Пример письма с просьбой

Запросное письмо – это текст, отправляемый другому человеку, с целью получить нужные сведения. В этой статье мы рассмотрим, как правильно составить официальное письмо и различные способы его отправки получателю.

Ссылки для загрузки:

Запрос

В случаях, когда предприятию требуется получить необходимую информацию, направление письма-запроса контрагенту является неотъемлемой частью коммуникации. Такой запрос может относиться к уточнению стоимости предоставляемых услуг, поставляемых товаров, актуальности реквизитов или проведению сверки взаиморасчетов. Использование запроса является наиболее простым и эффективным способом получения нужной информации.

Способ отправки

В настоящий момент существует несколько традиционных способов передачи сообщений. Это включает:

• почтовую отправку;
• отправку электронного письма на электронную почту;
• использование факса;
• личную передачу представителю контрагента.

Выбор метода зависит от сроков, необходимых для получения информации, а также от особенностей взаимоотношений между предприятиями. Некоторые участники рынка предпочитают только физическую передачу сообщений и не признают электронную почту как средство обмена информацией.

Ответ от второй стороны

Как уже упомянуто ранее, необходимость обмена информацией всегда предполагает получение ответа от другой стороны. Однако способ предоставления ответа может отличаться от способа, которым был отправлен запрос. В письме рекомендуется указать предпочитаемый способ общения.

Однако все зависит от сроков.

Стоит отметить, что получение письма само по себе не создает обязательств у второй стороны. Контрагент не всегда обязан предоставлять запрашиваемую информацию.

Кто пишет письмо

Чтобы обеспечить надежность и серьезность запроса, деловые письма, отправляемые другим организациям, всегда подписываются руководителем предприятия-отправителя. Это позволяет получателю быть уверенным, что запрос пришел от достоверного и надежного контрагента. Однако, руководитель не обязательно пишет официальную бумагу самостоятельно.

Затем, начальник получает готовый вариант документа на подпись, проверяет его содержание и, при необходимости, вносит исправления от имени своих подчиненных. Когда все требования руководства удовлетворены, на письме ставится автограф начальника, и официальная бумага отправляется адресату выбранным способом.

Деловая этика

Для качественного представления своего предприятия на рынке, важно придерживаться правил деловой этики. Строго соблюдение данных правил способствует формированию положительного имиджа компании. Поэтому необходимо обязательно соблюдать определенный набор рекомендаций, о которых идет речь ниже:

• Следует использовать деловой и строгий стиль при написании текста.
• Необходимо избегать жаргонизмов, ругательств и бытовых речевых оборотов.
• Необходимо четко указывать просьбу о предоставлении конкретных сведений.
• Подпись директора должна быть сопровождена его расшифровкой (фамилия и инициалы).
• Важно указывать отправителя и получателя.

Все остальные моменты создания текста остаются на усмотрение составителя.

Как написать документ

Способы написания текстов зависят от способа их отправки. Существуют два основных способа: написание от руки с использованием шариковой ручки синего или черного цвета и написание на компьютере. В любом случае, подпись директора должна быть оригинальной и написанной самостоятельно.

Это означает, что даже если решено составить письмо на компьютере, его все равно придется распечатать, подписать вручную и затем отсканировать.

Для написания текста наиболее распространенным вариантом является использование фирменного бланка организации, на котором указаны все реквизиты. Это необходимо для того, чтобы получатель мог убедиться в том, что информация, запрашиваемая о фирме, действительно существует. Кроме того, необходимо указать контактные данные для обратной связи, такие как номер телефона, почтовый адрес или адрес электронной почты.

Объясняем, как правильно составить письмо-запрос

Сначала обратим внимание на информацию организации. Если письмо создается на белом А4 листе, необходимо вручную ввести данные. Укажите ИНН, ОГРН, юридический адрес, название организации с указанием ее организационно-правовой формы, а также контактные данные.

Примерный образец может быть переделан таким образом, чтобы сохранить его уникальность, используя различные синонимы и фразы на русском языке. Например: Приблизительное демонстрационное изображение или Примерная иллюстрация

.

Закончившись работа с письмом, остается выполнить последний шаг – заверить его автографом руководителя и указать, кто обращается к директору компании-контрагента с уважением. Этот момент является весьма значимым и может повлиять на успех всего предприятия. Если вторая сторона заинтересована в сотрудничестве, они получат ответ в самое ближайшее время.

