Расчетный лист: основная информация и пример бланка

Перед выплатой заработной платы всегда составляется расчетный листок. Этот документ обязателен и выдается сотруднику вместе с заработанными деньгами.

• Доступен бланк и образец
• Можно просмотреть онлайн
• Можно бесплатно загрузить
• Гарантированная безопасность

Что такое расчетный листок

• оклад,
• проценты,
• премии,
• бонусы,
• компенсации и другие выплаты,
• а также информация о взносах во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную информацию о его заработной плате.

Роль документа

Невозможно недооценить ценность расчетного листка – он позволяет работнику компании ясно понять, как формируется его заработная плата. В некоторых ситуациях это также позволяет своевременно распознать несоответствия между начислениями зарплаты и условиями трудового договора или законодательством. Если такие факты обнаруживаются, сотрудник может обратиться в бухгалтерию компании для разъяснения спорных или неясных вопросов, а в случае конфликта – в инспекцию труда или суд, чтобы восстановить справедливость.

Обязанность или право

Некоторые предприниматели пренебрегают составлением расчетных листков, будучи уверены, что им это дозволено. Однако это не соответствует действующему законодательству Российской Федерации, которое обязывает каждого работодателя информировать своих сотрудников о составляющих их заработной платы.

Необходимо составить расчетный лист для всех трудовых работников, независимо от их статуса – будь то постоянные сотрудники, лица, работающие по совместительству, временные работники, сезонные работники и другие.

Когда следует формировать документ

Для того чтобы обеспечить своевременное получение выработки, рекомендуется составлять расчетный листок несколько дней до начала выплаты зарплаты. Выдачу листка можно проводить как заранее, так и в день выдачи заработной платы. Важно учесть, что обычно выплата зарплаты осуществляется в два этапа с интервалом в две недели, поэтому расчетный листок должен быть предоставлен сотрудникам в день получения «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Необходимо отметить, что расчетный листок предусмотрен только для заработной платы, поэтому его составление для других видов выплат, например, отпускных, не требуется. При увольнении обязательно следует составлять расчетный листок (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен быть составлен, независимо от способа выдачи заработной платы — наличными или на банковскую карту. То же самое относится к выдаче зарплаты представителю работника — если он предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан передать ему расчетный лист и все денежные средства, причитающиеся доверителю.

Кто составляет расчетный лист

Отчет о заработной плате составляется специалистом из отдела бухгалтерии, т.е. сотрудником, у которого есть полная информация о всех выплатах, должных каждому работнику. Характерно, что нет необходимости заверять отчет подписью руководителя компании или бухгалтера, а также ставить печать.

Однако, с точки зрения работника, необходимо подписаться при получении отчета о заработной плате. Для этого бухгалтер или кассир могут предоставить специальный бланк под названием «лист выдачи отчетов о заработной плате».

Образец расчётного листка

С начала 2013 года было прекращено использование стандартных унифицированных форм большинства первичных бухгалтерских документов, а также обязанность по их применению. В настоящее время представители предприятий и организаций имеют возможность создавать свои собственные образцы документов, которые должны быть утверждены в соответствии с учетной политикой, или использовать шаблоны, используемые ранее.

Порядок оформления

1. Первым делом нужно заполнить информацию о предприятии и работнике:
   • название предприятия,
   • должность,
   • ФИО работника,
   • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
   • подразделение, в котором работает сотрудник,
   • его табельный номер.
2. Затем следует основная часть, представленная в виде таблицы с несколькими разделами.
   • Первый раздел содержит информацию о всех начислениях за указанный период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные записываются с указанием количества дней и часов, подлежащих оплате по каждому виду начислений.
   • Второй раздел содержит информацию о налоговых удержаниях.
   • Третий раздел содержит информацию о взносах во внебюджетные фонды.
3. Сразу после всех расчетов, при завершении официального документа, записывается сумма удержаний и сумма зарплаты, которая будет выплачена работнику. Если у работодателя есть долг перед работником, или наоборот — работник обязан что-то работодателю, эти сведения также должны быть указаны в расчетном листке.

По желанию, бланк можно дополнить другой полезной информацией, такой как сведения о ведомости, по которой будет проводиться выплата, дата выдачи заработной платы и так далее.

Правила формирования расчётного листка

Законодательство не устанавливает никаких требований к содержанию и оформлению расчетного листка: его можно создавать на обычном листе бумаги или на бланке компании. Необходимые данные можно написать вручную или напечатать на компьютере – сегодня наиболее распространенным способом является использование компьютера. Расчетный листок должен быть создан в единственном экземпляре.

