Инструкция по списанию основного средства

Служебная записка о списании основных средств – это официальный документ, с которым сотрудник организации обращается к руководителю с целью получения разрешения на вывоз использованного в работе инструмента или оборудования. Сегодня мы рассмотрим, что представляет собой основное средство предприятия, каким образом осуществляется процедура его списания, какая необходимость в наличии служебной записки.

• Вариант и пример
• Онлайн просмотр
• Бесплатное скачивание
• Безопасно

Основные средства

Основные средства производства — это отдельная учетная единица, которую компания обязана учитывать, если собирается использовать ее в своей деятельности. Бухгалтерия начисляет на основные средства амортизацию в процессе их эксплуатации, а при выбытии они снимаются с учета. Основными средствами является имущество, которое соответствует следующим условиям:

• стоимость предмета превышает 40 тысяч рублей;
• предмет используется в основной деятельности компании;
• срок эксплуатации предмета превышает один год;
• вещь имеет осязаемую физическую форму (программное обеспечение не считается основным средством производства).

Благодаря аккуратному учету основных средств, все махинации с ними осуществляются через создание специальных записок. Такой документ будет являться основанием для регистрации, списания или отправки на ремонт.

Списание имущества

• продажа, то есть отчуждение активов;
• отправка в ремонт;
• невозможность восстановления вышедших из строя оборудования;
• моральное устаревание.

Под понятием морального устаревания понимается ситуация, когда оборудование или инструмент перестают быть актуальными. Например, в настоящее время нет необходимости использовать старую советскую дрель, когда современные производители предлагают приобрести новые и мощные перфораторы. Если использование основных фондов становится экономически невыгодным, их можно спокойно списать.

Первым этапом в процедуре списания будет представлена служебная записка, составленная одним из сотрудников организации. Этот документ может быть подготовлен либо сотрудником, который непосредственно использует имущество, либо начальником подразделения, которому принадлежит это имущество.

Служебная записка является формальным документом из внутреннего потока информации предприятия, что подразумевает его ограниченное использование. Однако, в случае камеральной проверки со стороны налоговой инспекции, ситуация может измениться. Налоговый инспектор может проявить интерес к документации, связанной с списанием имущества компании.

Часто компании прибегают к таким схемам, чтобы избежать уплаты налогов, что является нарушением действующего законодательства.

Служебная записка прикрепляется к пакету официальных документов для списания средств. В идеале, набор документов должен включать в себя следующие:

• служебная записка о списании;
• приказ о списании;
• акт о списании.

Инструкция по составлению служебки

Для правомерного списания основных средств необходимо соблюдать универсальные правила деловой переписки. Важно придерживаться нейтрального тона, использовать официальный язык и учесть другие аспекты. Особое значение имеет структура документа.

Так, сообщение о списании состоит из шапки, основной части с изложением просьбы о списании и объяснениями, лежащими в основе этой просьбы, даты создания и подписи ответственного сотрудника.

Важность шапки – первый элемент, который требует особого внимания. Этот блок располагается в правом верхнем углу листа бумаги и содержит информацию о получателе и отправителе служебной записки. В дательном падеже мы указываем данные о руководителе, включая его полное имя, должность (директор, генеральный директор) и полное название организации с указанием ее организационно-правовой формы.

Затем мы указываем полное имя заявителя служебной записки и его должность в соответствии с утвержденным штатным расписанием предприятия.

Возможно, мы являемся его пользователем и несем ответственность за него.

Затем прошу списать основное средство, указав причины. Ранее мы уже упомянули несколько оснований, которые могут быть причиной для списания. Чаще всего имущество списывается из-за его нецелесообразного использования или отсутствия экономической выгоды от ремонта поломки.

Иногда бывает дешевле и проще приобрести новое оборудование, вместо того чтобы заниматься ремонтом старого.

Пример того, как можно перефразировать данный текст:

Служебная записка на списание ТМЦ

Списывание товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – это официальная процедура, которая осуществляется на основании служебной записки. Данная записка является частью внутреннего документооборота организации и позволяет списать имущество, находящееся на балансе. В данной статье мы расскажем о важности служебки на списание ценностей, о том, кто ее составляет, а также о правилах оформления документа и выбытия имущества.

