Письмо-просьба – это документ, относящийся к категории деловой переписки, который создается с целью обратиться к другому лицу с просьбой о чем-то. Обычно это может быть запрос на оказание определенной услуги или предоставление финансовых средств. Давайте рассмотрим особенности этого официального документа в данной статье.
Доступные для загрузки файлы:
Когда используется
Деловая переписка – это достаточно значимая и великая составляющая документооборота каждого предприятия. Целенаправленные письма между контрагентами решают множество задач и согласовывают условия, детали мероприятий. Просьбы могут быть связаны с различными вопросами, такими как:
- просьба о погашении задолженностей;
- просьба выделить финансовые средства для удовлетворения определенных потребностей;
- просьба встретить представителя компании, отправленного в служебную поездку;
- просьба о встрече с целью обсуждения договоренностей и заключения контракта.
Юридическая сила
Само письмо по своей природе не обладает никаким правовым значением, не порождает у сторон никаких юридических прав и обязанностей. Получатель не обязан выполнить просьбу второй стороны. Однако иногда документ все же может быть полезным.
Речь идет об уведомлении. Например, должник, не выплативший кредитору денежную сумму, может заявить в суде, что не знал о наличии задолженности. Полученное уведомление с подтверждением о приеме письма сможет опровергнуть это в суде.
Как уже отмечалось ранее, запрос-письмо относится к деловой документации и должно соответствовать требованиям, которые к ней предъявляются. Это включает в себя:
- соблюдение делового и формального стиля языка;
- указание получателя и отправителя документа;
- указание причины и цели написания документа;
- указание контактных данных отправителя и получателя;
- подписание компетентным представителем компании.
Качество и правильность написания письма будет определять ответ контрагента.
Некоторые письма предполагают получение ответа. В таком случае необходимо указать контактные данные, такие как номер телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты.
Кто составляет письмо
Обычно деловые письма отправляются от имени руководителя фирмы, однако само создание текста обычно выполняется другим человеком. Обычно эту задачу предоставляют кому-то из подчиненных директору: секретарю, документоведу или другому сотруднику. Сотрудник должен обладать навыками работы с деловой документацией и должен быть достаточно высокообразованным в русском языке, чтобы не допускать ошибок в пунктуации и орфографии.
Способ отправки
Один из самых важных аспектов всей процедуры — выбор способа отправки писем, которому нужно уделить особое внимание. Конкретный выбор зависит от срочности просьбы, ее характера и особенностей документооборота на предприятии. Их всего три:
- почтовое отправление;
- рассылка на адрес электронной почты;
- личная передача из рук в руки.
Если просьба требует немедленного решения, лучше не пользоваться услугами почты. Письма могут потеряться, а сроки могут быть сдвинуты. Почтовое отправление является наиболее подходящим вариантом только в случае необходимости официального подтверждения получения письма.
Здесь речь идет о получении уведомления.
Окончательное решение всегда принимается руководителем компании-отправителя. Основная цель — передать информацию контрагенту любым доступным способом.
Поскольку корреспонденция является единственной функцией писем, государственные органы не накладывают каких-либо требований на их форму. Все документы этой категории оформляются в свободной форме, основные критерии которой уже были рассмотрены.
Предприятия имеют право самостоятельно разработать уникальный шаблон, который будет использоваться постоянно. Естественно, основное содержание будет каждый раз уникальным, однако реквизиты и инициалы руководителя останутся неизменными.
Если речь касается написания физического письма, то для его создания рекомендуется использовать бланк компании. На нем уже указаны все основные данные о компании, включая контактные данные. Проверив контрагента через соответствующие инстанции, получающая организация сможет принять решение о выполнении просьбы.
В случае отсутствия бланка, реквизиты можно написать самостоятельно на чистом листе бумаги формата А4 или А5.
Текст можно выполнить как вручную с помощью синей или черной ручки, так и в машинописном виде с использованием компьютера. Важно учесть, что подпись руководителя должна быть «живой», то есть компьютерную версию нужно распечатать для заверения подписью.
Правила написания письма-просьбы
В начале следует указать получателя и отправителя письма. Для этого используем дательный падеж и указываем ФИО руководителя компании-получателя и наименование организации с организационно-правовой формой. Те же сведения повторяем для отправителя.Далее в документе следует основной блок, который начинается с мотивировки.
