Овладение навыками корректного оформления деловых электронных писем на иностранном языке позволит вам не только поддерживать переписку с зарубежными компаниями, но и повысит ваш престиж и ценность в качестве сотрудника.
Для многих людей взаимодействие с деловыми партнерами через электронные письма может показаться сложным, однако на самом деле такие письма состоят из устоявшихся фраз и компактных выражений. Поэтому в таких случаях рекомендуется применять более простой стиль написания.
Получив предложение о возможном сотрудничестве от потенциальных партнеров, вы можете дать положительный, отрицательный или нейтральный ответ в зависимости от ваших интересов в данном сотрудничестве. Однако, если вы все еще сомневаетесь в своем выборе, рекомендуется выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.
Важные аспекты, которые следует учесть при составлении письма согласия на предложенное сотрудничество:
Когда вы готовите ответ на деловое письмо, важно следовать определенному плану:
1. Первая информация, которую нужно указать в письме, — это адрес отправителя. Если вы используете фирменный бланк, то данные должны быть указаны в следующем порядке:
— название фирмы;
— номер дома, название улицы, города, страны (все заглавными буквами), почтовый индекс.
2. Дата. При общении с американскими или английскими партнерами рекомендуется использовать формат, привычный для них.
Американцы предпочитают указывать дату в следующей последовательности: месяц, число, год (9 апреля 2012 года). Англичане предпочитают следующий формат: день, месяц, год (6 апреля 2012 года), который более привычен для нас.
3. Имя и полный адрес получателя (необходимо указывать имя перед адресом). Для мужчин используйте сокращение Dr.
(доктор) или Mr. (господин). Если обращаетесь к женщине, используйте Mrs.
(миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно укажите их в тексте.
Адрес получателя оформляется точно так же, как и в пункте 1.
Все эти данные (пункты 1-3) рекомендуется разместить по левому краю вашего письма.
4. Вежливое приветствие и уважительное обращение к адресату сообщения. Вместо стандартной фразы «Уважаемый…», используйте имя человека с его званиями и титулами. Если вы не уверены в поле обращения (мужчина или женщина, формальное обращение), то можно просто использовать полное имя — «Уважаемый Михаил Смирнов».
Если письмо адресовано нескольким людям, можно использовать общее обращение «Уважаемые господа».
При общении с американскими партнерами принято использовать двоеточие после имени адресата: «Уважаемый г-н Смирнов:».
5. Содержание делового письма. В основной текст ответа на предложение в письме следует включить:
— дружественное вступление и благодарность (несколько предложений), с упоминанием товаров, услуг или продуктов, предложенных ранее.
Благодарим вас за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для рассмотрения.
Мы выражаем благодарность за информацию, предоставленную вами в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.
Также хотим поблагодарить вас за ваше письмо к нам от 31 марта, в котором…
— Это деловое письмо-ответ, в котором содержатся положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение о встрече. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.
Наша команда экспертов пришла к положительному выводу.
Ваши условия являются подходящими для нас.
Для принятия окончательного решения, нам бы хотелось прояснить следующие вопросы:
Мы можем встретиться на следующей неделе в моем офисе?
6. В окончательном абзаце необходимо выразить надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.
Ожидаем быстрый отклик от Вас.
7. Передача памяти адресату, что чаще всего выражается в фразах «Искренне ваш», «С самыми лучшими пожеланиями», «Искренне» и «С уважением». После такого обращения ставится запятая, и создается новый абзац для вашей подписи.
А ниже пишутся ваше имя и должность заглавными буквами.
При отправке электронного письма, такие случаи не требуют подписи, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании ниже вашего имени.
Следует помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как возможно, что автор письма отправил такую же рассылку вашим конкурентам.
Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение
Инкорпорация World Treasures
ул. Восточная, 24
Вашингтон, США
20024
Уважаемый г-н Михаил Смирнов
Старший менеджер
ООО «Матрёшка»
ул. Тверская, 34
Москва, Россия
121121
Уважаемый г-н Смирнов:
Благодарим вас за обращение от 6 апреля, в котором вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол матрёшка. Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.
