Как правильно сшить документы на 3 дырки: подробная инструкция

Методом систематизации рабочей бумажной документации, используемым в текущем делопроизводстве и при передаче на архивное хранение, является прошивка документов. В данной статье мы расскажем о правильном процессе прошивки в соответствии с ГОСТом, различные способы, которые можно использовать, а также предоставим пошаговую инструкцию.

Рекомендации ГОСТ

Каким образом можно сшивать документы и какие методы для этого следует использовать? Таковой вопрос задается сотрудником отдела кадров или служащим, когда требуется систематизировать большую толпу бумаг или передать их на архивное хранение. Несмотря на всю незатейливость процедуры, требуется выполнять это правильным образом. Погрешности могут привести к серьезным последствиям.

Контролирующие и надзирающие органы не примут такие листы на проверку. Небрежная и некачественная работа повышает риск подмены или закрытия дела.

Скачайте и примените в рабочих процессах:Инструкция о прошивке документовШаблон инструкции по делопроизводству кадров

Как наилучшим образом объединить многостраничные документы? Отсутствует единый регламент, определяющий правила данного процесса. В общем, рекомендации представлены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело». Однако, в нем отсутствует описание стандартов. Государственными органами применяются Методические рекомендации Росархива, утвержденные приказом от 24.12.2020 г.

Документацию, относящуюся к личному составу, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом. Желательно учесть и Методические указания к ГОСТу-2016, составленные Росархивом. Эксперты журнала «Справочник кадровика» выделили основные правила и подготовили инструкцию по оформлению основных кадровых документов.

Воспользуйтесь ею, чтобы избежать ошибок.

Помимо Методических рекомендаций необходимо учитывать отраслевые нормативные акты, которые устанавливают правила прошивки. Из-за отсутствия жестких единых правил, подготовка документов для передачи в различные инстанции является достаточно сложной задачей. Требуется учитывать все рекомендации.

Обратите внимание! При составлении документов необходимо убедиться, что среди них отсутствуют документы, предназначенные для ФНС. Они передаются налоговым инспекторам без скрепления, чтобы не усложнять их работу.

Способы сшивания

При выборе способа соединения документов важно учитывать указания руководства, назначение деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном варианте отдельные листы собирают и связывают нитками. Этот метод подходит, когда количество документов невелико.

Для этой цели используют шприц или дырокол. Нить закрепляют этикеткой, на которой указано подтверждение.

Для соединения больших объемов документов применяют электрическую отвертку и плотную ленту или веревку. Для связи большого количества бумаг, составленных в деле, понадобится переплетный станок или машинка. Специальные устройства и брошюровочные машинки помогут ускорить процесс связывания документов. Устройства надежно связывают объемные папки металлическими или пластиковыми пружинами.

Примеры основных кадровых документов на 2023 год

Скачайте бесплатно и используйте в своей работе

• Трудовой договор с сотрудником
• Приказ о приеме на работу
• Приказ об увольнении по собственному желанию
• Правила внутреннего трудового распорядка на 2023 год
• Для объединения обычно используются ленты из лавсана, банковские шпагаты или прошивные нити. Если такие материалы отсутствуют, можно использовать обычные нитки.
• При использовании хлопчатобумажных ниток их следует сложить в 8-10 слоев для обеспечения более надежного соединения.

Какие документы вы можете не показывать работнику, даже если он требует

Пошаговая инструкция

Как правильно скрепить документы нитками. Вначале необходимо выбрать подходящие нити. Если изделие обозначено аббревиатурой «ЛШ», это означает, что нить прочная и состоит из полиэфирных волокон, такая нить обладает долговечностью и устойчивостью к кислотам, плесени, щелочам и растворителям. Перед сшивкой документации необходимо выполнить следующие действия:

• удалить скрепки и скобы;
• отсортировать по назначению;
• пронумеровать;
• подготовить обложки;
• сложить в ровную стопку.

Уважаемый гость, у Вас есть доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным вопросам в области кадров:

Как правильно прошить документы двумя дырками

Шаг 1 Проколите две дырки дыроколом или толстой иглой, отступив от левого края на 1 см.

Этап 2 Пронести нить через два отверстия, чтобы образовалась петля между ними.