Как передать работнику расчётный лист

Работник может получить расчетный лист непосредственно от бухгалтерии или кассы организации лично, из рук в руки, в момент получения денег. Альтернативно, расчетный лист может быть передан с помощью средств электронной связи или через доверенное лицо.

Расчетный листок по заработной плате (форма)

Согласно Трудовому кодексу, работодателю требуется предоставить информацию о составе начислений и удержаний в заработной плате своим сотрудникам в письменной форме. Для этой цели применяется расчетный листок по заработной плате, который разрабатывается работодателем самостоятельно. В данной статье мы расскажем о процессе создания бланка документа и представим пример его оформления.

Бланк расчетного листка

Запрос эксперта

Как сформировать расчетный листок

Так как единообразной формы нет, работодатель самостоятельно разрабатывает расчетный листок и устанавливает порядок его выдачи в соответствии с местным нормативным актом. В состав расчетного листка включаются данные бухгалтерии, которые отражают следующее:

• порядок начисления заработной платы (например, расчетно-платежная ведомость);
• информация о начисленных сотруднику суммах (например, карточка-справка).

• вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей;
• компенсационные начисления;
• стимулирующие выплаты.

В вознаграждение за работу включаются следующие начисления:

• за проделанную работу, учитывая зарплату и тарифные ставки, а также доплаты за специальные навыки и премии за стаж работы;
• за невыполненную работу, включая отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск, доплаты сотрудникам, выполняющим государственные или общественные обязанности;
• оплата за жилье и питание.

Компенсационные выплаты включают выплаты за особые условия работы, такие как работа:

• с государственной тайной и шифрами;
• в опасных или вредных условиях;
• в сложных климатических условиях;
• в сверхурочное время;
• в выходные и праздничные дни;
• ночью.

Стимулирующие выплаты представляют результаты работы, включая суммы:

• за длительный стаж работы;
• Достижение эффективных результатов;
• Обеспечение качественной работы;
• Награды за успехи за определенный период времени.

Всю эту информацию необходимо отразить в расчетном листке с подробным описанием. Также необходимо указать величину и причины всех удержаний из заработной платы:

• Обязательные удержания: НДФЛ, взносы в профсоюз в соответствии с исполнительными документами;
• Удержания по требованию сотрудника: пенсионные отчисления, выплаты по кредиту, алименты и др.;
• Удержания по инициативе работодателя: невозвращенные суммы, излишне выплаченная заработная плата из-за бухгалтерских ошибок.

В итоге необходимо отобразить сумму, которую сотруднику выплатят на руки с учетом всех начислений и удержаний. Компенсация командировочных расходов не включается в состав зарплаты и не отражается в расчетном листке. Заверять листок печатью и подписью необязательно, так как законодательством такое требование не установлено, но при желании сотрудника это можно сделать.

Особенности выдачи расчетного листка

Трудовой кодекс не устанавливает четкой периодичности сообщения сотрудникам о заработке. Однако в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выплачивать зарплату два раза в месяц и предоставлять письменное уведомление о начисленных суммах. Согласно буквальному толкованию этой нормы, расчетный листок также должен составляться два раза в месяц.

Однако на практике он выдается один раз в месяц при выплате зарплаты, что подтверждается Письмом № ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021 от Роструда.

Однако возникает вопрос о необходимости сообщать информацию о начисленных суммах в случаях, которые не являются выплатой заработка, таких как оплата больничного, отпускных и выплаты при увольнении. Чтобы ответить на него, следует также руководствоваться статьей 136 Трудового кодекса РФ, в которой указывается, что работодатель должен информировать сотрудников только при выплате заработной платы.

Необходимо установить правила и способы предоставления информации сотрудникам о начисленной ими заработной плате в местном нормативном акте. Обычно такой документ оформляется на бумажном носителе, в соответствии с требованиями статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации. В случае наличия в организации электронного кадрового документооборота, его можно предоставлять в электронном формате.

Рассылка расчетных листков через различные мессенджеры допустима, если такой способ зафиксирован в трудовом или коллективном договоре, а также в местном нормативном акте. При этом сотрудник должен подписать письменное согласие, в котором указаны номер телефона и адрес электронной почты, на которые будет отправляться информация.

