17.4. Оформление входящих бумаг
17.4.1. Оформление входящих бумаг проводится независимо от способа их доставки однократно.
Бумаги, получаемые от организаций напрямую в подразделения Министерства, передаются для оформления и предварительного рассмотрения в общий отдел.
17.4.2. Оформление входящих бумаг осуществляется в день их получения или на следующий рабочий день при их получении в конце рабочего дня или в нерабочее время.
17.4.3. Информация о входящей бумаге вносится в РК СЭД, а входящей бумаге присваивается регистрационный номер.
Регистрационный номер входящей бумаги состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года.
17.4.4. Каждому входящему документу, за исключением электронных, присваивается уникальный номер и дата регистрации.
17.4.5. Бумажные документы отправляются на сканирование общим отделом, а электронная копия включается в СЭД и прикрепляется к оригиналу.
17.4.6. После завершения регистрации вхождение передается Министру, заместителям Министра, руководству структурных подразделений Министерства или их заместителям для рассмотрения и принятия решения.
Оригиналы входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей по одному документу, передаются ответственному исполнителю.
Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения Министерства используются реестры передачи документов.
17.4.8. Документы на бумажных носителях, содержащие информацию ограниченного распространения, при регистрации не сканируются, заполняется РК документа, на оригинале документа проставляется регистрационный номер.
После утверждения проектов резолюций общий отдел осуществляет копирование данных документов и передает их исполнителю под роспись в журнале. Оригиналы остаются на хранении в общем отделе.
При регистрации документов, которые имеют нестандартные размеры (такие как брошюры или книги), адресованные руководству Министерства, в Министерство (без указания должностного лица), сканируются и прикрепляются к РК только сопроводительные письма, а в РК документов ставится отметка в комментариях. Регистрационные номера проставляются на оригиналах документов на бумажных носителях. Затем оригиналы сопроводительных писем с приложениями направляются ответственному исполнителю.
Если документ был ошибочно направлен в структурное подразделение Министерства, его руководитель в течение 3 рабочих дней с даты регистрации в Министерстве возвращает его в общий отдел с пометкой о необходимости внесения соответствующих исправлений в РК и передачи документа по его принадлежности.
Как упростить регистрацию входящих и исходящих документов?
В программе «1С:Документооборот» имеется возможность регистрировать входящие и исходящие документы. Входящие документы представляют собой документы, поступающие от внешних адресатов, будь то юридические или физические лица. Исходящие документы используются для учета официальных документов, которые предприятие отправляет внешним адресатам.
Создание нового входящего или исходящего документа
Для просмотра списка входящих и исходящих документов в программе «1С:Документообороте», необходимо открыть меню и перейти в раздел «Документы и файлы». Для создания нового входящего или исходящего документа следует перейти в раздел «Документы и файлы» и выбрать соответствующую команду в колонке «Создать».
При открытии карточки документа требуется внести необходимую информацию в обязательные реквизиты, которые выделены красной пунктирной линией. Также необходимо приложить скан-копию оригинала в разделе «Файлы».
Процедура регистрации входящего или исходящего документа очень проста. Сначала создайте карточку документа и прикрепите скан-копию оригинала. Затем нажмите на кнопку «Зарегистрировать».
Получившемуся документу внутри карточки будет присвоена дата регистрации и уникальный номер, согласно последовательности официальных входящих писем.
Для удобства пользователей предусмотрен функционал сортировки и поиска входящих и исходящих документов. В разделе журнала входящих и исходящих документов доступна область, где можно быстро отобрать нужные документы. Это поле позволяет отсортировать документы по различным данным, которые учитывает программа.
Например, можно осуществить сортировку по отправителю, организации, проекту и другим параметрам. Кроме того, присутствует функция поиска, которая позволяет найти документ по его данным, таким как номер или название.
Если требуется отправить пришедший или исходящий документ для ознакомления, то можно воспользоваться кнопкой «Отправить», выбрать действие «Ознакомление» и нажать «Перейти к отправке».
Это означает, что документ будет направлен непосредственно сотруднику (или сотрудникам) через систему «1С:Документооборот».
Регистрация входящих документов
Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного кода, который упрощает процесс поиска и контроля его исполнения. Как правильно зарегистрировать полученный документ, разберем в данной статье.
В статье вам представится возможность ознакомиться с:
- Целью регистрации входящих документов
- Входящие документы, которые не нужно регистрировать
- Процедурой регистрации входящих документов
- Сроками регистрации входящей корреспонденции
Для чего ведется регистрация входящих документов в делопроизводстве
Всякий вид корреспонденции, который приходит в организацию, бывает самым разнообразным. Такие документы поступают на предприятие по почте, включая электронную, факсовую связь, курьерскую доставку, а также могут быть переданы лично. В основном, входящие документы, поступающие в организацию, могут быть следующие:
- письма, включая заказные письма;
- посылки;
- пакеты;
- газеты и журналы;
- рекламные издания.
Не все документы, а лишь те, которые требуют контроля, исполнения или используются в справочных целях, подлежат регистрации. Поэтому не всем поступающим письмам и документам – корреспонденция, содержащая рекламу или предназначенная для ознакомления, не требуется учета и исполнения, а, следовательно, их не нужно регистрировать.
Способы работы с входящими документами
После получения уникального идентификационного индекса документа, информация о нем заносится в журнал регистрации входящих документов. Этот процесс подтверждает получение деловой бумаги компанией.
Обычно в журнале регистрации входящих документов нужно заполнить следующую информацию:
- номер записи;
- присвоенный регистрационный номер входящего документа;
- дата регистрации;
- исходящий номер документа, присвоенный отправителем;
- отправитель;
- заголовок и краткое содержание документа;
- пометка о наличии приложений; адресат (генеральный директор, заместители и т.д.);
- исполнитель — сотрудник, которому документ передан на выполнение;
- ссылка на электронную копию письма;
- примечание.
Информация, занесенная в журнал, содержит все необходимые данные для идентификации документа в базе данных, даже если в ней хранится несколько документов одного типа с одной темой. Занесение информации о входящих и исходящих документах в делопроизводство упрощает поиск нужной деловой бумаги и позволяет контролировать ее перемещение в организации от момента получения или создания до момента утилизации или отправки адресату.