Этап 3 Связать концы нити узлом, сложить и приклеить с обратной стороны пломбой.

Этап 4 На листе сделать надпись: «Прошнуровано, пронумеровано». Указать количество листов и ФИО ответственного лица.

Как можно прошить документы, используя уголки:

Первый шаг: Необходимо взять бумаги и аккуратно сложить их стопкой. Затем загнуть левый верхний уголок на обратную сторону.

Шаг номер два: Далее следует сделать два отверстия и прошить их при помощи ниток.

Третий шаг: Чтобы документы были надежно закреплены, нужно использовать пломбы, чтобы опломбировать нитки. На пломбе также можно указать количество листов и ФИО ответственного.

Как правильно прошивать документы в 2024 году

Методом систематизации рабочей бумажной документации, используемым в текущем делопроизводстве и при передаче на архивное хранение, является прошивка документов. В данной статье мы расскажем о правильном процессе прошивки в соответствии с ГОСТом, различные способы, которые можно использовать, а также предоставим пошаговую инструкцию.

Кадровое делопроизводство «с нуля»

Уничтожение персональных данных

Как сделать перфорацию на 4 дырки в документах

Шаг 1: На левой стороне сложенных в стопку бумаг нужно сделать 4 отверстия на расстоянии 2 см друг от друга.

Шаг 2: Проткните нить через третье отверстие с тыльной стороны и следуйте указаниям на схеме.

Важно учесть, что все эти методы применимы только для небольшого количества документов. Если у вас есть папка с 250 листами, то нет смысла использовать дырокол или иголку. В этом случае лучше воспользоваться шуруповертом или переплетным станком.

Чтобы присоединить листы в папке, можно использовать шпагат или металлические и пластиковые пружины.

Основные принципы прошивки документов включают в себя следующее:

• нумерация листов, а не страниц;
• количество листов в папке не должно превышать 250, если их больше, необходимо создать отдельный том дела;
• опись дела не должна иметь номера;
• цифры должны быть арабскими;
• допускается использование буквенной нумерации;
• при включении писем в дело, первым должен быть пронумерован конверт, а затем вложенные листы;
• приложения к делам формируют отдельные тома и нумеруют их отдельно.

Наклейки для прошивки необходимы для закрепления нити с обратной стороны. На них указывается количество листов, а также они служат для опечатывания дел, где ответственный сотрудник ставит свою подпись. Кроме того, на наклейке указывается: «Прошнуровано, пронумеровано» и ставится дата создания томов или дел.

• Курсик. Как правильно проверить бумажки о работе с личной информацией
• Личное дело о сотруднике: сбор и безопасное хранение документов о частной жизни

Как прошить документы в 3 дырки: схема

Содержание:

• Когда необходимо прошивать документы через 3 отверстия
• Как провести прошивку документов ниткой через 3 отверстия

Скачайте образцы:

Схема прошивки документов через 3 отверстия. Скачайте образец

Титульный лист дела на бумаге. Скачайте образец

Лист с подтверждением дела. Скачайте образец

Список нормативных документов для оформления дела в архиве. Скачайте образец

Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Каждая организация, безотносительно количества сотрудников и объемов производства, осуществляет управление документами. Документы используются для следующих целей:

• организационно-административная, финансовая и производственная деятельность;
• взаимодействие с государственными органами и контрольно-надзорными органами, заказчиками и партнерами.

В зависимости от значимости документа, определяются сроки его хранения. К наиболее важным относятся документы:

• отражающие хозяйственную деятельность компании, подтверждающие эффективность принимаемых управленческих решений;
• финансового характера, подтверждающие добросовестность работодателя и выполнение им обязательств перед государственными органами и бизнес-партнерами;
• Трудовые отношения и страховой стаж работников подтверждаются кадровыми документами, которые учитываются при назначении пенсии.

Для юридической значимости документа необходимо сохранить все его листы. Даже замена или утеря одного листа может сделать весь документ недействительным. Чтобы избежать случайных потерь или подмены листов, многостраничные документы следует прошивать.