Доступные файлы для скачивания:

Имущество организации

Вся собственность организации, находящаяся в ее распоряжении, должна быть учтена в бухгалтерии. Это могут быть основные средства или другие материальные ценности. Все предметы материального мира, которые предприятие использует в своей деятельности, подлежат бухгалтерскому учету.

За них должны быть уплачены налоги, рассчитана амортизация и так далее. Более того, просто так избавиться от ненужных ценностей не получится. Для этого необходимо провести официальную процедуру с участием директора, бухгалтера и ответственного лица за имущество.

Лично руководитель организации несет ответственность за имущество по умолчанию, однако в последующем он передает эти обязательства на одного из своих подчиненных. Этот человек может быть кладовщиком, заведующим административно-хозяйственной частью или кем-то другим. С ним заключается соглашение о материальной ответственности.

Кто составляет

Любой сотрудник может составить служебную записку своего рода, однако только завхоз обязан заниматься товарно-материальными ценностями. Обычно ненужное имущество обнаруживается во время инвентаризации. Может случиться так, что устройство выйдет из строя и не сможет быть отремонтировано, поэтому будет необходимо его списать.

Также возможно повреждение некоторого инструмента без возможности восстановления.

Отдельно хотелось бы обозначить причину списания, поскольку иногда необходимо избавиться от вещей, которые все еще исполняют свои функции. Такие вещи часто включают в себя устаревшее оборудование, инструменты и технику. Например, в наше время мало кто использует ламповые мониторы, так как они уже являются артефактом прошлого: они тяжелые, плохо влияют на зрение и имеют низкую диагональ.

В официальной записке ответственный сотрудник должен использовать термин «моральное устаревание».

Форма документа

Ни один из существующих нормативно-правовых актов, включая ФЗ «О бухгалтерском учете», не устанавливает обязательной формы для служебной записки на списание ТМЦ. Таким образом, каждая организация может самостоятельно создать свой шаблон, утвердить его на местном уровне и использовать его постоянно. Списание имущества является регулярной процедурой, поэтому подобные записки будут составляться время от времени.

Было бы полезно, если все они будут соответствовать одному стилю. Такое решение сделает документооборот компании более упорядоченным и структурированным.

В любом случае, при отсутствии образцов всегда можно составить служебку по своему усмотрению. Для этого необходимо взять лист бумаги формата А4, ручку с черным или синим стержнем. Также есть возможность подготовить документ в печатном виде, если у вас есть доступ к компьютеру и принтеру.

Объясняем, как правильно составить служебку

При составлении Служебной записки о списании товарно-материальных ценностей важно учесть несколько ключевых элементов, а именно: шапку, основной раздел с пояснениями по поводу обращения к руководителю, причины списания имущества, дату и подпись ответственного сотрудника. Рассмотрим, как избежать ошибок при их формировании.

В первую очередь обратим внимание на заголовок, который будет размещен в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже укажем ФИО нашего директора, а также полное наименование компании с упоминанием организационно-правовой формы. Затем в тексте в родительном падеже укажем ФИО сотрудника, который составляет записку, и его должность по штатному расписанию.

Приблизительный пример

• Пример официального документа о списании ТМЦ
• Форма официального документа о списании ТМЦ

Служебная записка на списание материальных ценностей

В данной статье мы рассмотрим образец оформления служебной записки на списание материальных ценностей в случае их порчи или утраты. Узнаем, как правильно и в каких случаях составлять служебку на списание ТМЦ.

• Особенности и причины списания ТМЦ согласно ФСБУ 5/2019
• Служебная записка на списание материалов как основание для процедуры списания
  • Процедура списания на основе служебной записки
  • Пример служебной записки на списание ТМЦ

  Причины, особенности списания ТМЦ по ФСБУ 5/2019

• Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Постановление Правительства РФ от 10 июня 2002 года № 410 «О формировании и ведении бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций»
• Приказ Минфина РФ от 2 июля 2010 года № 66н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
• Приказ Минфина РФ от 31 марта 2004 года № 47н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»

Инвентаризация проводится с целью проверки фактического наличия и качества запасов в организации. При ее проведении выявляются возможные порча и потеря запасов, а также фактическое соответствие остатков запасов данным, представленным в бухгалтерии. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерской отчетности организации.

