Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

Гарантийное обязательство создается с целью предоставить получателю письменные гарантии, подтверждающие обещания или условия, намерения или действия отправителя, которые каким-либо образом связаны с интересами получателя.

Гарантийное письмо может быть отправлено организации или человеку. Хотя сам термин «гарантия» может не присутствовать в письме, оно все равно будет содержать гарантии. В гарантийном письме могут быть гарантированы, например, оплата за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество работы, качество поставляемого товара, сроки его доставки, оплата полученной продукции и т.

д. Такие гарантии обычно требуются, если одна из сторон не уверена, что определенные условия договора будут выполнены. Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его частью.

Гарантийные письма имеют явно юридическую природу, соответствуя документам договорного характера, то есть договорам и дополнительным соглашениям.

Наиболее часто гарантийные письма выдаются с целью подтверждения факта оплаты. В случае подтверждения оплаты необходимо указать ссылку на номера договора или счета, по которым должны быть произведены платежи. В то же время гарантийное письмо может выступать в качестве документа для третьих лиц.

Например, при регистрации юридического лица достаточно предоставить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса, так как заключение договора на аренду офисного помещения невозможно. Также гарантийное письмо может быть принято банком в качестве обеспечения кредита. В этом случае письмо подтверждает, что адресат получит необходимую сумму для погашения кредита.

Оригинальность гарантийного письма заключается в его ясности, точности и однозначности формулировок, так как оно предоставляет адресату гарантии от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет осуществлена.

Гарантийные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантируем…». В других случаях гарантийное письмо может содержать объяснение причин, по которым автор намеревается предоставить определенные гарантии адресату. В данном варианте соответствующее заявление формулируется в конечной части, например: «Оплату гарантирую» или «Своевременную и полную оплату гарантируем».

Список характерных фраз, которые можно использовать в гарантийном письме:

Мы гарантируем.
Гарантируем, что.
Компания «Партнер» гарантирует.
Мы подтверждаем, что произведем оплату
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом .
Мы гарантируем своевременную оплату.
Мы настоящим гарантируем.

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем.

Гарантийное письмо представляет собой документ, в котором должник признает свою обязанность и обещает ее выполнить или третье лицо поручается за то, что должник сможет выполнить свои обязательства.

Кредитор не получает дополнительных преимуществ от письма должника, если тот не соблюдает свои обязательства. Однако, в некоторых случаях оно может иметь важное значение — например, остановить течение срока исковой давности или исправить договор, заключенный неуполномоченным лицом.

Гарантийное письмо от третьего лица может содержать обязательство выполнить обязательства вместо должника, в случае его нарушения. В таком случае его можно рассматривать как поручительство.

Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

Уникальное гарантийное обязательство об оплате товара представляет собой специальный финансовый документ, в котором предприятие-задолжник заявляет о своей готовности выполнить определенные обязательства. Например, оплатить поставленные товары или оказанные услуги.

15 октября 2019 Автор: Наталья Евдокимова

Ключевые основы

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

В сфере бизнес-отношений достаточно часто возникают ситуации, когда одна из сторон не способна немедленно оплатить товар или услугу. Существуют различные способы получения отсрочки платежа:

Советуем прочитать: Методы оценки рисков для эффективного технического обслуживания: применение и преимущества | Администрация Волоконовского района

заключение дополнительного соглашения с поставщиком;
получение кредита или заемного капитала;
оформление покупки в рассрочку;
оформление документальной гарантии.

Но следует отметить, что такой документ не обладает существенной юридической силой и не мешает покупателю не выполнять письменное обещание о своевременной оплате. Однако данный вид документации может:

восстанавливать срок исковой давности, то есть его наличие подтверждает, что должник признает и принимает свое обязательство перед кредитором;
В случае отсутствия подписанного договора, возможно использование «гарантии», чтобы избежать юридических проблем, если товар уже поставлен;
Гарантия позволяет исправить ошибки в договоре, например, если соглашение было заключено неквалифицированным лицом, исключая юридические ошибки.

