Как наилучшим образом структурировать составление выписки из документа

Выписка — это официальный документ, представляющий собой копию определенной части другого документа. Существует несколько видов выписок, составление которых регулируется законодательством. Обычно это копии документов определенного формата и содержания.

Что собой представляет выписка?

Иногда требуется передать сторонним пользователям фрагмент документа. Например, такими пользователями могут быть внешние компании или бывшие и нынешние сотрудники. Однако в большинстве случаев невозможно предоставить копию всего документа.

Существуют документы, предназначенные только для внутреннего пользования, содержащие конфиденциальные данные.

• Невозможно сделать копию всего документа из-за наличия конфиденциальных данных.
• Создание копии является нецелесообразным из-за того, что большая часть документа не интересна пользователю.

Законодательством могут быть определены определенные требования к оформлению выписок. Варианты оформления могут зависеть от типа документа, который требуется скопировать. Например, выписка из протокола собрания Военного совета регламентирована и утверждена приказом Министерства обороны Российской Федерации №280 от 24 июля 2006 года.

Кто может запросить выписку?

Запрос на выписку часто поступает от следующих лиц:

• Бывшие работники.
• Текущие сотрудники компании.
• Партнеры.
• Заказчики.
• Пенсионный фонд.
• Налоговая служба.

Обычно, запросы на выписку приходят от государственных органов.

Большинство видов выписок не имеют утвержденной формы. Однако отсутствие жестко регламентированной формы не означает, что человек имеет полную свободу при составлении документа. В выписке должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

• Тип документа: «выписка из…». Например, если это копия информации из приказа, то документ будет называться «выписка из приказа».
• Дата регистрации оригинального документа, из которого делается копия. Необходимо указывать дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
• Подпись лица, которое подписывало оригинал. Подпись на выписке не является обязательной.
• Реквизиты бланка. Реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.

Выписка – это один из разновидностей копий документов. Чтобы придать юридическую силу документу, его необходимо заверить. Поэтому рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении» на бумаге.

Если компания решает заверить документ с помощью печати, этот способ должен быть закреплен в локальном акте.

ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.

ВНИМАНИЕ! Необходимо ли заверять копию с помощью печати? Это необходимо только в случае, если документ предназначен для сторонних пользователей. Если копия нужна только для внутренних целей, печать не является обязательной.

Разновидности выписок

Существуют различные типы выписок:

• Копия, касающаяся только состава сотрудников. В этом документе фиксируется только информация о распорядительной деятельности.
• Копия, касающаяся только основной деятельности. В этом документе фиксируется только констатирующая часть.

Также выписки разделяются на различные типы, в зависимости от оригинала, с которого они делаются. Например, могут быть следующие виды копий:

• Документ о приеме на работу. Обычно этот документ запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. Например, копия может потребоваться для получения кредита.
• О расторжении трудового договора. Часто требуется при приеме на новую должность, а также при утрате трудовой книжки.
• О применении учетной политики. Необходима копия для налогового и бухгалтерского учета.
• О предоставлении отпуска. В документе следует указать основание для предоставления отпуска.
• О назначении на должность.
• О назначении премий.
• О командировке.

Для внутренних целей может потребоваться выписка, связанная с основной деятельностью компании.

Отсутствует нормативный акт, который бы устанавливал ограничение на срок действия выписки. Следовательно, ее можно считать бессрочной.

Срок предоставления выдержки составляет 3 суток в случае наличия соответствующего запроса. Запросом считается, как правило, письменное обращение (заявление и т. д.).

• Выписка из приказа №48398
• Форма СП-10. Выписка из реестра о намолоте зерна и убранной площади №2051
• Выписка из реестра акционеров №22155
• Выписка из протокола заседания комиссии №31035
• Выписка из штатного расписания №28084
• Выписка из трудовой книжки №42334

Выписка из приказа: как оформить и чем она отличается от копии

Если работник пожелает получить информацию из определенного приказа или распоряжения, он имеет право обратиться к кадровику. В этой ситуации кадровик предоставляет ему выписку из соответствующего документа. Но бывает так, что кадровый специалист просто делает копию нужной бумаги, заверяет ее и передает сотруднику, полагая, что это не играет особой роли.

Ситуации, в которых требуется оформление выписки из приказа

Выписка – это документ, содержащий определенную информацию, которая может быть разглашена. Или полный текст, если он относится только к тому работнику, который запросил эту информацию.

Часто сотрудники обращаются за выписками из распоряжений, чтобы подтвердить свое трудоустройство в компании. Этот документ может понадобиться им, например, для получения кредита в банке или для получения социальных услуг от государственных органов. Также выписка может быть необходима при назначении пенсии, если в трудовой книжке человека нет записи о работе или она была утеряна.

