Советы по началу работы с кадровым делопроизводством

Каждая компания, в которой работают сотрудники, должна установить и организовать систему кадрового делопроизводства. В настоящей статье мы подробно расскажем о процессе его создания и управления.

Что такое кадровое делопроизводство?

Все эти процессы должны быть ясно описаны и установлены, а каждое действие по отношению к сотруднику должно быть подтверждено документом. Документы необходимо своевременно оформлять, систематизировать и сохранять. Это и является кадровым делопроизводством.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от конкретных условий в организации. Вопросы кадрового делопроизводства могут быть решены по-разному:

• Создать отдельное подразделение компании, специализирующееся на кадровых вопросах. Можно также назначить отдельного сотрудника, который будет отвечать за эти задачи.
• В случае небольшой нагрузки, возложить ответственность на одного или нескольких сотрудников, чтобы они выполняли эти обязанности дополнительно. Часто для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• Обратиться к специализированной компании для аутсорсинга данных задач. Однако не все аспекты кадрового делопроизводства можно передать внешнему исполнителю. Например, ведение трудовых книжек должно осуществляться внутри компании по распоряжению руководителя.

Еще один вариант — руководитель самостоятельно занимается вопросами кадрового делопроизводства, но это подходит только для очень маленьких компаний.

Первым шагом необходимо заботиться о том, чтобы название организации в трудовых документах совпадало с тем, что указано в Уставе.

Для оформления директора на работу необходимо соблюдать порядок, установленный в Уставе компании.

После назначения ответственных за кадровый учет и делопроизводство, а также ведение трудовых книжек нужно разработать и утвердить набор внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно законодательству (статья 22 Трудового кодекса, часть 2) работодатель обязан предоставить сотрудникам все локальные нормативные документы компании, которые непосредственно относятся к их трудовой деятельности и получить подтверждение ознакомления с ними.

Список документов, которые должны находиться в организации:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных;
• график отпусков;
• приходно-расходная книга для учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• табель учета рабочего времени.

• должностные инструкции;
• Условия оплаты труда и премий;
• Руководство по делопроизводству в отношении персонала;
• Условия конфиденциальности коммерческой информации;
• Процедура аттестации;
• Коллективный договор;
• Предоставление первой помощи пострадавшим на производстве;
• Организация командировок;
• Личные досье сотрудников и другие документы.

Для работодателей, которые являются микропредприятиями, действуют особые правила. В соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса РФ, таким организациям разрешается не создавать некоторые локальные документы, включая график сменности, условия оплаты труда, внутренний распорядок и другие.

Однако, чтобы избежать разработки специальных документов, малые предприятия могут заключать типовые трудовые договоры, которые содержат нужные положения вместо этих специальных документов. Такая форма была утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, договору и реальным условиям работы в организации. В противном случае, это может привести к трудовым спорам с сотрудниками и стать слабым звеном в судебных процессах. Поэтому не стоит утверждать первые попавшиеся примеры из интернета без предварительного изучения.

Нет, но это руководство поможет собрать все необходимые требования к работе с кадровыми бумагами в организации, определить их формат и учесть особенности бизнес-процессов. Обучив персоналу этим правилам, мы сможем значительно упростить и ускорить процесс подготовки документов, их правильное оформление и контроль выполнения.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждый сотрудник принимается в соответствии с трудовым договором, независимо от того, является ли он постоянным, временным или совместителем. Если в будущем возникают изменения в условиях труда, должности или зарплате, необходимо вносить соответствующие изменения в трудовой договор путем оформления дополнительных соглашений.

Трудовой договор является основой для оформления приказа о приеме на работу. В дальнейшем все действия, связанные с сотрудником, такие как переводы, поощрения, наказания, премирование, увольнение, предоставление отпуска и прочие, также должны быть оформлены приказами по личному составу.

По каждому работнику, который проработал более пяти дней, делается запись в трудовую книжку. Исключение составляют совместители, в таких случаях запись в трудовую книжку делается только по желанию самого совместителя.

Каждому сотруднику необходимо создать индивидуальную карточку в соответствии с формой Т-2 или разработанной самостоятельно. В течение всего срока работы в организации в нее вносится информация о всех кадровых процедурах: приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данных воинского учета и т.д.

Согласно статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести учет отработанного сотрудником времени, поэтому необходимо вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, в организации по каждому сотруднику должны быть как минимум:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы по личному составу;
• трудовая книжка (кроме совместителей);
• индивидуальная карточка;
• Согласие на обработку персональных данных.

Пожалуйста, обратите внимание на то, что у всех кадровых документов существуют разные сроки хранения — от 1 года до 75 лет. Они указаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 года № 558.

Также вы можете поручить это задание экспертам 1C-WiseAdvice — они приведут работу с кадровыми документами в порядок и систематизируют ее.

Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает наказание в виде штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. При повторном нарушении штраф составит от 10 до 20 тысяч рублей для должностного лица и от 50 до 70 тысяч рублей для организации.