Также следует отметить, что ФСБУ 5/2019 содержит рекомендации по оценке запасов, включая определение их стоимости, учет изменений стоимости запасов и др. Актуальная информация по этим вопросам может быть найдена в соответствующем разделе стандарта.

1. Согласно закону № 402, статья 11;
2. В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина № 34н, пункты 26-28;

Обращаем внимание! С 01.04.2025 года проведение инвентаризации активов и обязательств будет осуществляться в соответствии с ФСБУ 28/2023, утвержденным Приказом Минфина № 4н от 13.01.2023 года. При желании можно уже сейчас перейти на данный стандарт. Стоит отметить, что данный стандарт не применим к бюджетным организациям, а инвентаризация драгоценных металлов и камней проводится в соответствии с Инструкцией, указанной в Приказе Минфина № 231н!

При составлении служебной записки о списании материальных ценностей необходимо учитывать нормы стандарта 5/2019. Для организаций, использующих данный ФСБУ, необходимо закрепить один из способов оценки ТМЦ в учетной политике. Отпуск материалов в списание может осуществляться по следующим критериям:

1. По средней стоимости;
2. По себестоимости единицы;
3. По принципу ФИФО.

Вместе с признанием выручки от реализации возможно списание запасов, когда они выбывают по иным причинам (не связанным с продажей), а также в случае возникновения обстоятельств, при которых потребление, эксплуатация или реализация запасов не предполагают экономической выгоды.

Способы отражения списания материалов, товаров и иных запасов из-за их порчи или недостачи детально разъяснены экспертами компании «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, возможно получить пробный демодоступ и бесплатно перейти к готовому решению.

Служебная записка на списание материалов, как основание для проведения процедуры списания

Работник, который обычно отвечает за ТМЦ, когда обнаруживает порчу или непригодность товаров, создает специальную записку для руководителя организации. Термин «служебная записка» имеет определение в Инструкции по делопроизводству ЦИК, указанном в Постановлении ЦИК № 321/1831-6. Служебная записка — это внутренний документ, который нижестоящее должностное лицо адресует вышестоящему, содержащий конкретный вопрос с выводами и предложениями.

Таким образом, служебная записка составляется с целью информирования руководства о конкретной ситуации, объяснения и предложения вариантов решения. В данном случае, служебная записка на списание материальных ценностей направляется для инициирования процесса списания. После получения служебной записки, руководитель организации будет ее анализировать и принимать соответствующее решение о последующих действиях.

1. Провести осмотр и оценку объекта, который предполагается списать.

2. Установить, действительно ли данный объект непригоден для использования и причины его непригодности.

3. При необходимости выявить лицо, виновное в возникновении данной ситуации.

4. Принять решение о дальнейшей судьбе данного объекта: уценить его стоимость или полностью списать. Также можно рассмотреть возможность его ремонта или демонтажа и использования его составных частей.

• стандартной формой акта списания (ОКУД 0504230) из Приказа Минфина № 52н, предназначенной для списания материальных запасов;
• Если объект был испорчен, сломан или поврежден, используется Форма ТОРГ-15, утвержденная Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998 года.

Результаты проверки, осмотра и оценки отражаются в этом акте. В нем комиссия указывает причины, по которым невозможно больше использовать товары, материалы и оборудование. Затем на основании акта выпускается приказ о списании этих товаров, материалов и оборудования, и они удаляются со счетов организации.

Как составить служебную записку на списание материалов

Чтобы оформить служебную записку на списание материалов (иных ТМЦ) в ОКУД, необходимо составить документ с учетом правил, установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Так как в ОКУД нет типовой формы для такой записки, ее нужно составлять самостоятельно. Записка должна иметь вид, структуру и реквизиты стандартного документа и содержать следующую информацию:

• название, дату и место составления;
• данные составителя и адресата (Ф. И. О., должность);
• просьбу о списании конкретного объекта с указанием основания (с обоснованием);
• название, инвентарный номер (при наличии), количество и балансовую (итоговую) стоимость списываемого ТМЦ;
• обстоятельства, при которых была обнаружена порча, утрата или другой повреждения;
• если виновное лицо было выявлено, указываются его данные;
• приложение содержит приобщаемые документы;
• составитель дает подпись вместе с расшифровкой.