Иногда поставщик может самостоятельно требовать гарантийное письмо об оплате, даже если условия договора не критичны. Например, требуется предоставить гарантию третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и оплаты.

ВАЖНО!

Порядок составления «гарантийки»

Отсутствует унифицированный образец гарантийного письма о выплате за предоставление услуг или приобретение товаров. Нецелесообразно стандартизировать форму, поскольку в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются индивидуально. Приведен ниже примерный образец.

При составлении гарантии следует придерживаться следующих простых правил:

В первую очередь необходимо указать наименование и адрес получателя гарантии, а также должность руководителя компании и его ФИО.
Указать наименование документа, например: «гарантийное письмо о платеже за товар».
Подробно описать условия и суть обращения. Обязательно указать реквизиты договора и расчетных документов, а также описать сроки и порядок проведения расчетов между сторонами. Указать сумму, которую необходимо перечислить, периодичность платежей и особые условия, если таковые имеются.
Если гарантия составляется для изменения реквизитов или условий соглашения, необходимо подробно описать новые условия и реквизиты.
Производим регистрацию документа в журнале отправленных документов.

Образец гарантийного письма

Подобным способом можно составить гарантийное письмо о платеже долга кредитору.

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

Договор о гарантии оплаты — документ, который дает возможность клиенту отложить платеж за товары, работы или услуги без нарушения сроков поставки. Узнаем, как составить его грамотно.

Скачать форму договора о гарантии оплаты в word в 2023 году

Скачать пример договора о гарантии оплаты товара 2023 года

Скачать пример, как составить договор о гарантии оплаты выполненных работ

Скачать пример договора о гарантии оплаты за услуги

Что такое письменная гарантия

В юридических нормах не содержится явного определения гарантийного письма, однако обычно под гарантией понимается документ, который откладывает оплату по договору. Отправитель обязуется выполнить определенные действия, такие как перевод денег исполнителю. Письменное подтверждение гарантии подтверждает наличие задолженности, и это всегда учитывается при разрешении спора в суде.

Благодаря такому документу, участники сделки устанавливают доверительные отношения. Хорошо составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и не допустить превышения сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Узнайте больше: как составить официальное заявление о взыскании неустойки

Как оформить документ в 2023 году

Не существует специальной унифицированной формы гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг, установленной действующим законодательством. Однако этот документ является неотъемлемой частью делового оборота, поэтому при его составлении следует учесть несколько общепринятых правил.

Советуем прочитать: Уникальность полномочий следственных органов

Приведена подробная инструкция о том, как составить гарантийное письмо от организации о оплате товаров, работ или услуг:

На официальном бланке организации укажите дату и исходящий номер.
Укажите информацию о получателе средств (название компании или имя физического лица, адрес).
Укажите штатную должность представителя получателя (например, руководитель организации).
Присвойте документу заголовок (необязательно).
Напишите основной текст гарантийного письма об оплате, укажите основание для невыплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
Укажите данные о документе, на основании которого будут перечислены денежные средства (например, накладная, акт приемки и другие).
Добавьте информацию о отправителе: его ФИО, должность и подпись представителей должника.

Обычно гарантию выполнения отсроченного платежа оформляют на стандартном листе формата А4 с использованием фирменного бланка, на котором ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и проставляют печать.

ВАЖНО!

Документом такого рода обязаны подписываться не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте кратко изложите причины задержек в оплате. Если заказчик планирует выплачивать долг по частям, составьте график платежей.

Чтобы убедить плательщика, можно указать размеры пени, которые будут начислены за каждый день просрочки.

Информация о начислении пени за просрочку платежей представлена в следующем виде:

Для удобства гарантийного письма об оплате предоставляется шаблон, который может быть использован в работе:

(должность, название организации, кому адресовано письмо)

________________________________________ (наименование организации) обязуется произвести полную оплату задолженности за предоставленную ______________________ (наименование организации) услугу ___________________________ (указать наименование услуги) на сумму _____ рублей _____ копеек (прописью) в установленный срок до «___» ______ 20__ года, согласно условиям договора на расчетную деятельность № ___ от «____» ______ 20__ года, на указанный единый лицевой счет _________________________________(указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).