Документы, которые необходимо прошивать

• выполнение приказов и распоряжений, включая те, которые касаются персонала;
• соблюдение уставных документов;
• представление финансовой и бухгалтерской отчетности;
• соблюдение штатных расписаний;
• оформление счетов-фактур;
• подтверждение приемки-передачи и выполнения работ;
• ведение кассовых книг;
• создание ведомостей и других документов

Ответственность за сохранность документов организации лежит на руководителе. Он может передать полномочия по их учету и хранению специализированному подразделению или поручить их ответственному лицу, такому как делопроизводитель или секретарь, посредством приказа. Руководитель также может поручить кому-то из сотрудников подразделения прошивку документов, которые еще не были переданы в архив организации.

Перед процессом прошивки документов в трех отверстиях необходимо пронумеровать их листы. Эксперты журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» разъясняют, каким образом осуществляется нумерация — листы или страницы в журналах регистрации документов.

Читайте в журнале «Справочник секретаря»:

• Три эффективные схемы для упрощения основных архивных процессов
• Как упростить и ускорить документооборот в организации: построение маршрутов документов

Наиболее надежный способ проверить сохранность всех страниц в многостраничном документе — это прошивка, используя прочную нить или тонкий шпагат. В делопроизводстве используются четыре способа прошивки:

1. В две дырки или прокола.
2. В три отверстия.
3. В четыре отверстия.
4. В один прокол (на уголок).

Как прошивать документы: в 3 отверстия, в 4 или в две, зависит от степени важности деловых бумаг. В одно или два отверстия прошивают те бумаги, которые не имеют большой важности, копии листов которых можно легко восстановить.

Чаще всего для прошивки наиболее важных бумаг используется способ прошивки в три отверстия, реже — в четыре отверстия.

Стандарты не устанавливают единых требований к прошивке документов ниткой в 3 дырки. Однако в методичке, утвержденной приказом Росархива №76 от 23.12.2009, содержатся некоторые рекомендации по этому вопросу. Кроме того, существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых также описаны способы прошивки и заверения документации.

Читайте подробнее об этом в Системе Кадры

• Рекомендации по прошивке кадровых документов

Как прошить документы в 3 дырки: схема

Перед началом переплета документов в трёх отверстиях следует подготовить эти отверстия в документе. Для этой цели наиболее удобно использовать дырокол, а при его отсутствии можно воспользоваться шилом. Три отверстия должны быть расположены на одной прямой, вдоль края листов, которые находятся в стопке.

Нанизывайте нитку на иглу с большим ушком и проткните иглой с тыльной стороны через среднее отверстие. Конец нитки, который будет оставаться с тыльной стороны, должен иметь длину не менее 7 см. Затем, с лицевой стороны, пропустите иглу с ниткой через самое крайнее отверстие, а затем, с тыльной стороны, проведите иглу через другое крайнее отверстие.

После этого, на лицевой стороне, вденьте иглу в среднее отверстие и вытащите нитку через него на тыльную сторону.

Иллюстрация процесса переплета документов в трёх отверстиях

Уберите иглу и свяжите оба конца нити узлом. Прижмите концы нити к обратной стороне листа и наклейте на узел и нить прямоугольный лист бумаги. Если концы нити слишком длинные, обрежьте их, оставив 1-2 см.

После того как клей высохнет, на бумажной пломбе с заступом на обратной стороне листа сделайте дополнительное обозначение. Укажите на наклейке количество листов в документе прописью и цифрами, поставьте свою подпись и дайте разъяснение к ней.

Подчиняясь предписаниям по оформлению документов и подготовке их к архивному хранению, вы сможете обеспечить их неприкосновенность. Освоив метод прошивки документов с использованием 3 отверстий, активно используйте этот подход для избежания возможной замены или потери страниц в любом документе большого объема.

Бухгалтер в роли… портного: как прошивать документы

Пожалуйста, укажите приблизительно, сколько отверстий должно быть в документе и какое должно быть расстояние между ними.

Для обеспечения целостности многостраничного документа и его скрепления необходимо выбрать правильный метод прошивки, исходя из целей использования такого документа. В делопроизводстве рекомендуется руководствоваться опытом и использовать наиболее эффективные практики.

Общие правила

Если нужно прошить один многостраничный документ или подтвердить копию многостраничного документа, то можно прошить листы на два прокола (этот способ является самым простым).