Выписку из приказа запрашивают также и внешние совместители. Например, если сотрудник хочет добавить информацию о своей второй работе в трудовую книжку, то он должен предоставить справку или выписку из приказа о приеме на работу по совместительству.

Или, наоборот, можно попросить выдержку из приказа о предоставлении отпуска с основного места работы, чтобы подтвердить свое право на отдых на другом месте. В соответствии со статьей 286 Трудового кодекса РФ, работники имеют возможность отдыхать одновременно сразу на двух местах работы.

Сотрудник имеет право запросить документ, который не только содержит информацию из приказа о приеме на работу, но и из других документов, относящихся к его трудовой деятельности, таких как штатное расписание, приказы относительно персонала и даже трудовую книжку. Он указывает тип необходимого документа в своем заявлении.

Иногда, если предприятие крупное, отдел или структурное подразделение могут попросить данные из определенного документа. Также возникают ситуации, когда третья сторона, например суд, нуждается в информации из внутреннего приказа компании. Однако передать сам оригинал не возможно, и в таком случае используется выписка.

Запрашивать сведения можно из любых приказов, будь то актуальные или архивные. Отказ в предоставлении этого документа недопустим, так как право на его запрос закреплено законодательно. Компания обязана предоставить выписку в течение трех дней после письменного обращения (согласно статье 62 ТК РФ).

Есть мнение среди экспертов, что справка из приказа (пример) и его дубликат — это одно и то же. В действительности это разные документы.

В дубликате содержится полный текст оригинала, в то время как справка может быть как полным текстом, так и его фрагментом. Дубликат может быть обычным, незаверенным, а справка всегда удостоверяется подписью лица, ответственного за ее предоставление на основании доверенности, или подписью руководителя организации.

Обратите внимание, с юридической точки зрения оба документа имеют одинаковую значимость. Однако дубликат приказа нельзя предоставить по требованию, если в нем содержится конфиденциальная информация, например, при составлении приказа о повышении заработной платы или премировании группы сотрудников, и позже один из них просит предоставить его дубликат.

Необходимо избегать предоставления персональных данных других сотрудников, содержащихся в оригинальном документе. Вместо этого следует делать выписку из приказа, которая отражает ФИО и сумму, запрашиваемую сотрудником. Иногда целесообразно предоставить выписку из приказа вместо копии, особенно если оригинальный документ большой и включает множество страниц с ненужной информацией.

Вы сможете освоить нюансы работы с персональными данными после прохождения нашего курса «Персональные данные: новые требования 2023».

Как оформить выписку из приказа

Для получения выписки о сотруднике требуется оформить письменное прошение в отдел кадров. В прошении следует указать на необходимость информации из определенного приказа или другого документа, а также цель получения данной информации. После подачи прошения, компания в течение трех дней подготовит требуемую выписку.

Выписка о сотруднике, аналогично приказам по АХД или основной деятельности, не имеет строго определенного формата. Ее можно составить в любой свободной форме, написав от руки или напечатав на компьютере, используя фирменный бланк организации или простой лист формата А4.

Использование бланка выписки предпочтительнее, поскольку он уже содержит информацию о компании. Многие организации имеют специальный шаблон для составления выписок. Если компания планирует использовать такой шаблон, то его следует зафиксировать в Локальных нормативных актах, например, в учетной политике.

Для заверения выписки из приказа необходимо соблюдать Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х). После подписей должно быть написано слово «Верно», которое можно написать от руки или поставить штамп.

Ниже указывается информация о дате и месте, где была составлена выписка. Обычно это делается в том же отделе, офисе или подразделении, где находится оригинал приказа. На последней строке указывается, что оригинал документа хранится в компании, указывается ее название, а также номер и год документа в дело.

Закон не требует вести журнал выданных выписок, но многие компании делают это по своему желанию, чтобы поддерживать порядок в этом вопросе.

Обратите внимание! Если компания имеет печать и ее использование закреплено в Уставе в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 08.02.1998 года № 14-ФЗ и статьей 2 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ, то на выписках должен быть оттиск печати.

Даже новичок в области кадровых специалистов сможет разобраться в задаче «как сделать выписку из приказа», если будет следовать следующему алгоритму:

1. Проверьте наличие у компании шаблона данного документа. Если его нет, то нужно решить, делать ли выписку на фирменном бланке или писать с нуля на чистом листе бумаги.

