как правильно составить официальный документ и отправить его представителю второй стороны.
Файлы для загрузки:
Согласование
Когда дело касается согласования коммерческого предложения, это является важным этапом на пути к заключению договора. В наших предыдущих текстах мы уже обсуждали протоколы согласования и протоколы о несогласии, которые составляются во время переговоров. Все стороны стремятся добиться наиболее выгодных для себя условий.
Лучше всего поручить опытному экономисту, маркетологу и юристу формирование ответа на предложение. Все зависит от характера сделки и ее масштабов. На малых предприятиях руководитель лично занимается всей перепиской.
Часто на практике возникают ситуации, когда стороны будущей сделки не до конца понимают друг друга. Так, одна сторона сначала соглашается на подписание договора, а потом перед самым его заключением отказывается. Представители другой стороны начинают давить, утверждая, что руководитель компании уже подписал ответ на предложение о сотрудничестве, и это обязывает подписать и сам договор.
Но это не так.
Действующее гражданское законодательство устанавливает, что права и обязанности по договору возникают только после его подписания стороной. И это касается именно самого договора, а не предварительного согласия или ответа на коммерческое предложение.
Форма документа
Ответ на предложение о сотрудничестве относится к типу деловой переписки, что означает отсутствие строгих требований к его форме и содержанию. Следовательно, этот документ может быть составлен в произвольной форме без применения стандартных бланков. Это очень удобно, потому что автору не нужно тратить время на поиск актуальных шаблонов.
Обычно ответные письма делаются на фирменном бланке компании, которой было предложено сотрудничество. В результате документ приобретает более деловой вид, что является важным аспектом в договорных отношениях. Конечно, всегда можно использовать обычный лист бумаги формата А4 или А5, однако вариант с бланком выглядит более предпочтительным.
Текст можно изложить разными способами: написать от руки с использованием синей или черной шариковой ручки или создать машинописную версию при помощи компьютера. Оба варианта имеют потенциальную доступность для использования, но на практике применяется только один — печатный вариант.
Рассказываем, как правильно ответить на предложение
Предположим, что мы начнём с первого шага – а именно, с указания получателя и отправителя. Вместо того, чтобы просто писать их ФИО и наименование организации, мы можем выделить этот блок в правом верхнем углу листа бумаги. После этого, в шапке документа, мы укажем ФИО руководителя фирмы-получателя, его полное наименование с описанием юридической формы, а также должность руководителя.
Затем мы оставляем ту же самую информацию о себе и нашем предприятии.
Продолжим с вторым шагом – а именно, с указания того факта, что мы получили предложение о сотрудничестве и рассмотрели его. От того, как будет выглядеть следующий блок, зависит от того, что мы хотим сделать и какие условия предлагаются. Если предложение нам подходит, мы просто выражаем согласие на подписание.
То же самое будет и в случае отказа. Наиболее развернутый ответ будет в тех случаях, когда мы намерены согласовать условия договора.
Исключительный образец
Как только составитель определит, что ответ является достаточно полным, можно приступить к описанию. Автограф, который остается на листе бумаги, должен принадлежать тому же лицу, которому было направлено коммерческое предложение. Обычно это делает руководитель организации лично.
Важно помнить, что подпись должна быть расшифрована (фамилия и инициалы). Необязательно заверять ответ оттиском фирменной печати.
- Пример реакции на предложение о сотрудничестве
- Шаблон ответа на предложение о сотрудничестве
Как написать письмо с отказом от коммерческого предложения за 6 шагов
Если вы являетесь владельцем бизнеса или занимаете руководящую должность, то в определенный момент своей карьеры возможно столкнуться с необходимостью написать письмо отказа. Написание письма-отказа может быть актуально в случае, если кандидат не отвечает определенным требованиям или если вам не подходит деловое предложение. При написании письма-отказа очень важно соблюдать правильный этикет, чтобы сохранить репутацию вашей компании и отношения с получателем.
В данной статье мы расскажем о том, что представляет собой письмо-отказ, перечислим возможные причины для его написания, опишем необходимые шаги при составлении письма-отказа и предоставим шаблон и пример, которые могут стать руководством при написании вашего собственного письма-отказа.
Отказное письмо о бизнесе направляет уведомление получателю о том, что организация отклонила их идею, предложение или заявку. Это официальное письмо, которое вежливо объясняет кандидату или предприятию, причины отказа в принятии их заявки или предложения.
Причины для написания письма с отказом
Вот несколько аргументов, по которым возможно написание письма с отклонением бизнес-предложения:
Кандидат, не отвечающий требованиям
Если кандидат на свободную должность не удовлетворяет требованиям или если предложение, полученное от компании, не соответствует указанным требованиям, она может отправить отказное письмо. В случае, когда фирма находит кандидата в процессе подбора персонала, она может отправить другим претендентам письмо с информацией об этом решении.