Для принятия окончательного решения мы хотели бы уточнить следующие вопросы. Можете ли вы обеспечить нам непрерывную поставку товаров и конкурентоспособные цены? Тогда мы смогли бы гарантировать вам продуктивную работу.
Мы будем вам благодарны, если в последующем ответе вы предоставите информацию
о размерах скидок в зависимости от объема товара
Ожидаем Вашего письма с нетерпением и надеемся на дальнейшее сотрудничество. Заказано нами.
С наилучшими пожеланиями,
Диана Росс
Старший менеджер
Уважаемый г-н Смирнов!
Желаем выразить благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором предоставлена полная информация о ценах и условиях поставки русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены ее качеством.
Для окончательного принятия решения нам хотелось бы уточнить следующие моменты. Могли бы Вы обеспечить бесперебойную поставку товара и предложить конкурентоспособные цены? Только в таком случае мы сможем гарантировать Вам продуктивное сотрудничество.
При ответе, пожалуйста, приложите информацию о размере скидок в зависимости от объема товара, заказываемого нами. Мы с нетерпением ожидаем Вашего письма и надеемся на успешное сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями,
Диана Росс
Старший менеджер
Как правильно закончить официальное письмо: 50 фраз
Официальное электронное письмо обладает несколькими уникальными характеристиками. Например, в нем необходимо использовать форму обращения «Вы» и придерживаться делового стиля. Также важно уметь корректно начинать и завершать официальное сообщение по электронной почте.
В начале письма принято приветствовать адресата, будь то отдельное лицо, компания или фирма. Затем можно изложить свои предложения, просьбы, замечания и другие соответствующие ситуации. В заключение необходимо уместно и грамотно завершить официальное письмо.
Как следует заканчивать официальные письма?
Если при создании письма используется шаблон или образец, обычно пишут «С уважением» и затем указывают ФИО или наименование организации, от имени которой было отправлено послание. Но это не единственно верный вариант.
В настоящее время приветствуется индивидуальный подход к каждому клиенту, партнеру, поэтому важно заканчивать официальное письмо в зависимости от преследуемой цели.
- Хотите продолжить сотрудничество? – укажите это.
- Благодарны за что-либо? – тоже не забудьте сказать «спасибо».
После этих слов указываем традиционную и стандартную для деловой переписки и общения формулу «с уважением» ФИО, должность, название компании.
Примеры фраз и выражений
В конце официального письма можно использовать следующие фразы для достижения поставленной цели (установление дружеских, деловых или партнерских отношений) и придания оригинальности и красоты:
- Мы выражаем искреннюю благодарность за выбор нашей компании в качестве поставщика товаров и услуг.
- Хотим оказать благодарность за предпочтение нашей компании. Мы очень ценим каждого клиента.
- Особая благодарность за обращение именно к нам. Всегда готовы предложить качество, скорость и надежность.
- Мы признательны за выбор нашей компании. Каждый клиент для нас – это настоящий друг.
- Мы ценим ваше время и всегда готовы быстро и качественно выполнить любую работу. Благодарим за то, что выбрали именно нас.
- С наилучшими пожеланиями в это непростое время от (название фирмы).
- Благодарим Вас за выбор нашей компании и обращение к нам. Вы не пожалеете о своем решении.
- Искренне выражаем благодарность за доверие, которое Вы оказали нам. Если у Вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обратиться по указанному номеру телефона.
- Наша главная цель — сделать вашу жизнь более комфортной и приятной.
- Спасибо за то, что остаетесь с нами. Ваше присутствие очень важно для нас.
- От всей души благодарим за доверие и выбор нашей компании.
- Желаем Вам только самого наилучшего.
- Выражаем благодарность за доверие. Мы гарантируем, что не подведем вас!
- Выражаем признательность за доверие. Желаем вам прекрасного дня и отличного настроения.
Если данное письмо является ответом на жалобу или недовольство клиента качеством товара/услуги, мы заканчиваем его так:
- Мы ценим каждого нашего клиента и внимательно относимся к его потребностям. Благодарим за доверие и желаем Вам прекрасного дня.