• Бланк для составления письма с просьбой
• Пример письма с просьбой

Проверенный шаблон письма-запроса

Если вы хотите сохранить на свой компьютер образец этого документа, пожалуйста, перейдите по следующей ссылке и скачайте его.

Размер файла этого документа составляет 14,0 кб.

Письмо-запрос – это деловое сообщение коммерческого характера, которое используется для информирования получателя о том, что наша компания заинтересована в получении определенной информации. К примеру, это может быть прайс-лист на конкретный товар, возможность сотрудничества, предложение о производстве товара нужного нам ассортимента, сроки поставок, цена на услуги и так далее. Письмо-запрос также может быть написано в ответ на полученное предложение, например, о приобретении продукции или участии в неком проекте и т.д.

Как составить письмо-запрос?

• В верху страницы слева указываются реквизиты и название компании, которая отправляет запрос;
• В верху страницы справа указывается название и реквизиты предприятия, куда направляется письмо, а также ФИО руководителя в дательном падеже;
• Указывается номер письма и дата его составления. Если запрос является ответом, то указывается и номер письма, на который отвечают и дата его получения;
• Название запроса должно отражать суть задаваемого вопроса, например, «о ценах на трубы», «о расценках на услуги» и т.д.;
• Обращение по фамилии, имени и отчеству к руководителю организации (пишется посередине);
• Организация должна ясно сформулировать вопросы или задачи, которые необходимо решить. Например, сообщить о сроках выполнения услуг по ремонту и других вопросах. В письме также выражается надежда на дальнейшее сотрудничество и благодарность за предложения, которые были сделаны.
• В конце письма должна быть подпись руководителя предприятия с расшифровкой его должности.

Необходим ответ на это деловое письмо.

Мы постараемся оказать вам помощь.

При сохранении данного файла в удобном формате на вашем устройстве вы не понесете никаких затрат.

Сохраните этот документ прямо сейчас. Он может быть полезен вам.

Нашли то, что искали?

* Если вы нажмете на одну из этих кнопок, вы поможете сформировать рейтинг полезности документов. Благодарим вас!

Связанные документы

• Письмо: образцы (Перечень полных документов)
• Поиск фразы «Письмо» на всем сайте
• «Письмо-запрос».doc

Документы, которые также могут вас заинтересовать:

• Письмо-напоминание
• Письмо-подтверждение
• Письмо-поздравление
• Письмо-приглашение
• Письмо-просьба
• Письмо-соболезнование
• Рекламация
• Рекомендательное письмо бухгалтеру
• Рекомендательное письмо водителю
• Рекомендательное письмо организации для организации

17 марта 2024 года нас ожидают следующие события:

• Всего было загружено 3097 документов;
• В базу данных было добавлено 17 документов;
• Были внесены исправления в 9 документов.
• Среди документов можно выделить следующие категории:
• Договоры;
• Все документы.
• В рамках категории «Договоры» можно выделить следующие подкатегории:
• Агентский договор;
• Договор аренды:
  • Договор аренды жилого помещения;
  • Договор аренды нежилого помещения;
  • Договор аренды транспортного средства;
  • Договор аренды имущества;
  • Договор аренды земельного участка;
  • Договор аренды предприятия.
• Договор купли-продажи:
  • Договор купли-продажи транспортного средства;
  • Договор купли-продажи имущества;
  • Договор купли-продажи недвижимости;
  • Договор купли-продажи земельного участка;
  • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг.
• Договор бытового подряда;
• Договор строительного подряда.

Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов представляет собой письменное обращение одной стороны к другой с целью передать значимые бумаги или официальную информацию. Компании обычно направляют такие письма своим коммерческим партнерам или государственным органам с целью получить необходимую информацию.

В каких ситуациях пишут запрос для получения информации

В частности, в большинстве случаев организации обращаются к адресатам официальными письменными запросами, которые требуют ответа в установленные сроки. Такие запросы могут содержать просьбу о предоставлении информации или директиву.