Выдача расчетных листков разрешена любым доступным способом, независимо от способа выплаты заработной платы. Трудовой кодекс Российской Федерации не регулирует способ выдачи, а только связывает его с самим фактом выплаты заработной платы.

Письмо Трудовой инспекции № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 от 17.09.2021 уведомляет, что Трудовой кодекс РФ не требует, чтобы работодатель документально зафиксировал факт выдачи информации о заработке, например, с подписью. Однако рекомендуется выдавать расчетные листки так, чтобы можно было подтвердить этот факт в случае необходимости. За отказ выдать расчетный листок работодатель несет ответственность в соответствии с административным кодексом.

Эксперты компании «КонсультантПлюс» подробно объяснили, как можно подтвердить выдачу расчетного листка. Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, вы можете получить пробный демодоступ и бесплатно перейти к соответствующему материалу.

Оформляем расчетный листок по зарплате

Документ, известный как расчетный листок по зарплате, представляет собой информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за определенный месяц. Этот документ также может быть известен как «квиток» или «расчетка».

10 октября 2019 Автор: Наталья Евдокимова

Большинство компаний игнорируют обязательство предоставлять ежемесячные квитанции о заработной плате своим сотрудникам. Таким образом, они нарушают действующее законодательство. Согласно части 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан ежемесячно предоставлять работникам достоверную и актуальную информацию о их доходах, удержаниях и выплатах.

Способ выплаты заработной платы (наличными через кассу, по почте, на банковскую карту или сберегательную книжку) не влияет на обязательность предоставления квитанции о начислениях и удержаниях.

Как заполнять расчетный лист по заработной плате

В 2013 году было прекращено использование стандартной формы документа. Это означает, что организации получили возможность разработать и утвердить свой собственный вариант документа, который учитывает особенности и специфику их юридического лица.

ВАЖНО!

Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или приказом руководителя. Обязательно укажите следующую информацию в бланке:

1. Название предприятия.
2. Период (обычно равен календарному месяцу).
3. Сведения о работнике. Укажите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
4. Информация о расчетах. Для более удобного представления, можно использовать таблицу, состоящую из нескольких частей:
5. Часть «Доходы»: здесь необходимо указать все подробности о доходах работника (оклад, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, надбавки, совмещения и другие);
6. Часть «Удержания»: в этой части таблицы следует указать НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и другие;
7. Часть «Выплаты»: здесь необходимо указать даты и суммы выплат, произведенных в определенный период, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в период между расчетами;
8. Часть «Задолженность» или «К выплате»: это итоговая часть таблицы, в которой рассчитывается разница между начисленными доходами и совершенными выплатами.

Когда выдавать расчетный лист по зарплате

Установленное законом правило определяет порядок выдачи расчетных листков, содержащих информацию о заработной плате. Для обеспечения своевременного получения зарплаты, пособий и прочих доходов необходимо составить и выдать расчетки за несколько дней до даты выплаты. Однако, выдача листков разрешается и в день перечисления указанных сумм на счета сотрудников, однако не позднее этого дня.

Если сотрудник получает аванс или отпускные в середине месяца, дополнительные промежуточные расчетные листки не требуются. В случае увольнения сотрудника, в последний рабочий день необходимо предоставить ему квиток по заработной плате, окончательный расчет и другие необходимые документы.

ВАЖНО!

В документе содержатся личные данные сотрудника, раскрытие которых влечет за собой административную и уголовную ответственность. Рекомендуется не передавать квитанцию третьим лицам или по незащищенным каналам связи. Наилучшим вариантом будет передать квиток лично вручную или отправить заказным письмом (для сотрудников, работающих удаленно).

Информация об авторе статьи:

С 2017 года она является автором и научным редактором электронных журналов, посвященных бухгалтерскому учету и налогообложению. Однако ранее она занималась бухгалтерским и налоговым учетом в бюджетной сфере, включая должность главного бухгалтера.

Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате

Уведомление о начисленной и подлежащей выплате заработной платы, известное как расчетный листок, не имеет установленной законодательно формы. Каждая организация должна самостоятельно заниматься разработкой этого документа. Хотя многие компании используют форму, предоставляемую специализированными программами для бухгалтерского учета, некоторые организации с небольшим числом сотрудников не имеют такой возможности.

