Что такое приказ и каким документом он является

Рубрика: Другое

Неопытные кадровики часто делают ошибки, храня приказы по личному составу, основной деятельности и административно-хозяйственной в одной папке и уничтожая их без проверки срока хранения каждого приказа. Для предотвращения таких ошибок необходимо включить в документ формулировки, которые указывают на тип приказа. Статья рассказывает о различиях видов приказов в организации и о том, как избежать превращения одного приказа в другой.

Образец приказа о выходе на работу в выходной день

Образец приказа о направлении в командировку (форма Т-9)

Образец приказа о переводе на другую работу (форма Т-5)

Образец приказа о предоставлении ежегодного отпуска (форма Т-6)

Образец приказа о премировании (форма Т-11)

Пример распоряжения о награждении (образец Т-11а)

Образец распоряжения о приеме на работу водителя (форма Т-1)

Пример распоряжения об увольнении по инициативе работника (форма Т-8)

Какие бывают приказы

Приказы являются наиболее распространенными документами компании, которые применяются для оформления решений генерального директора. Правильное определение типа приказа поможет избежать ошибок при его подготовке для последующего архивирования. Например, документы с ограниченным сроком хранения не должны быть отправлены в архив на постоянное хранение, а приказы, которые должны храниться постоянно или в течение длительного времени, случайно не должны быть уничтожены.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других законодательных актах, касающихся трудового права, нет информации о различных типах приказов. Есть только один нормативный документ, связанный с делопроизводством, в котором приказы разделены на разные виды. Это Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 г.

№ 236. Этот документ относится как к государственным органам и предприятиям, так и к частным компаниям.

Разнообразны также функции приказов. Приказы по всеобщей деятельности способствуют уточнению положения и роли организации в конкретной отрасли экономики или системе государственного управления. Приказы, касающиеся персонала, призваны удовлетворять социально-правовые потребности.

Архивные справки и копии документов, выданные на основе таких приказов, дают гражданам возможность получить пенсии и компенсации, изменить их размер, воспользоваться льготами и обеспечить другие законные права.

Иногда решения руководителя оформляются в виде распоряжений вместо приказов. Такое допускается. Юридически документы такого рода считаются равноценными приказам.

В соответствии с перечнем распоряжения хранятся в таком же количестве и разделяются на такие же виды.

Важно! Необходимо учитывать список типичных управленческих архивных документов, так как он является обязательным для всех компаний (решение Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Какие есть приказы по основной деятельности организации

Приказы, связанные с общей деятельностью, имеют ключевое значение для управления компанией. Каждая сфера деятельности организации требует уникального состава приказов. Поэтому невозможно охватить все виды приказов в одной статье.

Можно лишь условно выделить несколько категорий, которые присутствуют почти во всех случаях:

Приказы, которые устанавливают или изменяют локальные нормативные акты компании. Например, приказы о введении Положения о коммерческой тайне, об утверждении Положения об аттестации сотрудников или об изменении правил внутреннего трудового распорядка;
Приказы, которые регулируют деятельность филиалов и структурных подразделений, например, о создании службы безопасности, об открытии филиала в г. Сочи и другие аналогичные случаи;
Инструкции для решения вопросов, связанных с производством или оперативными вопросами: например, о передаче документации в архив, о назначении экспертизы или о проведении праздника в честь дня основания компании.

Документы обычно записываются в журнал приказов, связанных с основной деятельностью. Здесь указывается регистрационный номер, дата и краткое содержание приказа, а также информация об исполнении и ФИО ответственных лиц. Регистрация приказов, связанных с основной деятельностью, не является обязательной, поэтому специальной формы для журнала не существует.

Что относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности

Определить, что относится к указам, касающимся административно-хозяйственной деятельности, сразу было непросто. В некоторых организациях специалисты не выделяют указы по АХД в отдельную группу, а относят их к общим делам. В случае маленькой компании и небольшого количества указов такой подход приемлем.

Это позволит избежать случайного уничтожения основного распорядительного документа, если его по ошибке привязали к АХД.