Для получения недостающей информации предприятия могут обратиться к коммерческим партнерам, контрагентам, чтобы получить необходимые сведения, отчеты или документы. Также они могут обратиться к различным организациям, чтобы уточнить данные о бывших работниках. Кроме того, компании могут обращаться к государственным органам, таким как ПФР, налоговая инспекция, Росстат, Росреестр, ФСС, медицинские учреждения и т.д., чтобы получить разъяснения, документы и другую необходимую информацию.

1. прайс-листы на товары и услуги;
2. официальные документы или нотариально заверенные копии;
3. уточнение условий предстоящих сделок;
4. информация о финансовом состоянии клиента (в случае кредитования, например);
5. сведения о ассортименте предлагаемой продукции;
6. технические характеристики товара;
7. информация о дате и способах доставки товаров;
8. информация о скидках и акциях и т.д.

Организация имеет право направить официальный запрос в государственные органы:

1. о получении информации из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
2. о владельцах недвижимости;
3. о лицах, отстраненных по решению суда;
4. о нормативных и законодательных актах и т.д.

ВАЖНО!

Никому не разрешается распространять информацию, которая содержит коммерческую тайну и личные данные людей. Если предполагается, что в письменном общении присутствуют личные данные, необходимо получить согласие на их обработку согласно статье 88 Трудового кодекса Российской Федерации и статье 9 Федерального закона №152 от 27.07.2006 года.

Кто и в какой форме составляет запрос

Обычно данные о получении информации отправляются юридическими лицами адресованным другим компаниям. Однако формировать письмо могут все желающие: предприниматели, государственные служащие, общественные организации, частные лица. Если речь идет о коммерческих компаниях, не требуется специального сотрудника для формирования таких письменных обращений.

• документы, определяющие обязательные правила и нормы;
• вынесенные решения судебных органов;
• соглашения, заключенные ранее с контрагентами.

Необходимо соблюдать стандартную структуру. Обратите внимание, какие пункты присутствуют в бланке запроса:

• информация об отправителе (наименование компании с реквизитами и контактными данными);
• данные получателя (название компании и Ф.И.О. руководителя);
• дата и место составления;
• номер исходящего документа;
• подробное описание запроса (указывается какие данные требуются и на каком основании, например, «в связи с заключенным договором», «на основании проведенных переговоров», «в соответствии с действующим законодательством» и т.д.);
• должность и Ф.И.О. ответственного сотрудника;
• оттиск печати (если такая практикуется в организации).

Создайте письмо в единственном экземпляре и зарегистрируйте его в журнале исходящей информации. Если вы составляете письмо на обычном листе, обязательно укажите коды КПП, ОКПО, ОГРН, ИНН, почтовый и электронный адреса, номера телефонов и другие контактные данные. В зависимости от ситуации, вы можете указать ссылки на нормативные акты.

Наша команда экспертов из КонсультантПлюс разобралась, как правильно оформить копии документов, связанных с работой. Вы можете бесплатно использовать эти инструкции.

Образцы

Ниже приведен пример письма, направленного в медицинскую учреждение, с запросом на проверку подлинности справки о нетрудоспособности.

Для создания, необходимо опираться на следующую форму:

Как правильно написать письмо-запрос

В рабочем потоке обмена информацией на письма-запросы приходится сталкиваться довольно часто. Они используются, когда один человек нуждается в определенной информации от другого человека. В данной статье вы найдете примеры, шаблоны и советы о том, как написать это письмо.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Так как у разных представителей и разных поводов, существует не менее 5 разновидностей образца письма-запроса. Они могут быть классифицированы по разным основаниям — в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от характера просьбы (уточнение информации о договорных условиях, запрос на получение копий документов и т.п.). В следующем разделе мы рассмотрим наиболее распространенные типы.

О предоставлении информации

Этот тип сообщения очень популярен — организация просит предоставить не документы, а конкретные сведения, такие как:

• прайс-лист;
• условия акции, предоставления скидок;
• технические характеристики товара и т.п.

О подтверждении информации

В данном случае требуется получить выписки из различных документов (например, из приказов об приеме на работу или об увольнении). Причина написания запросного письма связана с необходимостью подтверждения определенной информации (например, работал ли сотрудник в определенный период времени, когда был уволен и т.д.).