- Благодарим за ваше терпение и понимание. В ближайшее время мы предоставим всю необходимую информацию.
- Мы рассмотрим вашу заявку в кратчайшие сроки. Благодарим вас за понимание.
- Мы прилагаем все усилия, чтобы как можно скорее решить вашу проблему.
- Приносим искренние извинения за доставленные неудобства. Ваша заявка будет рассмотрена в кратчайшие сроки, и будут предприняты соответствующие меры.
- Мы изучаем ваш запрос и вскоре свяжемся с вами, чтобы уточнить детали.
- Искренне извиняемся за созданный дискомфорт. Ваша заявка находится на рассмотрении.
- Мы обрабатываем ваш запрос. Вскоре мы вернемся с подробностями.
- Принимайте наши извинения за возникший дискомфорт. Ваш вопрос уже решается.
- Ваша заявка находится в процессе обработки. Это займет некоторое время. Благодарим вас за понимание.
- Мы предварительно благодарим вас за понимание. Все вопросы будут решены, а все недочеты исправлены в ближайшее время. 25
Если это официальное письмо, которое является ответом соискателю на работу, то мы пишем:
- Мы благодарим вас за проявленный интерес к нашей компании. Ваша заявка будет рассмотрена в кратчайшие сроки. Скоро с вами свяжется наш менеджер.
- Мы будем изучать ваше резюме в ближайшее время. Благодарим вас за проявленный интерес в данной вакансии.
- Вы получите ответ от нас в течение трех рабочих дней. Спасибо, что обратились к нам.
- Наш менеджер по подбору персонала изучит вашу заявку и свяжется с вами в ближайшее время.
- Мы благодарим вас за проявленный интерес к нашей компании. Мы свяжемся с вами после того, как изучим ваше резюме.
Если это официальное письмо, которое является ответом от другой компании или организации на помощь и поддержку, то мы пишем:
- Выражаем искреннюю благодарность за предоставленную помощь и поддержку. Желаем вам всего наилучшего.
- С нашей стороны выражаем глубокую благодарность за оказанную помощь и поддержку. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество в будущем.
- Благодарим вас за приятное сотрудничество. Надеемся на дальнейшую эффективную работу вместе.
- Надеемся на взаимопонимание и успешное сотрудничество впредь. Большое спасибо за вашу поддержку в данной ситуации.
- Выражаем признательность за то, что вы были рядом, когда мы это нуждались. Желаем нам обоим еще многих совместных успехов.
Возможные варианты, чтобы завершить официальное письмо:
- Выражаем глубокую благодарность за ваш выбор в пользу нашей компании.
- Благодарим вас за помощь и поддержку, которые мы получили от вас.
- Искренне благодарим за то, что вы оказались рядом и поддержали нас.
- Спасибо, что обратились именно к нам за помощью.
- Мы всегда готовы помочь вам. Не стесняйтесь обращаться к нам при необходимости.
- Благодарим за то, что нам доверяете уже на протяжении продолжительного времени.
- Забота о наших клиентах — это наша основная обязанность. Мы ценим ваше внимание.
- Нам очень приятно было иметь дело с вами. Благодарим за сотрудничество.
- Наши совместные усилия были плодотворными. Мы благодарим вас за сотрудничество и надеемся на дальнейшее партнерство.
- Вы проявили себя истинным профессионалом. Спасибо за проделанную вами работу. Мы надеемся на дальнейшее сотрудничество.
- Работать с вами было легко и приятно. Мы надеемся продолжить наше сотрудничество на взаимовыгодных условиях.
- Благодарим вас за внимание и ожидание.
- Спасибо за то, что выбрали именно нас. Мы стремимся к результатам!
- Ваш комфорт — наше главное внимание.
- Мы ценим ваше время и поэтому выполняем нашу работу быстро и идеально. Спасибо за ваше доверие!
Для полноценного завершения официального письма необходимо обратить внимание на основную тему или проблему, для которой оно было составлено. Важно выделить главное, чтобы придумать идеальный грамотный ответ.
- 58233
- 21-10-2022
- Команда Mysekret
- 0