Если документов много или есть желание их разделить, можно ориентироваться на Перечень Росархива для идентификации указов по АХД.

В нем указано, что такие указы относятся к одному из пунктов:

использование зданий и помещений;
обеспечение безопасности компании;
транспортное обслуживание;
организация связи;
внутренние правила работы организации.
Для определения принадлежности приказа к общей деятельности или к АХД необходимо учесть четыре критерия:
Приказ регулирует вопросы, указанные в АХД;
Приказ не утверждает ЛНА компании и не вносит изменения в них;
Приказ не решает вопросы управления персоналом или оплаты труда;
Приказ не содержит личных данных работников, таких как суммы зарплаты, премии, даты отпусков и другие персональные сведения. Исключением является указание ФИО и должности работника, которому поручается задание.

Если все четыре критерия соблюдаются, то приказ можно отнести к АХД (образец), в противном случае он будет относиться к одному из оставшихся двух видов.

Чем выделяются приказы по личному составу

Трудовые отношения между работником и работодателем отражаются в приказах по личному составу или по персоналу (ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ). В их числе находятся приказы о приеме на работу и увольнении, переводе, отпусках и командировках, премиях и других кадровых событиях.

Необходимо помнить! Приказы, которые предписывают назначение на должность высшего руководства компании в соответствии с уставом, например, генерального директора, его заместителя, главного бухгалтера, считаются приказами по общей деятельности, а не по персоналу.

Унифицированные и свободные формы приказов по персоналу представлены в разных вариантах. В настоящее время нет обязательства использовать только унифицированные формы, поэтому компании могут разрабатывать свои собственные. Тем не менее, большинство предприятий все же предпочитают унифицированные формы.

Типовые формы приказов установлены в учетной программе 1С и их использование реже вызывает вопросы со стороны проверяющих органов.

Существует ограниченный список унифицированных приказов. Обычно они имеют маркировку буквой «Т» и номером через дефис, если относятся к одному сотруднику, или так же, но с маленькой буквой «а» после номера, если относятся к группе работников. Дополнительные детали можно найти в таблице ниже.

Таблица унифицированных форм приказов

Приказ и распоряжение: в чем разница

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

В бизнес-инструкциях термины «приказ» и «распоряжение» используются как синонимы. Рассмотрим отличия между приказом и распоряжением, и почему эти документы не могут считаться взаимозаменяемыми как по форме, так и по содержанию.

Советуем прочитать: Статья УК РФ об угрозе убийством

Чтобы понять, в чем отличия между приказом и распоряжением в организации, необходимо знать, что оба эти документа относятся к ЛПА — локальным правовым актам. Их издает руководство юридического лица, индивидуального предпринимателя, административного субъекта или государственного органа. И приказ, и распоряжение являются документированными решениями руководства по вопросам оперативного, организационного, кадрового и других вопросов компании.

В области документооборота существуют правила, которые помогут выявить основные различия между этими двумя документами. Главные характеристики представлены в следующей таблице:

Условия прекращения действия

Действует до отмены

Действует до исполнения

Руководитель организации, филиала, подразделения

Возможность внесения изменений

Круг решаемых вопросов

Получите бесплатную юридическую консультацию. Это поможет вам приложение «Главбух Ассистент».

Основные отличия приказа от распоряжения

Приказ – это документ, который устанавливает основу для заключения соглашений и имеет продолжительный срок действия.

Примером приказа может служить приказ о переводе сотрудника на постоянную работу.

Приказ может быть изменен или отменен путем издания другого приказа.

Распоряжение – это документ, который используется для оперативных действий и имеет краткосрочный срок действия.

Примером распоряжения может служить распоряжение о создании рабочей группы.

Распоряжение действует до исполнения решения, которое было принято на его основе.

В итоге, приказ и распоряжение отличаются по своей сроковой продолжительности и целям использования.