Нарушение правил обработки персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа составляет от 10 до 20 тысяч рублей для должностного лица и от 15 до 75 тысяч рублей для организации.

Если вы хотите, чтобы кадровые документы всегда были в порядке и проверки трудовой инспекции проходили гладко, рекомендуем воспользоваться услугами аутсорсинга по кадровому делопроизводству от 1C-Wise-Advice. Мы специализируемся на предоставлении услуг по кадровому делопроизводству.

Темы

Хотите получать советы от налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В каждой организации обязательно присутствуют работники, поэтому важно заботиться о правильной организации кадрового делопроизводства. В крупных компаниях это уже отлаженный процесс, но в начинающей свою деятельность компании его необходимо создать с нуля. Каким образом можно организовать создание кадрового делопроизводства?

Этапы создания кадрового делопроизводства

Разные сотрудники могут нести ответственность за создание кадрового делопроизводства. Это могут быть как основатель компании, так и ее руководитель, бухгалтер или офис-менеджер. Независимо от того, кто занимается этой задачей, создание делопроизводства требует опыта и знаний.

Давайте рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства. Какие ошибки возникают в процессе выполнения кадровых задач?

Изучение всей полноты информации о кадровом делопроизводстве

• Для обеспечения соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства необходимо ознакомиться с последними редакциями нормативных актов, таких как трудовое право и кадровая документация.
• Также полезно изучить методички и книги по делопроизводству.
• Существует программное обеспечение для ведения кадрового учета, например, популярная программа 1С. Однако помимо нее есть и другие программы, которые могут предоставить больший функционал. Преимущество 1С заключается в наличии специалистов по ее обслуживанию в каждом городе.

Все справочные материалы можно получить бесплатно, но для использования программы придется ее приобрести.

ВНИМАНИЕ! Ссылка на инструкцию по кадровому делопроизводству от КонсультантПлюс доступна здесь

Информация о процедуре найма директора содержится в Уставе. Там же можно ознакомиться с другими условиями трудоустройства:

• Порядок установления размера заработной платы.
• Срок заключения трудового договора.

Уставом может быть определен порядок принятия на работу ключевых специалистов и установления штатного расписания.

Определение перечня документации

Для согласования перечня необходимой документации требуется обращаться к руководству. Правила внутреннего распорядка и внутренние нормативные акты должны быть обсуждены с директором. Рассмотрим обязательный порядок оформления следующих документов:

• Приказы, касающиеся деятельности сотрудника. Например, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Сохранение этих документов осуществляется в течение 75 лет.
• Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
• Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
• Трудовые книжки.
• Трудовые договоры.

Эти документы должна создавать компания независимо от ее размеров.

Трудоустройство директора

Главный руководитель является первым сотрудником в организации. Если работник принимается на должность по конкурсной основе, то с ним заключается трудовой контракт. Договор подписывается председателем выборного органа.

В случае наличия учредителей в компании, соглашение подписывается с ними. Если руководитель является одновременно и учредителем, и индивидуальным предпринимателем, то он подписывает соглашение от имени сотрудника и работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой генеральный директор начинает работу.

Необходимо подготовить несколько документов:

• штатное расписание;
• правила работы в компании;
• другие внутренние правила.

Штатное расписание составляется с использованием унифицированной формы. Однако, при необходимости, руководитель имеет право составить локальный акт по своему усмотрению. В нем можно добавить дополнительные колонки.

В штатном расписании указывается следующая информация:

• Название должности.
• Количество штатных единиц.
• Размер оклада.
• Надбавки для сотрудника.

В рабочем графике необходимо определить график работы компании, возможно, это будет сменная работа. При необходимости можно внести в документ некоторые особенности корпоративной этики и требования к внешнему виду сотрудников.

Следует подготовить журналы учета, в которых будут выполнены следующие действия:

1. Пронумеровать страницы.
2. Сшить страницы вместе.
3. Закрепить документ печатью.

Разработка типового бланка трудового соглашения

Для составления образца формы необходимо занести все условия трудоустройства сотрудников. Например, это могут быть следующие пункты:

• Информация о месте работы.
• Определение рабочего времени.
• Уточнение заработной платы: размер и порядок выплат.
• Указание на бонусы, которые предоставляются работодателем.

Образец формы также включает в себя следующую информацию:

• Указание названия компании, ее юридического и фактического адреса;
• Указание полного имени сотрудника;
• Указание должности, на которую сотрудник принимается;
• Указание срока действия соглашения;
• Указание типа трудового соглашения (основная работа или совместительство);
• Уточнение должностных обязанностей.

Необходимо соблюдать следующее: все условия, которые указаны в бланке, должны соответствовать закону. В противном случае они будут признаны недействительными. Кроме того, работодатель имеет возможность добавить любую информацию в соглашение в остальном.

Для продолжения работы с кадрами необходимы дополнительные документы:

• книги учета;
• соглашения о материальной ответственности;
• бланки приказов и другие.