Поэтому они должны понимать, как разработать и утвердить собственный бланк.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Работодатель обязан выдавать каждому работнику расчетный листок ежемесячно после начисления и перед выплатой зарплаты. Согласно Трудовому кодексу, работодатель должен предоставить письменную информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, которую необходимо выплатить. Обычно эта обязанность возлагается на бухгалтерию.

Расчетный листок и информация в нем должны быть представлены таким образом, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет. Необходимо указать дни простоев, отсутствия на работе по разным причинам (отпуск, болезнь, прогулы), а также произведенные удержания. Таким образом, работник будет знать, какую сумму он получит на руки.

По указанию руководителя организации необходимо утвердить специальную форму бланка для информирования сотрудников о размере заработной платы. Утверждение данного бланка осуществляется приказом или другим соответствующим распорядительным документом.

Для проведения процедуры утверждения необходимо использовать приложенный образец приказа.

Приказ об утверждении формы расчетного листка (образец)

Ограничений на способ оповещения работника о начислениях и удержаниях нет в Трудовом кодексе. Работодатель имеет право передавать информацию сотруднику как в письменной, так и в электронной форме. Недавно Министерство труда подтвердило это в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017.

Чтобы использовать электронный способ оповещения, компания должна внести соответствующее положение в свой внутренний документ.

• сумма начисленных денег;
• сумма удержанных денег;
• сумма выплаченных денег;
• полная сумма к выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Образец расчетного листка

При необходимости можно дополнить бланк. Возможно, добавив информацию о количестве часов, отработанных при почасовой оплате, или указав детали о тарифной ставке.

Налог на доходы физических лиц

Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Для простого человека сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

• пособие по беременности и родам;
• выходное пособие;
• командировочные расходы (исключая суточные свыше 700 рублей при поездках внутри страны и 2500 рублей при поездках за рубеж);
• материальная помощь (частично).

В отличие от многих работников, необходимо учесть, что налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов и компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Если у вас есть дети, возраст которых составляет до 18 лет или до 24 лет при обучении на дневной форме в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то имеется право на стандартный налоговый вычет на каждого ребенка. Это позволит снизить налогооблагаемый доход. К примеру, на первых двух детей вы могли бы получить вычет в размере 1400 рублей, а на третьего и каждого последующего — 3000 рублей.

Наконец, нужно снова вспомнить о важности создания простой и понятной для всех сотрудников системы информирования о заработной плате. Этому следует подходить серьезно, а не с формальностью. Такой подход поможет уйти от множества вопросов и конфликтных ситуаций.

Расчетный лист по заработной плате — бланк

Расчетный лист по заработной плате – один из важных документов в кадровом учете. Рассмотрим его применение более подробно и также обсудим возможные последствия нарушений при выдаче расчетных листков.

Для выполнения этих задач вы можете использовать следующие документы и бланки:

• Цель расчетного листка по заработной плате
• Расчетный лист и личные данные
• Порядок обращения расчетных листков в организации: особенности
• Нарушения при выдаче расчетных листков: последствия для работодателя
• Внешний вид расчетного листка и возможность скачать образец
• Итоги

Для чего нужен расчетный листок по заработной плате?

В соответствии с условиями, установленными в статье 136 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан передать работнику письменное уведомление о том, каким образом была рассчитана его заработная плата. Это включает информацию о том, как оклад, надбавки, различные удержания и другие показатели были учтены при расчете заработной платы.

В федеральных нормативных актах отсутствует определение процедуры информирования (за исключением требования предоставить информацию работнику в письменном виде). На практике это выполняется путем предоставления работнику расчетного листка по заработной плате. В нем содержатся все необходимые данные.

Листок может быть представлен в печатном или электронном формате (согласно письму Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). При этом использование электронного способа предоставления листков (например, путем отправки на корпоративную электронную почту сотрудника) должно быть прописано в трудовом договоре или локальном нормативном акте.

Возможно ли предоставить расчетный листок через мессенджер? Мнение Роструда на этот вопрос доступно в нашей статье.

Расчетный лист и персональные данные

Информация о доходах физического лица содержится в расчетном листе по заработной плате. Эти данные являются конфиденциальными и не могут быть раскрыты без согласия субъекта персональных данных (в соответствии со статьей 7 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ).

Таким образом, лицо, которое предоставляет (рассылает) расчетные листы сотрудникам, будет нести ответственность за неразглашение информации, содержащейся в этих листах. Эта обязанность ответственного сотрудника может быть закреплена в локальном положении о персональных данных.