Фирменный бланк предпочтительнее, но в случае его отсутствия, в шапке документа необходимо указать необходимые реквизиты. К таким реквизитам относится название компании, которое должно быть точно таким же, как в Уставе. Полностью указывать юридический адрес не требуется, достаточно назвать город.

1. Укажите название документа, например, «Выписка из…». Затем укажите наименование, номер и дату приказа или другого документа, на основании которого производится составление выписки.
2. Выполните заполнение содержания выписки, с помощью копирования или переписывания оригинального текста или его части. Важно, чтобы он точно соответствовал оригиналу, но внесение небольших изменений и исправлений не допускается.

В тексте необходимо указать должность и ФИО работника, который подписал оригинал, но его личная подпись в данном месте не требуется.

1. Одобрите выписку, чтобы она имела юридическую силу. Для этого напишите слово «Верно» и подпишитесь в расшифровке должностного лица, ответственного за это дело.

Выписка из приказа: порядок оформления и образец

Выписка из приказа — это официально удостоверенный документ, содержащий отобранные сведения из распоряжения. Она обладает юридической силой и служит для подтверждения указанной информации.

Кто и для чего просит выписки

В компании все необходимые указания и решения для сотрудников оформляются при помощи специальных документов, которые обязательны для исполнения. Иногда некоторые государственные органы требуют предоставить информацию о работниках, которая содержится в протоколах, указаниях и распоряжениях.

Если бумага относится только к одному работнику и содержит краткую информацию, то ее можно легко скопировать. Однако иногда возникают ситуации, когда предоставить информацию полностью невозможно по разным причинам. В таких случаях законодательство дает возможность составить выписку (согласно статье 62 Трудового кодекса).

ВАЖНО!

Работодатель обязан предоставить выдержку из распорядительных документов в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника.

Данное действие выполняется в различных ситуациях:

• если текст приказа имеет огромный объем;
• если он содержит секретную информацию;
• если архивные документы повреждены;
• если информация касается не только одного сотрудника.

К примеру, если это распоряжение о премировании работников отдела и в нем содержится персональная информация нескольких людей, данные о выделенных суммах и т.д. В таком случае просто прописывается информация, касающаяся интересующегося лица. Также бывают документы, которые хранятся единственным экземпляром.

Копирование запрещено, так как в них присутствуют данные, которые нельзя разглашать.

Иногда необходимо подтвердить информацию о принятии на работу, увольнении, стаже и т.д. путем предоставления выдержки из соответствующих распоряжений. Такая ситуация возникает, например, если человек утратил трудовую книжку и не имеет других способов подтвердить свои данные.

Данные справки требуются для предоставления в следующие государственные органы:

• Пенсионный фонд;
• органы социальной защиты населения;
• судебные инстанции;
• контролирующие учреждения;
• Государственная инспекция труда и т.д.

Также по теме: правила заверения копии трудовой книжки

Для определения, какой тип документа предоставить, необходимо понять их отличия. В первом случае документ полностью дублируется, а во втором – информация фиксируется выборочно, путем выписывания или копирования только некоторых пунктов. Еще одна разница заключается в том, что дубликаты не всегда заверяются, в то время как отрывки должны быть подписаны должностным лицом.

Однако, с юридической точки зрения, эти документы идентичны.

Как сделать выписку

Изначально работник составляет заявление на имя высокопоставленного лица в компании. В данном документе он указывает причину и основание, по которому необходим данный документ. После этого запрос передается секретарю организации.

Существует множество различных стандартов для составления данного документа. Как и любой другой деловой документ, справка составляется в соответствии с определенными правилами. В ней обязательно указываются основные реквизиты, такие как название организации, ИНН, адрес, контактные данные, номер, дата и место составления.

Для того, чтобы правильно оформить выписку из приказа, рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Сначала указываем название компании и ее реквизиты.
2. После этого указываем название документа, его дату и номер, точно так же, как это указано в распоряжении.
3. Ниже приведена та часть текста, которая требуется заявителю.
4. Затем нужно записать должность и фамилию должностного лица, которое подписало распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
5. После основной части текста ответственный сотрудник заверяет ее отметкой «Верно» и подписью.

ВАЖНО!

Содержание основной части распоряжения, которая нужна сотруднику, указывается точно и полностью. Сокращения и исправления не допускаются.

Образцы

О приеме на работу (шаблон):

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от ______ №

город

Принять на работу с указанием даты и номера приказа сотрудника (Ф.И.О., должность) с указанием оклада в рублях. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.