(При необходимости, указать график платежей).

Настоящим уведомляем, что руководитель предприятия _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

В случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии следует отметить:

Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

ВАЖНО!

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

Документ заполняется на фирменном бланке организации. Он должен быть заверен фирменной печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Документ также должен иметь исходящий номер, указанную дату, Ф.И.О.

исполнителя и контактный телефон.

Какие ошибки допускают при составлении

Поскольку данная бумага является официальной, неуместно использовать неформальные выражения (сленг, просторечия). Не целесообразно детально описывать события, в результате которых не была осуществлена своевременная перечисление денежных средств. Укажите их основную суть или пропустите этот момент.

Поручительные обязательства необходимо прописать четко, с указанием суммы и даты их перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы избежать возможных споров. При составлении гарантии не забудьте о простых правилах:

кратко обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
указывайте документ-основание, в соответствии с которым будет осуществлена оплата задолженности;
установите предельный срок для перечисления средств;
проверьте реквизиты получателя с государственным контрактом;
Согласуйте с руководителем и главным бухгалтером.

Советуем прочитать: Кредиты с распиской в Саратове от частных инвесторов

При отправке попросите у кредитора подтверждение получения документа. Это поможет избежать потери документов по пути.

Условия и временные рамки оплаты при государственных контрактах;
Как осуществляется перевод денежных средств с казначейским сопровождением на расчетные счета;
Как гарантированно получить оплату в срок по договору в соответствии с Федеральным законом № 223.

Гарантийное письмо об оплате: основные правила составления

Гарантийное письмо о финансовых обязательствах в соответствии с договором — это официальный документ, который подтверждает принятие ответственности за оплату определенного товара или полного объема поставленной продукции, предоставленных услуг или выполненных работ.

Чтобы понять, как составить гарантийное письмо об оплате, давайте рассмотрим принципы его создания. Стоит отметить, что такое письмо составляется физическим лицом в качестве гаранта. На его основе можно составить аналогичный документ, связанный с оплатой поставки товаров или оплатой выполненных работ.

Основные данные этих документов совпадают, поэтому рекомендуется разработать универсальный шаблон гарантийного письма, который можно использовать для разных типов договоров (при необходимости легко внести изменения в переменные данные при написании).

Данный пример гарантийного письма об оплате, представленный в качестве иллюстрации, демонстрирует, что документ содержит информацию о дате уплаты денежных средств и признании задолженности. При возникновении споров между сторонами по закону или договору, претензионный порядок является обязательным и может быть использован в качестве ответа на претензию. Если в соглашении установлен порядок разрешения спора, он должен быть соблюден безусловно.

Реквизиты

В случае наличия соглашений о применении документов в организации при разрешении конфликтных ситуаций во внесудебном порядке, можно создать пример такого документа. Также данный бланк может быть использован в обычной деловой практике.

Законодательством не установлен список обязательных реквизитов, поэтому необходимо учитывать, что адресат должен понять содержание написанного. Рекомендуется включать в текст гарантийки об оплате следующие данные:

Шапка документа с указанием наименования организации, адреса, ИНН, КПП (эти реквизиты не требуется повторять при составлении на фирменном бланке, чтобы правильно идентифицировать контрагента получателем);
Указание адреса получателя, наименования организации с указанием организационно-правовой формы, фамилии и инициалов руководителя с указанием его должности;
обозначение;
текст или основная часть, где необходимо указать, о внесении денежных средств по какому договору говорится (номер, дата, суть соглашения). Также нужно определить день внесения денег и метод (наличными в кассу или на расчетный счет);
возможно указать о применении штрафных санкций в случае невыполнения взятой на себя обязанности;
подпись и день составления.