Условный образец служебной записки на списание ТМЦ

Предположим, что на складе, где была сохранена печатная продукция (газеты, журналы), произошло частичное затопление помещения из-за нарушения системы герметизации отопления. В результате этого неожиданного инцидента некоторая часть продукции оказалась испорченной и нуждается в списании. В связи с этим материально ответственное лицо написало служебное письмо со следующим содержанием:

Бесплатно загрузить пустой бланк служебной записки

С использованием этого образца вы сможете составить записку на списание различных материалов, таких как спецодежда, инструменты, огнетушители и другие запасы.

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец

Заявление на списание товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — документ, по которому производится снятие их с бухгалтерского учета.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) включают в себя сырье, материалы, готовую продукцию, запчасти, полуфабрикаты и другие производственные запасы. Они являются оборотными активами, которые используются в течение года. Мы расскажем, как правильно осуществить списание ТМЦ и правильно оформить соответствующий документ.

Стоит отметить, что заявление на списание товара или материала необходимо не всегда.

Всегда ли нужна СЗ

Списание активов возможно в различных ситуациях, и для каждой из них необходим набор соответствующей документации. В первую очередь, это касается активов, использованных в процессе производства. Обычно это относится к сырью или деталям, которые прямо участвуют в производстве продукта.

Этот процесс является обычным, и запасы из производственного цикла не исчезают никуда. Требуется выбор соответствующего документа в зависимости от конкретных условий, таких как требование-накладная, лимитно-заборная карта или накладная отпуска на сторону. В данной ситуации нет необходимости составлять служебку, так как отсутствуют непредвиденные обстоятельства.

1. Истек срок службы ТМЦ, а их дальнейшая эксплуатация может негативно сказаться на качестве конечного продукта. Например, продукты, просроченные на данный момент, нельзя использовать в пищевом производстве. В таких случаях потребуется служебная записка на списание материалов, образец которой будет представлен ниже.
2. ТМЦ внезапно сломались или потеряли качество до истечения срока службы. Например, сотрудник повредил спецодежду или инструмент. В таких ситуациях также требуется составление дефектной ведомости. Перед списанием предмета необходимо доказать, что его невозможно отремонтировать или восстановить.
3. Современные программы уже не могут работать на старом компьютере, что говорит о том, что ценности устарели. И снова это должно быть документально подтверждено экспертами.

Поэтому, если запасы не используются в производстве, а уничтожаются, необходимо сообщить об этом с помощью соответствующих документов.

Как ее составить

Поскольку данное является внутренним документом компании, его написание может быть в произвольной форме. Такой документ не относится к первичной документации. Однако, следует уточнить, не был ли утвержден внутренний акт (например, приказ или распоряжение), определяющий форму данного служебного документа для данной конкретной организации.

Этот документ составляется сотрудником, ответственным за материальные ценности. Получателем может быть руководитель отдела или всего предприятия (в зависимости от размеров организации). Содержание служебки примерно следующее:

• Название документа с указанием категории материально-технических ценностей (например, «Служебное письмо по списанию спецодежды»);
• Название активов, подлежащих изъятию, с указанием инвентарных номеров;
• Обоснование причины, по которой эти активы не могут быть использованы в дальнейшем;
• Перечень дефектов (при наличии);
• Материально ответственное лицо должно аргументированно объяснить руководству необходимость списания указанных запасов и осуществления новых закупок. Однако следует избегать излишней детализации.

Правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.: образец

Служебная записка на списание – это важный документ, который используется внутри или вне компании. Вид этой записки зависит от ее функций и получателя. Обычно такой документ направляется непосредственно начальству от подчиненных сотрудников.

В данной статье мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание различных материальных ценностей, основных средств и других активов.

Скрыть содержание

Для чего необходим документ?

Официальный документ способствует взаимодействию между начальством, подчиненными и структурными подразделениями организации. Дело в том, что устные просьбы или желания относительно списания каких-либо средств могут быть просто проигнорированы или не выполнены.

Какие сведения нужно отразить?

Важно отметить, что данное уведомление должно содержать четко сформулированную причину его написания. Однако, не следует излагать основную суть сухим и официальным стилем. Лучше всего использовать свободное изложение с большим количеством конкретных деталей.

Содержимое документа можно разделить на две части:

1. Преамбулу, которая кратко излагает, что именно побудило составителя написать данный документ и отправить его конкретному получателю.
2. Вторую часть, которая является основной. Она намного объемнее первой и содержит четко определенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно представить анализ ситуации, сделать выводы или подытожить.