Предложение не соответствует требованиям бизнеса
Если письмо, полученное от предприятия, не соответствует приведенным рекомендациям, компания может отправить отказное письмо. В данном случае организация предлагает возможность отредактировать и повторно предоставить письмо.
В некоторых случаях возникает ситуация, когда предложение, идея, заявка или заявка находятся в конкуренции с другими предложениями от других компаний, экспертов и претендентов на работу. Для того чтобы информировать о других предложениях, когда происходит выбор одного из них, компания может написать письмо.
Предприятие просит об улучшении
Компания вправе отправить отказное письмо с просьбой кандидату внести улучшения в предложенное представление. В таком случае применимо и в том случае, если первоначальное предложение было недостаточно выгодным, а компания желает получить более высокую цену.
Неполное предложение
В случае недостатка информации в коммерческом предложении или заявке, компания может отправить письмо, уведомляя заявителя о отсутствующих данных и отклоняя текущее состояние его предложения.
Как написать письмо с отказом от коммерческого предложения за 6 шагов
Если вы являетесь владельцем бизнеса или занимаете руководящую должность, то в определенный момент своей карьеры возможно столкнуться с необходимостью написать письмо отказа. Написание письма-отказа может быть актуально в случае, если кандидат не отвечает определенным требованиям или если вам не подходит деловое предложение. При написании письма-отказа очень важно соблюдать правильный этикет, чтобы сохранить репутацию вашей компании и отношения с получателем.
В данной статье мы расскажем о том, что представляет собой письмо-отказ, перечислим возможные причины для его написания, опишем необходимые шаги при составлении письма-отказа и предоставим шаблон и пример, которые могут стать руководством при написании вашего собственного письма-отказа.
Отказное письмо о бизнесе направляет уведомление получателю о том, что организация отклонила их идею, предложение или заявку. Это официальное письмо, которое вежливо объясняет кандидату или предприятию, причины отказа в принятии их заявки или предложения.
2. Включить контактную информацию
Вместо даты указывайте данные получателя. Отказное письмо отличается от обычного делового письма тем, что оно не требует указания информации об отправителе. В письме с отказом от коммерческого предложения можно указать название предприятия, от которого получатель направил свое предложение.
3. Заявите о своем намерении
Пожалуйста, обратите внимание на вежливость при обращении к адресату, чтобы он был в курсе ваших намерений. Обычно эти намерения связаны с отказом от их предложения, тендера или заявки на работу. Однако есть и случаи, когда намерения не сводятся к отклонению, а предполагают, что ваша компания просит внести изменения или улучшения в коммерческое предложение.
Если вы отклоняете коммерческое предложение, не забудьте указать дату получения этого предложения для контекста.
4. Предложите объяснение
Далее следует разъяснить причины, по которым отклоняется заявка или предложение. Опишите эти причины вкратце. Часто встречающиеся причины отказа включают в себя принятие другого предложения вашей компанией, отсутствие необходимых навыков у кандидата или неполноту предложения.
Бывает полезно дать рекомендации заявителю о том, как улучшить своё предложение для будущих заявок и предложений.
5. Поблагодарите получателя
Выражаем благодарность получателю за затраченное время и усилия на представление своего предложения или заявки на работу. В письме можно привести конкретные положительные аспекты кандидата, отображающие искренность и персонализацию. Важно учитывать существующие отношения с получателем, осторожно подбирать слова и стремиться к прозрачности, чтобы сохранить эти отношения.
6. Закрыть письмо
В завершение своего письма пожелайте им удачи во всех будущих своих начинаниях. В случае, если вы все еще принимаете заявки, предложите получателю внести необходимые улучшения и повторно подать заявку. После подводите итоги и подписывайтесь своим именем, указывая свою должность и название вашей компании.
Шаблон письма об отказе в предоставлении услуг
[Имя получателя]
[Название предприятия, если применимо]
[адрес улицы]
[Город, штат почтовый индекс]
Отвечаю на ваше коммерческое предложение от [дата отправки предложения].
Благодарим вас за представление вашего предложения по [причина, по которой заявитель направил предложение]. Мы хотим отметить, что ваше предложение оказалось очень интересным и привлекательным. Однако, после тщательной оценки, мы приняли решение выбрать предложение от [физического/юридического лица], которое представило [причина, по которой выбранное предложение оказалось успешным].
Выражаем вам свою признательность за то, что уделили время и представили свое предложение. Желаем вам успехов в разработке будущих предложений для нашей компании и других предприятий.