Интернет также предлагает образцы этих документов.

Решение о нюансах ведения трудовых книжек

В противном случае компания будет подвержена штрафным санкциям. В будущем возможно передать ответственность за ведение книжек на других сотрудников.

На данный этап потребуется составление ряда документов, таких как:

• трудовые договоры;
• ордера о приеме на работу;
• трудовые книжки и книга учета их движения.

Оформление работника на работу проводится по следующей последовательности действий:

1. Получение заявления от сотрудника.
2. Ознакомление сотрудника со всеми внутренними правилами (например, с должностной инструкцией, положением об оплате труда).
3. Заключение трудового договора (документ должен быть подписан руководителем и сотрудником).
4. Выдача второго экземпляра трудового договора сотруднику.
5. Заполнение личной карточки по форме Т-2.
6. Оформление личного дела.

Кадровое делопроизводство для новичков — основные принципы и рекомендации

Необходимо фиксировать и учитывать все события, связанные с взаимоотношениями между работником и работодателем. Для данной цели используется кадровое делопроизводство. Законодательство, регулирующее права работников, охрану труда и требования к документации, постоянно меняется.

Поэтому задача кадрового специалиста заключается в обеспечении корректного и своевременного оформления всех необходимых документов в компании.

В чем заключается работа специалиста по кадрам

Для предотвращения возникновения споров на рабочем месте и жалоб со стороны сотрудников важно, чтобы специалист, ответственный за управление персоналом, осуществлял тщательный учет работников, оформление необходимых документов и разработку внутренних правовых актов организации.

Обычно в обязанности кадровика входит:

оформление приказов;

составление трудовых (коллективных) договоров;

ведение личных карточек сотрудников;

регистрация информации в трудовых книжках;

ознакомление сотрудников с правилами, принятыми в организации, и инструкциями по должностной деятельности;

учет рабочего времени;

предоставление данных в бухгалтерию и составление отчетов о трудовом стаже;

подготовка архивной документации.

Поэтому необходимо, чтобы сотрудник отдела кадров был ознакомлен с арсеналом и разновидностями документов, с которыми ему придется оперировать.

Что должен знать специалист по кадрам

Делопроизводство. Кадровик должен не только обладать знаниями о работе с документами (составление, регистрация, хранение, форматы), но и быть ознакомленным с правилами кадрового учета, а также стандартами хранения и архивирования документации.

Основы архивного хранения. Согласно действующему законодательству документы, подтверждающие трудовой стаж и заработок сотрудника, должны храниться в течение 75 лет. Поэтому специалисту по кадрам необходимо изучить стандарты архивирования и правила хранения (или передачи в архив) соответствующих документов.

Для того чтобы быть успешным кадровиком и эффективно выполнять свои обязанности, необходимо не только знать Трудовой кодекс, но и иметь подробную информацию о гражданском регулировании трудовых правоотношений по ГК РФ, а также понимать основы административной ответственности и законодательные нормы, касающиеся охраны труда. Так как эти нормы и правила постоянно изменяются и дополняются, важно регулярно следить за изменениями и обновлениями в законодательстве.

Одной из важных задач кадровика на крупных предприятиях является составление отчетности для Пенсионного фонда и Фонда социального страхования. Поэтому необходимо четко определить свою ответственность и границы деятельности, а также сотрудничать с бухгалтерией для составления и предоставления отчетов. Кроме того, отдел кадров также предоставляет бухгалтерии информацию о премировании, переработках, отгулах, отпусках и других событиях и ситуациях, связанных с персоналом.

В большинстве организаций кадровый учет уже давно атомизирован, поэтому сотрудник отдела кадров должен обладать компьютерной грамотностью и знанием программ кадрового учета. Он также должен быть уверенным пользователем ПК и иметь навыки работы с офисными программами Word и Excel. Специалисту необходимо знать основные принципы работы программ 1С, так как они являются наиболее популярными для автоматизации кадрового учета.

Сейчас организация электронного документооборота предусматривает ведение трудовых книжек в электронном виде и обмен документами по каналам коммуникации. Поэтому кадровику необходимо уметь пользоваться инструментами электронного документооборота.

Если вы являетесь начинающим специалистом или желаете повысить свою квалификацию и заинтересованы в карьерном росте, Учебный центр «Что делать Квалификация» предлагает различные курсы.

Просмотр бесплатных видео и посещение бесплатных семинаров — не самый эффективный способ получения знаний. Команда специалистов от Что делать Квалификация разработала специальные образовательные программы и курсы повышения квалификации, предназначенные для различных групп работников.

Например, у нас есть онлайн-курс «Умная 1С: Зарплата и управление персоналом 8 для новичков», который ориентирован на сотрудников отдела кадров, только начинающих свою работу. А курс «Руководитель кадровой службы (уровень квалификации 7)» разработан для опытных кадровиков, которые стремятся повысить свою квалификацию и получить диплом о профессиональной переподготовке.