Как создать приказ об установлении ответственных лиц

Как оформить приказ о присвоении права подписи документов

Как составить приказ о применении дисциплинарного взыскания

Приказы в организации выдает и подписывает работодатель или руководитель. Он имеет право подписывать документы или передать это полномочие уполномоченному лицу, которое временно занимает должность руководителя. Распоряжения могут выдавать и подписывать руководители структурных подразделений, отделов и филиалов.

Круг лиц, имеющих право подписи, значительно шире.

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие статьи:

Как безопасно уменьшить выплаты сотрудникам и сэкономить
Таблица платежей и отчетов за первый квартал 2024 года
Как компаниям и индивидуальным предпринимателям безопасно переводить деньги физическим лицам
Список рисковых операций для обществ с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей в 2024 году

Все санкции за налоговые, кадровые и другие нарушения для предприятий и физических лиц

Разница между приказом и распоряжением на примерах

Посмотрим, в чем состоит отличие между приказом и распоряжением на примерах из таблицы:

Приказ о приеме на работу сотрудника

Распоряжение о временном возложении обязанностей на бухгалтера во время отпуска кассира

Приказ об утверждении учетной политики

Распоряжение о проведении инвентаризации

Приказ об утверждении типовой должностной инструкции слесаря

Распоряжение о включении изменений в должностные инструкции по причине смены наименования должности

Кроме указанных выше отличий, существует еще одно различие между этими двумя видами документов. Их структура и оформление являются разными. Распоряжение не включает в себя заголовок и «шапку», а начинается со слов «обязываю» или «распоряжаюсь».

С другой стороны, приказ должен содержать заголовок и «шапку», а его основная часть начинается со слова «Приказываю». Кроме того, оба документа должны быть подписаны руководителем, ответственными лицами и сотрудниками, которые ознакомились с ними.

Хозяйствующим субъектам разрешается вносить определенные изменения в типовые формы распоряжений и приказов или составлять собственные образцы документов, которые должны быть утверждены в компании. Важно отметить, что в правовой сфере не существует принципиальных различий между этими двумя типами документов. Все основные отличия сформировались на основе практики делопроизводства и документооборота.

Кошмар начинающего секретаря, или В чем разница между распоряжением и приказом

После окончания школы Алина устроилась на работу секретарем. Несмотря на отсутствие опыта, ее обязанности казались не особо сложными. Однако первое задание сразу поставило ее в тупик: нужно было подготовить документ, который поможет организовать внутреннюю переписку.

Директор сказал: «Сама решай, это должен быть приказ или распоряжение».

Что это такое — приказ и распоряжение
Какие документы и ситуации требуют их использования
- Когда нужно составить приказ
- Когда нужно дать распоряжение
- Важные документы, такие как ГОСТы, законы и т.д.
Хотя была доступна информация, авторы предлагали свои интерпретации или ссылались на ЕГСД — документ 1973 года. Алина обнаружила, что ГОСТ 6.38-72, на который ссылается ЕГСД, утратил силу в 1991 году.

Определение не менялось со времени. В конечном счете, Алина решила довериться статьям экспертов, и вот что она узнала.

Приказ — это правовой акт, который руководитель организации издает в рамках своих полномочий для управления ключевыми производственными процессами.

Распоряжение является законодательным документом, который выдаётся руководителем, его подчиненным или представителем для решения оперативных вопросов. Срок действия распоряжения обычно ограничен выполнением задачи, к которой оно относится.

Теперь Алина лучше понимала, что такое распоряжение и в чём его отличие от приказа. Однако она всё ещё не знала, как должны быть оформлены и в каких случаях они используются. Её коллеги только махали руками: говорят, что они в этом ничего не понимают, и что она, как секретарь, должна сама разбираться.

Начинающие компании часто экономят на персонале. Понятно, что их логика, хоть и ошибочна: зачем нанимать опытного делопроизводителя, когда есть студенты? Да, пусть неопытный сотрудник как-нибудь сам найдёт информацию и разберётся, насколько она достоверна и актуальна.

Однако в бизнесе нельзя экономить на важных вещах. Вместо этого стоит взять выгодный кредит в «Совкомбанке» и начать правильно.