[Вывод],
[Фамилия]
[Занимаемая должность]
7 апреля 2021 года
Оливер Бакли
XYZ Business Solution
118 Вокзальная улица
Чикаго, IL 93000
Уважаемый г-н Бакли,
Я отвечаю на ваше коммерческое предложение, которое было получено 20 марта 2021 года.
Мы благодарим вас за представление вашего предложения относительно нашего нового процесса приема клиентов. Ваше коммерческое предложение было составлено очень качественно, и я ценю детали, которые предлагают конкретные улучшения нашего текущего процесса. Но мы выбрали предложение от компании ABC Solutions.
По критериям соответствия нашему бюджету и максимальной эффективности приема клиентов, отборочная комиссия выбрала именно данное предложение.
Спасибо вам за то, что нашли время, чтобы предоставить ваше предложение. Желаю вам удачи в составлении будущих предложений для нашей компании и других предприятий.
Рита Уинделл
Координатор отдела кадров
Компания Trial Creative
Категория:
- Профессиональный рост и Саморазвитие
Запросы поиска:
- Инструкции пошагово
Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере
Сегодня мы поговорим о неприятной, но часто встречающейся ситуации – отказ в виде письма. Отказ может возникнуть в различных деловых ситуациях, таких как отказ в продолжении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и так далее.
Независимо от конкретной ситуации, написание письма-отказа всегда сопровождается определенными трудностями:
- не всегда возможно удовлетворить запрос адресата, даже если он является хорошим;
- отвечать отказом неприятно;
- сохранение доброжелательного отношения и лояльности адресата для нас имеет важное значение.
Недавно я провела тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участники тренинга — руководители подразделений, которые отвечают за эффективную работу службы закупок. В своей работе им приходится часто писать письма с отказами.
Например, компания провела конкурс (тендер) для выбора поставщика услуг, сырья или производственных материалов. Компания получила заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал несколько компаний для сотрудничества, но некоторые компании не были выбраны.
И в таких случаях необходимо написать официальное и вежливое письмо с отказом. Казалось бы, что здесь сложного? Просто напиши: «Мы приняли решение отказать вам в сотрудничестве после рассмотрения вашей заявки».
Как обойти данное явление? Как отказать таким образом, чтобы не задеть и не ущемить возможности будущего сотрудничества? Необходимо ознакомиться с правилами делового письма, содержащего отказ!
Рекомендации при написании писем-отказов
1. Чтобы успешно и эффективно составлять письма с отказами, необходимо иметь спокойное профессиональное настроение. Это я говорю участникам моего тренинга: «Вы занимаетесь бизнесом.
Бизнес — это сфера взаимодействия, где каждая сторона стремится к своим целям. Цели сторон не всегда совпадают. Важно соблюдать взаимное уважение и понимание того, что каждый имеет право на свои интересы.
Вы представляете корпоративные интересы своей компании. Отказ — это абсолютно обычная ситуация для любого бизнеса. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.
Научиться грамотно отклонять предложения — значит научиться делать это максимально корректно».
2. Чтобы отказ звучал максимально корректно для адресата, нужно, чтобы в письме содержались следующие важные элементы:
1) Письмо-отказ должно быть персонализированным (с персональным обращением):
«Добрый день, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
2) В письме-отказе должно быть выражение благодарности за отклик на наше предложение:
«Благодарим вас за возможность, которую вы предоставили, прислав нам свое деловое предложение!»
«Спасибо вам, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим вас за отправленное нам резюме».
3. В письме-отказе следует указать, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было тщательно изучено (в письме-отказе должны быть представлены факты и слова, которые адресат будет узнавать).
«Мы подробно рассмотрели предлагаемый Вами проект по организации… для нашей компании».
«Мы внимательно анализировали Ваш проект по…»
«Мы тщательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. В письме-отказе следует выразить положительные оценки в адрес адресата (его предложения, продукции, опыта и т. д.) и привести любые варианты похвалы/комплиментов относительно предложения, с которым адресат обратился к нам:
«Предложенная Вами схема была очень интересной для нас …»
«Ваше инженерное решение вызывает у нас искреннее уважение и высокую оценку нашими специалистами»
5. Отказное письмо должно ясно сообщать о решении отказать и причинах этого решения:
«Не смотря на то, что ваш проект технически грамотен, мы вынуждены временно отказаться от ваших услуг. Расходы, которые наша компания будет нести как в процессе окупаемости проекта, так и после, превышают наши текущие затраты»
«В связи с этим мы решили, что невозможно в данный момент принять ваше предложение. Это обусловлено тем, что …»
«К сожалению, мы уже приняли положительное решение в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт лучше соответствует объему и сложности задач, которые необходимо решать в данной должности».