Руководитель __________ подпись

Начальник отдела кадров подпись, расшифровка

При заполнении ориентируйтесь на этот образец:

Если бывший сотрудник утерял свою трудовую книжку, он имеет право обратиться в отдел кадров и запросить информацию из нескольких распоряжений, касающихся его приема на работу, переводов и расторжения трудового договора. В этом случае ему должны предоставить эти документы в виде отдельной справки для каждого распоряжения.

Выписки из документов: как делать их правильно

Многие из нас регулярно предоставляют различную информацию о себе в организации. В таких ситуациях мы, как правило, сразу думаем о необходимости предоставления копий документов. Однако копии документов часто содержат избыточную информацию.

Например, для подтверждения факта работы сотрудника в организации нам может потребоваться только выписка из трудовой книжки, а копия приказа может содержать дополнительные сведения, такие как размер заработной платы. Мы не вправе предоставлять лишнюю информацию! В таких случаях нам на помощь приходят выписки из документов.

Наш словарь:

Выписка из документа – это часть документа, которая заверена в соответствии с установленным порядком[1].

Копия документа – это полная копия оригинала документа[2].

При оформлении выписки необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016[3]. Согласно пункту 5.26 данного документа отметка о заверении копии создается для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) оригиналу документа. Отметка о заверении копии должна быть расположена ниже реквизита «Подпись» и включать:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• собственноручную подпись лица, заверившего копию;
• расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

В соответствии с пунктом 5 статьи 2 Федерального закона № 14-ФЗ[4] и пунктом 7 статьи 2 Федерального закона № 208-ФЗ[5], если у организации есть печать, которая указана в ее уставе, то подпись лица, подтверждающего достоверность выписки из документа, также должна быть скреплена этой печатью.

Выписки из документов организации могут заверяться от ее имени единоличным исполнительным органом или другим уполномоченным лицом. При этом стандарты ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на выписке о том, что подтверждающая надпись сделана представителем организации, а также о реквизитах его доверенности.

Но это только в теории. А как обстоит дело на практике?

Выписка из приказа о приеме на работу и увольнении

Для представления в различные органы и организации может понадобиться копия приказа о приеме на работу. Например, такие выписки нужны для получения кредита в банке или для совместителей. Они подтверждают факт трудоустройства человека в конкретной организации.

Ведь приказ может включать несколько людей (что подтверждается Постановлением № 1[6], где утверждены унифицированные формы о принятии на работу одного или нескольких сотрудников).

• номер приказа и дата его регистрации;
• информация о работе работника, содержащаяся в приказе (о приеме на работу, увольнении и т.д.);
• должность и полное имя лица, подписавшего оригинал приказа.

Согласно пунктам 1 и 5 Указа № 9779-X[7] предоставление копий документов осуществляется на бланках организаций и предприятий. Выдача выписок из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляется в установленном Указом порядке.

Внизу копии ставится отметка об ее заверении.

Примеры выписок из приказов о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.

<р>Ссылка [1]: ГОСТ Р 7.0.8-2013 представляет собой набор стандартов, касающихся информационных систем, библиотечного и издательского дела, а также делопроизводства и архивного дела. В этом документе содержатся термины и определения, включая их значения и использование.<р>Ссылка [3]: ГОСТ Р 7.0.97-2016 является еще одним набором стандартов, относящихся к информационным системам, библиотечному и издательскому делу. Он определяет требования к оформлению организационно-распорядительной документации.<р>Ссылка [4]: Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ регулирует деятельность обществ с ограниченной ответственностью. Этот закон устанавливает основные принципы и правила функционирования таких организаций.<р>Ссылка [5]: Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ регулирует деятельность акционерных обществ. В нем содержатся положения, регулирующие организацию, управление и деятельность акционерных обществ.<р>Ссылка [6]: Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации для учета труда и его оплаты. Эти формы являются обязательными для использования в организациях при ведении учета труда и его оплаты.

Н.В. Артонкина,
специалист по документоведению и архивоведению

Этот материал представлен лишь частично. Полностью его можно найти в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022 года.

Узнать больше:

• Как правильно сформулировать текст электронного письма, если его необходимо отправить нескольким получателям?
• Зачем и как отступать от общепринятых стандартов форматирования документов: шаг влево, шаг вправо?

Как оформить выписку из учетной политики

Чаще всего, налоговики требуют представить выписку из учетной политики. Далее мы рассмотрим, как правильно ее оформить.

Характеристики выписки из приказа об учетной политике

Выписка — это часть УП, которая требуется для представления третьим организациям, государственным структурам или для внутреннего применения:

Во втором случае выписка необходима для информирования сотрудников с целью правильной организации работы, документооборота и учета.

Далее рассмотрим необходимое описание выписки.