Если вам требуется дополнительное финансирование для вашего бизнеса, то вы можете обратиться за кредитом. Совкомбанк предоставляет несколько вариантов кредитования, включая «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите подходящую для вас программу и заполните заявку на сайте банка.

Документы и ситуации

Приказ и распоряжение часто играют аналогичные роли друг для друга. Это связано с тем, что процесс обращения с документами постепенно упрощается.

Например, мы привыкли, что прием на работу всегда оформляется приказом. Однако, с 2017 года сотрудника можно принять в штат и с помощью распоряжения. Отношения между компанией и сотрудником в первую очередь подтверждаются трудовым договором, поэтому не так важно, какой документ их зафиксирует.

Кроме того, коммерческим компаниям требуются менее строгие правила по обращению с документами, в отличие от государственных. В государственном секторе документы оформляются в соответствии с жесткими шаблонами, которые доступны в бесплатной версии «Консультанта».

Следовательно, нет ни в одном законе перечня ситуаций, когда издают приказы и распоряжения. Кроме того, невозможно утверждать, что один документ важнее другого — оба имеют одинаковую юридическую силу.

С другой стороны, существуют определенные традиции, которым стоит придерживаться, чтобы избежать конфликтов. Алина пояснила это следующим образом: «Простым распоряжением неприлично принимать нового сотрудника на работу». Однако каждая компания сама определяет свой подход к данному вопросу.

Когда нужен приказ

Обычно, важные решения оформляются приказами. Например:

прием и увольнение персонала, их перевод на другую должность;
утверждение графика отпусков на год;
утверждение штатного расписания;
открытие нового отдела или филиала.

Мнение эксперта

Петров Николай Анатольевич

Для того чтобы определить тип документа, подумайте, кто его подписывает. Если это генеральный директор, то скорее всего это приказ. Если это руководитель отдела, службы или другого подразделения, то это распоряжение.

Когда Алина скопировала эти пункты в отдельный файл, она осознала, как нужно выполнить задание. Напомним, ей было необходимо подготовить документ, который структурировал бы внутреннюю переписку. Алина рассуждала следующим образом:

Инициатива исходила от руководителя. Поэтому нужно использовать приказ.
Работы будут выполняться поэтапно. Сначала необходимо составить подробную инструкцию для выполнения задач. Затем подготовить шаблоны для писем. Третий этап — выбрать подходящий почтовый клиент. И наконец, проверить эффективность работы. Все эти задачи являются небольшими и конкретными, и каждой из них присвоен четкий срок выполнения.

В теории, каждый этап мог быть оформлен отдельным распоряжением. Но Алина поступила проще — она объединила все работы в один приказ, указала ответственных и внесла их под подпись. Руководитель был доволен таким подходом.

Когда Алина проконсультировалась со своими опытными коллегами, они подтвердили, что она поступила правильно.

в чем разница между распоряжением и приказом

Однако это не все распорядительные документы, существуют и другие виды, такие как постановления, решения, предписания, указания. Они применяются не так часто и в основном актуальны для государственных органов.

Когда издается приказ, а когда — распоряжение?

Необходимо разобраться, в каких ситуациях применяется приказ, а в каких – распоряжение, и каковы отличия между стандартом и инструкцией. Где можно найти четкие определения этих терминов? При оформлении документов у нас практически все названия документов используются взаимозаменяемо, но важно, чтобы сотрудники понимали, в каких случаях требуется использовать каждый из них.

Чем отличается приказ от распоряжения

Приказ и распоряжение – это два типа документов, которые выдаются руководителем органа власти или организации. Они используются для регулирования работы организации. Определение этих документов можно найти в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) и в Кратком словаре видов и разновидностей документов.

Однако эти документы на данный момент не всегда доступны для специалистов. В ЕГСД приведены следующие определения (см. стр.

76-77):

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга организаций, должностных лиц и граждан.