Обратим ваше внимание: для сшивки документов из натуральных материалов, таких как лен или хлопок, необходимо ввести нить в проколы. Концы нити следует связать на обороте последнего листа, а затем место узла закрыть дополнительным листом бумаги небольшого размера. На этом листе можно оформить отметку об удостоверении, например, с помощью сшивания копий или удостоверительной надписи, в которой указан номер экземпляра и количество листов документа с ограниченным доступом.

В отметке обычно используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано», где количество листов указывается цифрами и прописью. При необходимости, подпись лица, удостоверившего сшивку, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.

Хотя для этих целей можно использовать и более сложный вариант сшивки с тремя проколами.

Когда хотят создать первичный комплекс из нескольких документов и сохранить их в текущем оперативном состоянии, часто применяют сшив на три прокола. Например, бухгалтерия обычно использует такой вид сшива при работе с бухгалтерскими документами за день.

Первый прокол делается в середине стопки листов, учитывая размеры полей. Два других прокола располагаются на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы нити выводятся через срединный прокол, затем они охватывают нить, стягиваются и связываются узлом.

Не каждый сшив удостоверяется, так как это зависит от цели его выполнения.

Прошивка для архива

В процессе проведения предварительной подготовки документации для архивного хранения, прошивка дела включается в обязательную архивно-техническую обработку. Важно отметить, что дела прошиваются с использованием четырех проколов, что позволяет создать «архивный сшив».

Полное оформление дела (например, дела, предназначенные для постоянного хранения, дела, содержащие личные данные, а также дела сроком хранения более 10 лет) предполагает, что сначала дело прошивается, а затем переплетается с использованием типографской технологии и прикрепляется корешок, на котором затем будут указаны поисковые данные дела.

В случае частичного оформления дела (например, дела сроком хранения менее 10 лет), дело прошивается вместе с картонными обложками, которые помещаются сверху будущего архивного сшива.

Сшивка техническая может быть выполнена двумя способами: с использованием только одной иглы и одной нитки или только одной нитки, но двумя иглами. Для этого используется натуральная нить, которая затягивается и связывается на тыльной стороне сшивки (пачки-дела).

Однако для обработки дел постоянного хранения и по личному составу рекомендуется заключить договор с архивной компанией, которая будет выполнять такую трудоемкую и пыльную работу. В этом случае может потребоваться использование дрели, струбцины и других инструментов.

Внимание! Необходимо учесть, что прошивка документов регламентируется только в определенных областях деятельности, а именно в специализированном делопроизводстве.Например, существует Инструкция по организации делопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденная постановлением Пленума Верховного Арбитражного Суда от 25.12.2013 № 100. В данной Инструкции присутствует указание о необходимости прошивки копии судебного акта (п. 10.2):

«Для обеспечения надежности, все копии исполнительных листов должны быть прошиты двумя прочными нитями, концы которых должны быть скрыты на оборотной стороне последнего листа копии. Затем концы нитей заклеиваются бумажной наклейкой, которая имеет форму круга, квадрата или прямоугольника со сторонами примерно 40–60 мм на 40–50 мм. После этого, на бумажной наклейке наносится печать суда.

Печать должна быть расположена таким образом, чтобы частично перекрывать бумажную наклейку, закрывающую концы нити. На печати должны быть указаны должность лица, подтверждающего подлинность документа, его личная подпись, фамилия, инициалы и дата».

Пунктом 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) сказано следующее:

Сшивку следует производить на два прокола в верхнем левом углу документа, используя прочную нить. Нить должна образовывать не менее двух оборотов в каждую сторону и ее концы должны быть связаны и выведены на оборотную сторону последнего листа.

Также возможно осуществление сшивки путем вальцовки. В этом случае прочная нить должна образовывать не менее двух оборотов на каждую сторону листа и проходить через образовавшееся металлическое кольцо.

Место сшивки должно быть заклеено прямоугольной или квадратной бумажной наклейкой, размеры которой составляют примерно от 45 до 55 мм в ширину и от 35 до 45 мм в высоту.

На наклейке должна быть указана удостоверительная надпись, содержащая необходимые данные.