О предоставлении документов

В данной ситуации организация требует предоставления различных документов (обычно это копии). Для каждой бумаги указывается её точное название. При необходимости также составляется просьба о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

Среди других видов документов этой категории стоит отметить письмо-просьбу, в котором компания просит предоставить пример акта сверки. Этот документ необходим для проведения проверки наличия или отсутствия задолженности или переплаты по определенным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Как правило, такой документ составляется от лица главного бухгалтера. Необходимо получить разъяснения по различным нормам налогового законодательства, раскрыть личные данные на основании исполнительного листа и другие действия.

Запрос в банк

Сроки ответа

Независимо от выбранного образца, сроки реагирования на запрос определяются в соответствии с деловой этикой. Поскольку подобный вопрос не регулируется законодательством, каждая компания может самостоятельно определить необходимое время для ответа. Обычно этот период составляет 10-15 рабочих дней.

В случае неизбежного увеличения этого времени (например, если требуется запросить дополнительную информацию, что также потребует времени), рекомендуется уведомить отправителя. Создается ответное письмо, в котором сообщается о принятии письма к работе и указываются примерные сроки ответа.

Рекомендации по составлению деловых писем были объединены в видео комментарий:

Запрос на предоставление документов

Запрос на получение документов и информации является формой делового общения, официальным обращением к юридическому субъекту:

• физическому лицу или его представителю;
• юридическому лицу или его представителю.

Оформление и образец данного запроса рекомендованы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы используются для получения дополнительной информации и документов, которые необходимы в различных ситуациях, как личных, так и деловых. Они могут быть отправлены:

• законодательным и исполнительным органам государственной власти и их территориальным подразделениям;
• деловым партнерам;
• контрагентам;
• головной компании и ее филиалам;
• дочерней фирме;
• отдельному подразделению;
• органам корпоративного управления;
• поставщикам товаров, выполнения работ и оказания услуг населению.

Письмо-запрос является официальным документом, поэтому:

• он должен содержать все необходимые реквизиты;
• его составление должно соответствовать государственным нормативам, если оно адресовано государственным органам.

ВАЖНО!

• информация из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
• сведения о лицах, которые были отстранены от деятельности по решению суда;
• информация о владельцах недвижимости, земельных участках и построек;
• сведения из информационной системы, которая обеспечивает градостроительную деятельность.
• пакет документов для проверки надежности потенциального партнера;
• информация о ассортименте и ценах на выпускаемую или поставляемую продукцию, оказываемые услуги;
• технические характеристики товаров, их наличие, методы и сроки доставки;
• инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации;
• сертификаты и лицензии.

Кто и по какой форме составляет

Не существует унифицированного бланка или образца для запроса в таможню о предоставлении информации, так как каждая ситуация является уникальной. Содержание запроса будет определяться:

• целью получения необходимой информации;
• регламентом, если адресатом является государственный орган;
• составителем и его восприятием ситуации.

Кто обычно составляет запрос:

• если запрос делается в интересах организации, то этим может заниматься любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению или в соответствии с должностными полномочиями;
• гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендуемая структура состоит из следующих смысловых блоков:

Если письмо направляется адресатам, которые являются партнерами, другой стороной договора или контрагентами, необходимо учесть следующее. Обратите внимание, что обращение не требуется при создании запросов на сайтах государственных органов и учреждений.

Соответствие общим требованиям является необходимым условием при взаимодействии с исполнительными органами государственной власти.

Если вам понадобится получить дубликаты документов от контрагента на случай их утраты, то у нас есть образец письма-запроса:

Уважаемый Сергей Сергеевич!

Общество с ограниченной ответственностью «Фирма», зарегистрированное по адресу Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, с телефоном (321) 321-11-22 и телефоном/факсом (495) 321-01-02, ОКПО 02112332, ОГРН 1022000230321, ИНН/КПП 1103021120/338022002, обратилось к вам с просьбой о предоставлении копий следующих документов:

1. Договора поставки №123 от 23.02.2020 (подлинник утерян).
2. Актов приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3 (подлинники утеряны).

Напоминаем, что ООО «Фирма» приобрело у вас 150 штук кондиционеров модели LG P09EP в период с марта по июнь 2020 года, и все расчеты были произведены в полном объеме.

С уважением, ООО «Фирма»

Хочу просить о помощи и организовать для нас копии утерянных бумаг в течение 7 рабочих дней. Прошу передать их нашему сотруднику лично.

Заместитель главы ООО «Фирма» Р. Р. Разумов