6. В письме следует упомянуть возможные альтернативы:
Мы надеемся, что в будущем будет возможность возобновить сотрудничество с данным проектом
Мы уверены в продуктивности сотрудничества при реализации следующих проектов
При появлении новых вакансий мы будем рассматривать Вашу кандидатуру
А теперь приведем пример письма-отказа, используя указанные компоненты:
Письмо с отказом
Принципы вежливости и терпимости
Выражаем благодарность за предложение.
Подробно объясняем причины, по которым мы вынуждены отказаться от Ваших услуг на данный момент. Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены отказаться от Вашего предложения. Выражаем благодарность за предложение.
Имеем в виду отчетливое отказное сообщение. Мы надеемся, что в будущем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить наше сотрудничество. Также рассматриваем возможные альтернативы.
С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов
Руководитель отдела закупок непроизводственных материалов
Уверены, что отказные письма, составленные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы отражать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового партнера. А инструменты, о которых упоминалось в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов сложной, но не столь трудоемкой и эмоционально затратной задачей.
Управляющий партнер компании по тренингам
«Компания БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
Внимание обратите! Пройдите тренинг по русской электронной деловой переписке, который ведет Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о данном тренинге:
Не пропустите тренинг по русской электронной деловой переписке
Интересные статьи на данную тему:
- Правила электронной деловой переписки: о том, о чем должно быть письмо
- Русская электронная деловая переписка: немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для рассылки по электронной почте
- Этика в электронной деловой переписке
Поделиться в социальных сетях
Письмо-отказ: правила подготовки и образец
Всякая организация активно ведет деловую переписку в рамках своей деятельности. Регулярно в компании поступают разнообразные предложения, но многие из них не являются интересными по различным причинам. Рассмотрим, как в письменной форме вежливо отказаться от предлагаемой услуги.
Как правильно составить письмо-отказ
В организацию поступают различные предложения: о возможности сотрудничества, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающихся, опытных, праздничных), выставках и других мероприятиях. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании по разным причинам: например, нет необходимости в определенном товаре или услуге, либо компания не располагает достаточными финансовыми средствами.
Если компания не заинтересовалась предложением, направленным ей, его можно просто проигнорировать. Однако такой подход может быть воспринят как проявление невежливости. Правила деловой этики требуют отправить адресату официальное письмо с отказом на полученное предложение.
Корректный ответ позволит в будущем поддерживать деловые контакты с адресатом.
- Необходимо подготовить документ на специальном бланке, принадлежащем нашей организации.
- В начале письма укажите получателя (название организации, должность и полное имя лица, подписавшего предложение).
- Обратитесь к адресату по имени-отчеству, если первоначальное письмо было подписано должностным лицом (например, «Уважаемый Иван Иванович!»). Если у вас нет информации о конкретном подписанте, используйте общее обращение (например, «Добрый день!»).
- Укажите дату и исходящий номер регистрации первоначального письма, на которое вы составляете отказ.
- Если к первоначальному письму приложены какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и т.д.), укажите, что вы ознакомились с ними.
- Пожалуйста, сообщите нам о вашем решении отклонить предложение, используя наиболее вежливую форму, и выразите сожаление о необходимости отказаться.
- Мы не требуем указывать причины отказа, но если возможно, пожалуйста, укажите их. Например, при написании письма-отказа о покупке предлагаемых товаров, пожалуйста, укажите, что в данный момент вам не нужны эти товары или у вас нет возможности их купить.
- Если возможно будущее сотрудничество, пожалуйста, выразите свое отношение к нему и указать условия. Например, при ответе на предложение об обучении, от которого вам приходится отказаться из-за того, что сотрудник находится на больничном, пожалуйста, укажите, что вы готовы направить его на курсы после его возвращения на работу.
- Необходимо подписать письмо, определить дату и занести информацию в журнал исходящей корреспонденции. Отказ от подписи может быть осуществлен руководителем организации или другим лицом, ответственным за определенную сферу деятельности компании (например, начальником отдела снабжения, если рассматривается вопрос о покупке товаров).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Следует использовать лаконичный стиль без излишней эмоциональности и сожалений о необходимости отказа адресату.
Необходимо знать, как составить официальное письмо в организацию.
Варианты отправки письма-отказа
Отправьте ответ так, как вам удобно:
- по почте;
- через курьера или нарочным;
- с помощью электронных средств связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).
ВАЖНО!
Используйте отправку электронными средствами связи только в случае, если первоначальное письмо пришло по таким каналам связи.