Процесс сшивки всех листов осуществляется с использованием 2–4 проколов прочной нити, которая выводится на оборотную сторону последнего листа и связывается. На этой стороне наклеивается бумажная наклейка прямоугольной формы (приблизительно 40–60 мм на 40–50 мм), закрывающая место соединения полностью. Концы нитей могут выходить за пределы наклейки, но не более чем на 2–2,5 см.

По поводу архивного сшива дел на четыре прокола, данное правило давно утвердила практика, но оно не включено в существующие документы, регламентирующие архивное дело.

Ранее мы использовали три прокола для прошивки, однако заметили, что документы меньшего размера, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большая часть документов, которые меньше стандартного формата А4, на самом деле в два раза меньше. Экспериментально мы установили, что прошивка на четыре прокола обеспечивает достаточную устойчивость для документов формата А5, так как документ проходит через минимум два прокола и не перемещается внутри обложки.

• #хранение документов
• #архивное дело
• #бухгалтеры

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Для обеспечения целостности документации, представления отчета в налоговую или сдачи важных бумаг в архив и другие организации, необходимо выполнить прошивку документов. Это гарантирует безопасность, так как исключается возможность потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов помогут решить множество проблем.

Однако, несмотря на простоту данной процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также представим образцы и способы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Список документов, обычно требующих сшивания листов:

• Решения по кадрам.
• Финансовая отчетность.
• Документация архива.
• Прочие документы.

Делопроизводитель должен осознавать, что это сложный и тщательный процесс, поэтому ему следует заботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Ведь он несет ответственность в случае расформирования или потери документов.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наши дни нет единого обязательного стандарта для правильной подшивки документов. Однако существуют рекомендации Росархива, определенные в приказе № 76 от 23.12.2009, а также ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Кроме того, существуют требования по подшивке документов, которые разработаны другими организациями.

Из-за ограниченной информации предпринимателю трудно разобраться в процедуре, так как каждый орган устанавливает свои собственные правила.

Обычно при прошивке используют следующие предметы:

• Иголка и шило.
• Дырокол.
• Нитки или тесьма.
• Файл для сшивки.
• Ножницы.
• Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов необходимо выполнить следующие действия:

1. Собрать все документы в правильном порядке, правильной стороной.
2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скобок и зажимов, так как они могут помешать и не нужны в последующем хранении.
3. Необходимо тщательно складывать страницы, иначе связанный набор будет выглядеть неприятно, а область поврежденных страниц приобретет темный оттенок. Для объемного оформления документов в офисе, применяется специальное устройство для их выравнивания с помощью нити.

Инструкция прошивки важных бумаг

Необходимо подходить к данной процедуре с существенной серьезностью. Если прошивка будет некачественной и слабой, то легко возможно разъединение страниц, что недопустимо, поскольку главная цель процедуры заключается в невозможности добавления новой информации или потери части.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы необходимо правильно прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью в соответствии с образцом на фото, иначе листы не будут приняты.

Два прокола

Этот метод является очень простым и не вызывает трудностей. Отверстия могут быть сделаны иглой или дыроколом. Необходимо проткнуть их слева, отступая примерно на 1-2 см.Когда два отверстия будут сделаны, можно начинать шить – для этого необходимо провести нить через прокол в документе несколько раз и завязать узел на задней странице.

Также необходимо пометить каждый лист сверху справа порядковым номером.

Для проведения процесса оформления документов нитками в трех отверстиях следует ввести иголку через среднюю проделку с обратной стороны, а затем вытянуть ее на лицевую сторону через верхнее отверстие. Затем проходим нитью через нижнее отверстие с обратной стороны и затем через лицевую сторону пропускаем ее через среднюю дырку. Оставляем небольшой участок длиной примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ очень толстый, то чтобы усилить его прочность, его прикладывают в 4 отверстия. В этом случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Начинают с того, что отмечают места, где будут находиться отверстия, с помощью иглы.

Обычно расстояние между ними составляет примерно 3-5 сантиметров.

Далее порядок процесса, как правильно стежать документы ниткой, следующий:

1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают внизу через ближнее, первое свободное от края.
2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
3. После этого игла вводится в крайнее свободное отверстие и выводится на заднюю сторону через простеженный средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.