Нюансы получения уведомления о вручении заказного письма
В наше время, отправка писем почтой все реже используется в повседневной жизни, однако в бизнесе и других сферах деятельности, связанных с необходимостью вести деловую переписку и соблюдать правила документооборота, этот способ по-прежнему активно применяется. Особенно часто требуется отправка заказных писем с уведомлением о вручении для подтверждения различных юридических фактов. В данной статье мы рассмотрим, что делать, если не получено обратное уведомление о вручении заказного письма, а также более подробно изучим этот способ коммуникации и передачи необходимой официальной информации.
Зачем может понадобиться уведомление о доставке письма
Обычно, посыльными письмами с уникальным номером и уведомлением отправляется документальная или письменная информация, которая имеет большое значение для отправителя или получателя. На каждом этапе доставки номер регистрируется в единой базе данных, которая постоянно обновляется, чтобы можно было отслеживать местонахождение письма, не дожидаясь обратной связи с получателем.
Основание для отправки заказного письма с уведомлением может быть следующим:
- желание отследить местоположение и факт получения направленной корреспонденции;
- необходимость получить уведомление с подписью получателя для дальнейшего использования, например, в суде в качестве подтверждения доставки письма;
- Важно отправить заказное письмо со всей ответственностью, поскольку его утрата может вызвать негативные последствия как для отправителя, так и для получателя.
Каждый человек сам решает, в каких случаях необходимо отправить заказное письмо с уведомлением.
Как отправить письмо с уведомлением
Отправка заказного письма с уведомлением — процедура несложная и не требующая сверхъестественных способностей. Однако для ее выполнения потребуется затратить некоторое время на подготовку и совершить поездку в почтовое отделение. Действия следует выполнить в следующей хронологии:
- Подготовьте необходимую документацию и составьте опись вложений, чтобы получатель мог проверить содержимое письма;
- Положите корреспонденцию в конверт и заклейте его.
- На лицевой стороне конверта запишите наименование и адрес отправителя, а также получателя.
- Попросите у сотрудника почты специальный бланк-уведомление, который будет содержать ту же информацию, что и лицевая сторона конверта. Бланк предоставляется бесплатно.
- Приклейте бланк на обратной стороне конверта и сдайте его сотруднику почты.
- Оплатите отправление.
Важно! Чтобы уведомление выполняло функцию подтверждения доставки письма, рекомендуется кратко описать отправляемые материалы. Это не нарушает правил и может сыграть важную роль в качестве доказательства.
Куда приходит уведомление
Уведомление о доставке письма поступает только отправителю.
При получении письма, получатель обязан оставить свою подпись на уведомлении, которое в дальнейшем возвращается отправителю для подтверждения доставки отправления.
Срок доставки уведомления отправителю
Как только отправление доставлено получателю, уведомление о его получении срочно отправляется обратно отправителю в соответствии с правилами для обычных почтовых отправлений. Время доставки документа напрямую зависит от расстояния между отправителем и получателем и обычно составляет около 3-5 дней.
В редких случаях время доставки документации может затянуться на несколько недель, поэтому рекомендуется регулярно отслеживать местонахождение корреспонденции.
Порядок действий, если уведомление не пришло
К сожалению, Почта России не всегда выполняет свои обязательства должным образом, и уведомления о доставке заказных писем часто пропадают и не возвращаются обратно. Чтобы найти уведомление, можно воспользоваться несколькими последовательными и параллельными способами.
Заказному письму присваивается трек-номер. Это означает, что возможно отследить все перемещения отправления и узнать, в какое последнее почтовое отделение оно было доставлено.
На официальном сайте Почты России функционирует специальная услуга, которая позволяет отслеживать корреспонденцию с присвоенным трек-номером. Сервис доступен по адресу: www.russianpost.ru/Tracking20.
Всем известно, что в отделениях Почты России всегда большие очереди и работники постоянно перегружены. Из-за этого информация о отправлении часто вносится не в тот же день, когда было зарегистрировано заказное письмо с уведомлением. Чаще всего данные записываются через 2-3 дня.
Поэтому попытки отследить отправку до этого срока редко удаются.
Подождав контрольные сроки доставки заказного письма, а также время на возврат уведомления и заранее узнав конечный пункт доставки отправления, следует обратиться в почтовое отделение с заявлением о поиске уведомления.
Если действия почты не привели к результату, то незамедлительно обратитесь к руководителю отделения с претензией о несоблюдении Почтой своих обязательств.
Вам, как клиенту Почты России, были уплачены средства за своевременное и качественное предоставление почтовых услуг, поэтому у вас есть право требовать устранения нарушений прав потребителя.
Необходимо обязательно сохранять и не утерять квитанцию об оплате почтовых услуг, так как в противном случае будет затруднительно доказать факт отправки письма.
Преимущества использования заказных писем
В современном мире цифровых технологий мы привыкли пользоваться электронными средствами коммуникации – социальными сетями, электронными ящиками или мессенджерами, однако использование услуг почты иногда необходимо, особенно если нужно отправить важные документы.
Рассмотрим несколько причин, почему стоит воспользоваться услугами почтовой отправки:
- Заказное отправление передается лично сотруднику почты, а взамен выдается квитанция об оплате. Если просто положить письмо в почтовый ящик, нет гарантии, что оно успешно достигнет пункта назначения.
- Получив конверт и оплату, почта берет на себя обязательство доставить отправление надлежащим образом.
- Идентификационный номер позволяет отслеживать местоположение письма в любое время.
- Отправка заказной корреспонденции на Почте России существенно дешевле, чем услуги курьерских служб.
- При отправке через Почту России, у вас остается документальное подтверждение направления корреспонденции, которое может быть использовано в судебных разбирательствах.
Несмотря на преимущества, услуги Почты России не пользуются широкой популярностью из-за многочисленных случаев кражи и небрежного отношения к посылкам клиентов. Поэтому, отправляя ценное письмо через Почту России, всегда существует вероятность, что получатель его не получит, а вы не получите уведомление.