Из этих определений следует, что приказ и распоряжение как виды документов различаются двумя признаками:

Одним из основных отличий между приказом и распоряжением является характер вопросов, по которым они издаются. Приказ применяется для решения основных и оперативных задач, в то время как распоряжение используется для разрешения оперативных вопросов.

Еще одним отличием является статус руководителей, которые издают эти документы. Приказ может быть издан руководителем организации, который осуществляет исполнительно-распорядительные функции на основе единоначалия. В свою очередь, распоряжение может быть издано руководителем коллегиального органа, который имеет право действовать единолично в рамках своих полномочий.

Основные различия между приказом и распоряжением

Разница между приказом и распоряжением

С того момента, как было выпущено ЕГСД, прошло более полувека, и за это время произошли значительные изменения в системе управления. Появились новые организации с различными формами организационно-правового статуса, что привело к изменению отношений между разными видами распорядительных документов. Это означает, что на практике возможны самые разнообразные ситуации.

Особенно характерно, что в некоторых случаях глава одной организации (будь то государственная или негосударственная) выдает приказы и распоряжения, в то время как руководитель другой организации с той же организационно-правовой формой выдает только приказы или только распоряжения. В проблеме заключается отсутствие общих норм в законодательстве, которые бы определяли, какие виды распорядительных документов должны быть выданы руководителями организаций конкретной организационно-правовой формы. Это может быть пояснено лишь немногими примерами, когда федеральный закон устанавливает нормы для выдачи распорядительных документов главой организации.

Поскольку организации осуществляют свою деятельность в соответствии с уставами, которые разрабатываются на основе действующего законодательства, работники этих организаций должны следовать именно им. В уставе может быть прописано, что руководитель, с целью эффективного выполнения исполнительно-распорядительных функций, выдает приказы. В данном случае руководитель должен выдавать только приказы, а выдавать распоряжения у него нет права.

Однако он может предоставить такую возможность своим заместителям, передав им полномочия на выдачу распоряжений оперативного характера в рамках их компетенции, то есть по тем направлениям, за которые они отвечают.

В структуре организации может быть указано, что глава выпускает указы и указания, однако в структуре организации, как правило, не определено, по каким вопросам выпускаются указы, а по каким — указания. Поэтому это необходимо сделать другим документом. Например, глава может выпустить указ и определить в нем, какие вопросы деятельности организации регулируются указами, а какие — указаниями.

Область применения указов и указаний может быть указана в инструкции по делопроизводству или определена в другом нормативном документе. Но необходимо обязательно разграничить сферы действия этих документов, иначе исполнителям в подразделениях будет неясно, по каким вопросам готовить проект указа, а по каким — проект указания.

Обычно руководитель организации выдает приказы, которые касаются основной (производственной) деятельности, административно-хозяйственной деятельности (транспорт, связь, эксплуатация зданий и помещений, охрана), а также действий в отношении персонала (прием, перевод, увольнение и другие кадровые действия). Распоряжения относятся к оперативным вопросам, информационно-методическим и другим конкретным вопросам.

Чем отличается стандарт от инструкции

Понятие «стандарт» включает в себя различные типы. Среди них международные, межгосударственные, национальные, региональные и отраслевые стандарты. Однако, наиболее важными для вас являются стандарты организации.

Ниже приведены определения этих документов:

Инструкция является нормативным документом, который регулирует различные аспекты деятельности организации, включая организационные, технические, технологические, финансовые и другие специальные аспекты. Она обычно содержит детальное описание последовательности и содержания действий, необходимых для выполнения определенной работы или услуги.

Стандарт организации — это нормативный документ, который устанавливает правила, характеристики или общие принципы для долгосрочного использования, влияющие на различные виды деятельности организации или их результаты, с целью улучшения производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ/услуг.

Необходимо также отметить, что стандарт организации является частью системы стандартизации. Стандарт разрабатывается для унифицирования работ, процессов, услуг и терминологии, используемой в определенной сфере деятельности.