В каждой организации есть свой образец составления уведомления, но содержание остается неизменным везде.

Как ранее отмечалось, у каждого предприятия есть свои правила для составления служебных записок, связанных с процедурой списания товаров и материальных ценностей. В соответствии с общими требованиями, такой документ должен содержать:

• необходимую информацию, такую как дату, номер и наименование, раскрывающее тему документа;
• наименование адресата. Обычно эту роль выполняет директор или заместитель директора, ответственный за материальное обеспечение компании;
• запрос на списание указанных предметов;
• информацию о тех предметах, которые были использованы или стали непригодными и подлежат списанию;
• основания для списания. В этом разделе необходимо четко указать, какая документация подтверждает действия, которые являются доказательством необходимости списания.

Правила составления

Для того чтобы составить аналогичный документ, необходимо придерживаться общих правил, описанных выше, и включать следующие сведения:

1. Указание наименования адресата.
2. Имя, фамилия, отчество и должность лица, составившего документ.
3. Запрос о списании конкретных материалов.
4. Таблицу, в которой следует указать номер, название списываемых объектов, их количество, общую балансовую стоимость и присвоенный инвентарный номер.
5. Также следует перечислить основания для проведения данной процедуры, например, поломку или неисправность оборудования.
6. В заключение необходимо указать дату составления и подпись составителя.

Если заметка о списании материалов будет составлена с нарушением, то, скорее всего, она не будет принята к рассмотрению.

Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?

Спецодежда

В данном случае, служебные записки данного типа имеют свои особенности. Вопрос в том, что специальная одежда имеет определенный срок использования, устанавливаемый производителем предприятия. Чтобы произвести списание спецодежды, вышедшей из строя раньше срока, в служебной записке придется указать весомые основания.

Одним из обязательных оснований является ссылка на акт списания спецодежды. Однако при составлении служебной записки следует помнить о том, что сегодняшнее руководство крайне внимательно относится к документам такого рода.

ТМЦ

Как составить документ о списании материальных ценностей? При оформлении такого документа следует помнить, что процедура списания товарно-материальных ценностей имеет свои особенности. Они объясняются тем, что учет ТМЦ проводится еще на этапе составления проектно-сметной документации.

В нем также ясно указываются нормы их использования. В самом тексте служебной записки нужно четко представить ситуацию, максимально подробно описать причины и события, которые стали причиной написания документа.

На нашем интернет-ресурсе можно отыскать полезные публикации о различных типах служебных записок. Среди них следующие:

• прошение о повышении заработной платы;
• письменное уведомление о премировании или депремировании персонала;
• инструкция о перемещении сотрудника на другую должность;
• заявление о невыполнении служебных обязанностей;
• отчет о выявленных нарушениях в работе;
• письмо о неявке сотрудника на рабочее место;
• письменный запрос на доплату за выполнение дополнительного объема работ;
• сопроводительное письмо к командировке;
• заявка на повышение в должности;
• распоряжение о выдаче денежных средств.

Брак со склада

Составление данного документа не представляет ничего особенного. Обычно, такую бумагу направляют руководству склада, которое обязательно потребует достаточно веских оснований, прежде чем приступить к процедуре списания.

В документе необходимо указать наименование бракованной продукции, количество, стоимость и уникальный номер, присвоенный при поступлении на склад. В качестве причины для списания лучше указать что-то серьезное, например, явно выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (детальные инструкции о составлении служебной записки о неисправности, на покупку или замену компьютера можно найти здесь).

Важно отметить, что аналогичные действия часто используются для осуществления коррупционных схем. Поэтому рекомендуется очень внимательно написать такое сообщение, чтобы не вызвать подозрений в каких-либо подозрительных действиях. Если удастся избежать подозрений, то доверие руководства будет серьезно подорвано.

1. Ликвидация должника, производимая добровольно при ликвидации юридического лица.
2. Банкротство должника. Этот случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестает существовать как юридическое лицо, а его имущество недостаточно для погашения долга.
3. Истечение срока искового заявления. Это происходит, если промежуток времени, прошедший с нарушения обязательств должником, становится больше установленного законом.

Для того чтобы служебная записка была принята к рассмотрению, необходимо указать одну из представленных оснований.