В ней объясняется причина обращения с просьбой. В просьбе указываем свою просьбу, которая может касаться различных вопросов. Если есть отношения, регулируемые гражданско-правовым законодательством, можно указать ссылки на него.
Это не является обязательным, однако такое предоставление информации придаст официальной бумаге более представительный вид. В качестве примера можно рассмотреть письмо, в котором просим предоставить скидку на товары, приобретенные у поставщика.
Приблизительная иллюстрация
Уважаемый контрагент,
Мы обращаемся к вам с просьбой, уже подготовленной и готовой к отправке. Однако, перед отправкой, необходимо заверить это письмо подписью уполномоченного лица, с расшифровкой. Мы считаем, что это необходимо соблюдать, так как это одно из правил делового этикета, и хотим подчеркнуть наше уважение к вам, как нашему партнеру.
Итоговый вариант письма может быть отправлен вами любым из доступных способов на ваш выбор.
- Форма запроса письма
- Пример запроса письма
Зачем могут составляться письма-просьбы
Руководство бизнесом включает поддержание отношений с уже существующими партнерами и активное взаимодействие с новыми. Письма с просьбами могут затрагивать широкий круг вопросов и быть адресованными как партнерам или организациям, с которыми отправитель уже имеет деловые отношения, так и новым контрагентам, государственным органам, структурам и т.д.
Обычно автор письма, будь то организация или частное лицо, просит о помощи в решении определенного вопроса. Чтобы повысить вероятность успеха такого письма, необходимо учесть два важных условия:
- адресат должен иметь компетенцию для выполнения просьбы;
- автор обращения должен иметь право обратиться с такой просьбой.
В соответствии с характером, письма-просьбы, в которых запрашиваются определенные действия, принято называть заявлениями или жалобами. Если вас интересуют правила составления заявлений и жалоб, вы можете ознакомиться с соответствующими разделами нашего веб-сайта.
К письмам-просьбам относятся следующие вопросы:
- Выдача информации о состоянии счета, о кадровом составе организации, о гражданском состоянии;
- Рассмотрение предложений о сотрудничестве, о проведении мероприятий, о заключении договора, о участии в мероприятии;
- Подтверждение получения ранее направленных документов и информации;
- Выполнение различных действий, таких как возврат денежных средств, направление документов и т.д.
Кто может составлять письмо
Как уже было отмечено ранее, одним из главных требований является право отправителя письма обратиться с просьбой данного характера. Например, только сам гражданин, его опекуны и некоторые государственные структуры (суд), имеют право запрашивать информацию о живом гражданине в органах (архиве) ЗАГС, а в случае с ребенком — его родители.
Также, в отношении юридических лиц существует правило: письмо от имени организации должно быть подписано лицом, уполномоченным направлять запросы или просьбы от имени этой организации. Как правило, это высшие руководители организаций и главный бухгалтер.
Письмо может быть адресовано как одному лицу или организации, так и группе лиц или организаций в случае, если просьба имеет общий характер.
Общие правила
Поскольку в большинстве случаев желательно, чтобы письмо-просьба было мотивированным, важно указать причины, по которым отправитель обратился к конкретному адресату:
- устные договоренности, достигнутые во время телефонных переговоров или неформальных встреч;
- письменные договоренности, достигнутые, например, по электронной почте после предварительных переговоров;
- соответствие нормативным актам (законам и подзаконным актам местного и федерального значения);
- существующие договоры;
- выполнение предписаний вышестоящего органа;
- предотвращение возможных неприятных последствий как для отправителя, так и для получателя просьбы, которые могут возникнуть при отказе от выполнения просьбы и т.д.
В случае, если письмо предполагает установление деловых отношений, заключение контракта и т.д., считается нормой хорошего тона указывать на заслуги и репутацию адресата.
Кроме того, заслуги и репутацию отправителя можно привести в качестве дополнительного аргумента, чтобы просьба была удовлетворена.
При составлении письма следует придерживаться общих правил деловой переписки. Если письмо отправляется от имени организации, оно должно быть оформлено на фирменном бланке (если такой используется), написано грамотно и с использованием деловых оборотов. Если письмо содержит просьбу, а не заявление или запрос, допускается обратиться к адресату непосредственно перед текстом самого письма, например: «Уважаемый Иван Иванович!».
Обязательно необходимо избегать выражения заранее благодарности получателю просьбы за ее успешное выполнение.