Передача расчетных листов по заработной плате должна осуществляться в соответствии с законом № 152-ФЗ и быть безопасной. Ниже приведены варианты безопасной передачи:

• Для бумажных расчетных листов – они должны храниться в отдельном кабинете (в бухгалтерии) и сотрудники должны поочередно посещать этот кабинет;
• Если листки электронные, их можно отправить на e-mail, который принадлежит определенному лицу.

Следует попросить работника разрешение на обработку его персональных данных, включая информацию о доходах, несмотря на то, что работодатели не обязаны запрашивать разрешение на обработку персональных данных наемных работников в соответствии с законом 152-ФЗ, статья 10, пункт 2.3. Работодателю может потребоваться доступ к таким данным даже после увольнения работника (например, для подготовки запрошенной им справки об удержаниях).

Организация оборота расчетных листков на предприятии с учетом требований законодательства о защите персональных данных и других норм – это ответственная задача. Подробно рассмотрим, на что предприятию следует обратить внимание при ее выполнении.

Порядок оборота расчетных листков в организации: нюансы

Следует обратить внимание на следующие факты:

• Если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003, то срок хранения составляет 50 лет;
• Если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003, то срок хранения составляет 75 лет.

2. Для учета выдачи расчетных листков может использоваться отдельный журнал. В этом журнале сотрудники могут подтверждать получение расчетного документа своей подписью.

Однако, для подтверждения получения расчетных листов при их отправке в электронном виде, необходимо использовать квалифицированную ЭЦП, которая является аналогом собственноручной подписи (согласно пункту 1 статьи 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Порядок применения ЭЦП, как мы уже отметили, должен быть закреплен в отдельных положениях трудового договора или локального нормативного акта, который регламентирует оплату труда на предприятии. В этих положениях может быть указано, что в случае неиспользования ЭЦП работник должен обратиться в бухгалтерию и получить бумажный расчетный лист.

3. Работодатель утверждает форму расчетного листа с учетом мнения профсоюза, если таковой имеется.

• с учетом мнения профсоюза, если он учрежден;
• согласно местным правилам, регулирующим использование документов, связанных с персоналом.

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Использование неодобренной работодателем формы заработной платы является нарушением законодательства о труде и может повлечь ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (подобное мнение высказано Верховным Судом РФ в Постановлении от 23.12.2010 N 75-АД10-3), а в случае повторения такого нарушения — по ст. 5.27 КоАП РФ, часть 2.
Подробнее читайте на сайте КонсультантПлюс.

Нарушения при выдаче расчетных листков: какие санкции получит работодатель

Если работодатель не предоставит расчетный лист в установленный срок, Трудинспекция имеет право оштрафовать (пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ):

• должностное лицо работодателя — от 1000 до 5000 рублей;
• работодатель как юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если работодатель допустит нарушения в области обеспечения законного оборота персональных данных (в данном случае это информация о доходах сотрудников), ФСТЭК может оштрафовать работодателя по разным основаниям, указанным в статье 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные сотрудников в неправомерных целях, могут быть применены санкции в соответствии с пунктом 1 статьи 13.11 КоАП РФ:

• штраф на должностное лицо — от 5000 до 10 000 рублей;
• Санкции к правовому лицу составляют 30 000-50 000 рублей.

Как уже упоминалось выше, использование непризнанной формы платежной ведомости рассматривается как ее неиспользование. Однако, каким должен быть документ? Какие форматы следует использовать работодателю?

Федеральное законодательство не предусматривает унифицированную форму документа, о котором идет речь. Для включения этой формы в кадровый документооборот, работодатель может использовать свои собственные бланки. При составлении бланков необходимо учесть, что они должны содержать перечень сведений, перечисленных в статье 136 Трудового кодекса РФ.

Общепринятый формат расчетного листка включает следующие сведения:

1. Расчетный месяц.

2. Фамилию, имя, отчество получателя зарплаты, его должность и подразделение, в котором он работает.

• информация о заработной плате;
• информация о доплате;
• информация о премиях.

4. Информация об уплате НДФЛ.

5. Информация о удержаниях (например, алименты по исполнительному листу).

6. Информация о предоставленных авансах.

7. Информация о сумме, которая должна быть выплачена к концу расчетного месяца (с учетом авансов и удержаний).

Отметим, что законом не установлены требования к заверению расчетного листка подписью любого из ответственных лиц работодателя или печатью. Однако факты получения расчетных листов сотрудниками могут быть документированы, как мы уже знаем.