Таким образом, инструкция и стандарт организации имеют общие черты — они являются нормативными документами. Технология выполнения конкретной работы, установленная в инструкции, может также быть объектом стандартизации и закреплена в стандарте организации.

Отчёт о выполненной работе

Шаблон благодарственного письма

Основные требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ-2016

Необходимые реквизиты документов

Пример служебной записки

Приказ: виды и особенности оформления

Для решения проблем и организации работы внутри организации активно используется такой документ, как приказ. Поговорим о том, зачем вообще нужны приказы руководства, какие разновидности приказов существуют, нужно ли предварительное согласование приказа, а также каким образом он составляется. В данной статье вы найдете важные инструкции по составлению приказов и обозначения документов, которые необходимы в сфере работы с персоналом.

Здесь вы узнаете:

Определение понятия приказа и его цель

Как правильно оформить приказ

Основные правила форматирования приказа

Понятие приказа: для чего издают

Приказ — документ, который выдается руководителем предприятия для решения основных и текущих задач. Этот акт обязателен для выполнения подчиненными и обладает юридической силой. Для того чтобы приказ был законным, его необходимо правильно оформить и заверить.

Рекомендации эксперта Системы Кадры помогут вам узнать, как регистрировать и хранить приказы.Приказ руководителя компании выполняет две функции:

По личному составу для регулирования отношений между работодателем и работником. Сюда входят приказы:

— о приеме на работу;

— о переводе и увольнении;

— о применении дисциплинарных взысканий к сотрудникам;

— Участие в регулярных каникулах и других процедурах, необходимых для нормального функционирования трудовых отношений.

Категория основной деятельности. Приказы данной категории осуществляются по инициативе руководителя либо для выполнения указаний, полученных от вышестоящих управленческих органов.

Эти документы используются для управления производственными процессами на предприятии:

— Утверждение графика каникул или штатного расписания;

— Внесение изменений в локальные нормативные акты;

— Создание различных комиссий и рабочих групп;

— Аттестация и обучение сотрудников.

В зависимости от категории, к которой относится приказ, ведется реестр приказов. Приказы, связанные с кадровым составом, записываются в журнал регистрации кадровых приказов, а остальные — в журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Воспользуйтесь представленными экспертами Системы Кадры образцами приказов о приеме на работу:

Воспользуйтесь представленными экспертами Системы Кадры образцами приказов о приеме на работу:

Образец приказа о приеме работника на основную работу на условиях неполного рабочего времени

Образец приказа о приеме сотрудника на сезонные работы

Образец приказа о восстановлении сотрудника на работе

Алгоритм работы с учреждением имеет следующую последовательность:

Подготовка шаблона. Предварительный документ обсуждается, при необходимости исправляется и согласовывается;

Утверждение окончательной версии;

Регистрация;

Передача копий заинтересованным должностным лицам или структурным подразделениям;

Занесение контрольного экземпляра в дело;

Передача на хранение.

Подготовка бумаги является одним из важных этапов в данном алгоритме. Ответственность за написание возлагается на работника отдела кадров, секретаря или делопроизводителя. Затем готовый и согласованный документ отправляется на утверждение руководителю, а затем – на регистрацию.

Каждый выдаваемый на предприятии документ, включая документы по кадровой сфере, должен содержать следующую информацию:

название организации;

название документа;

заголовок к тексту;

дата и место публикации;

регистрационный номер;

подпись руководителя;

визы согласования.

Содержание приказа состоит из двух частей:

Первая (констатирующая), в которой указывается цель решения руководства;

Вторая – распорядительная, в которой излагается распоряжение руководителя, и она обычно начинается со слова «приказываю». Специалисты Системы Кадры разработалисправочникприказов, скачайте и применяйте

Рекомендуем к просмотру:

Как облегчить жизнь молодым родителям в первые недели

Маленький дом для малышей

Игры без использования мобильного телефона для трех человек

Как подать жалобу в налоговую через личный кабинет налогоплательщика

Как купить алкоголь ночью: подробности и рекомендации

Возврат парфюмерии: документы, консультации, экспертное мнение