Разнообразие деловых писем на русском языке

Формирование разнообразных деловых писем – важная часть работы представителей бизнеса. Благодаря таким письмам они получают возможность эффективно и оперативно решать коммерческие вопросы.

• Специальный бланк и пример
• Просмотр в интернете
• Бесплатная загрузка
• Гарантия безопасности

Какие деловые письма бывают

Для комфортного ведения деловой переписки стоит знать основные типы писем:

• письмо с просьбой о чем-то;
• письмо с запросом информации;
• письмо с напоминанием о чем-то;
• письмо о изменении реквизитов;
• письмо с коммерческим предложением;
• письмо с гарантийными условиями;
• рекламное письмо для привлечения внимания;
• письмо с поздравлениями;
• письмо с благодарностью;
• информационное письмо для предоставления фактов и данных;
• письмо с претензией или жалобой и т.п.

Также необходимо уметь правильно отвечать на все эти письма в рамках деловой переписки, соблюдая установленные стандарты и форматы.

Кто должен выступать в роли автора письма

Важно всегда добавлять подпись в деловые письма. Написанием таких писем может заниматься сотрудник компании, ответственный за данную функцию, или лицо, уполномоченное директором. Обычно это делает специалист или руководитель структурного подразделения, отвечающего за соответствующую тематику.

Однако независимо от автора письма, оно всегда должно быть утверждено руководителем, так как выступает от имени компании.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, это особая структура. В каждом письме обязательно должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое обращение по имени (в формате «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

К письму могут быть приложены различные дополнительные документы, фотографии и видео доказательства — в случае их наличия, это необходимо указать в основном тексте.

Перед отправкой письма, при необходимости, оно регистрируется в журнале исходящей документации, где ему присваивается номер и указывается дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении электронного послания необходимо уделять особое внимание правильности написания, соблюдению правил и норм русского языка в отношении лексики, грамматики, пунктуации и прочего. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько искусно сформулированы и оформлены мысли в сообщении.

Письмо нужно составлять в правильной форме, не распыляясь по деталям, достаточно кратко и содержательно. Каждая новая тема должна быть отделена от предыдущей параграфом, который, при необходимости, разделить на подпункты. Кроме того, лаконичное и ясное письмо позволит получателю понять, что автор ценит его время.

В данном случае поговорка «краткость — сестра таланта» очень уместна.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В корпоративных электронных письмах недопустимо использование разговорного или неофициального стиля, а также избыточно формального текста и клише. Также стоит избегать сложных выражений, использования множества причастий и деепричастий, а также специальной терминологии, понятной только узкому кругу специалистов.

В письме не рекомендуется включать не проверенную, недостоверную и, тем более, ложную информацию.

Следует помнить, что такой тип сообщений является не только обычной деловой перепиской, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут иметь юридическую значимость.

Как отправить письмо

Существует несколько основных способов отправки официальных посланий.

1. Первый способ, который является наиболее современным и быстрым, заключается в использовании электронных средств связи. Это очень удобно и оперативно, также позволяет отправить информацию практически без ограничений по объему. Однако есть один недостаток – при большом количестве почты у получателя письмо может легко потеряться или попасть в папку «Спам». Поэтому, при отправке писем таким способом, рекомендуется также убедиться в том, что письмо было доставлено (например, сделав простой телефонный звонок).
2. Также вы можете передать свое сообщение по факсу или с помощью различных мессенджеров, если у вас есть достаточно тесные отношения с партнером и такой способ коммуникации вполне подходит для вас.

Как написать деловое письмо. Правила, примеры и образцы

Сегодня уже редко встретишь деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке. Большинство переговоров переехало в электронную почту, социальные сети и мессенджеры. Однако это не означает, что деловое письмо устарело и потеряло свою актуальность.

При совершении любой переписки необходимо придерживаться определенных правил. Более того, нормы могут различаться в зависимости от места коммуникации и адресата. Сегодня мы предлагаем вам ознакомиться с основными видами деловых писем и правилами, которые следует соблюдать при коммерческой переписке.

Что такое деловое письмо

Теперь все электронные письма и сообщения, связанные с коммерческой деятельностью, организационными и текущими вопросами компании, можно отнести к данной категории. Ранее при написании делового письма соблюдались жесткие правила, а теперь необходимо адаптировать стиль в зависимости от ситуации и учета специфики канала общения.

Руководствуйтесь общими правилами деловой переписки: ​

1. Используйте нейтральный тон общения. Избегайте фамильярности, грубости и чрезмерной учтивости.
2. Будьте краткими и четкими в передаче информации. Избегайте длинных вступлений и неясных формулировок. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без лишнего воды и избыточной информации. Рекомендуется, чтобы объем не превышал одну страницу, оставшуюся информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение предназначено конкретному человеку.
4. Четкая структура. Читать один сплошной текст затруднительно.
5. Размер текста подстраивается под средство коммуникации. Не следует отправлять несколько сообщений в мессенджере или длинное письмо на несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно при первом обращении. Узкоспециализированная переписка может быть исключением.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается невежливым поведением.
8. Хорошо указывайте отправителя, а также все доступные контакты.

В зависимости от получателя и цели делового письма, можно выделить следующие типы: ​

1. Документы, касающиеся сотрудничества. Обычно это стандартные документы. Они могут быть одинаковыми для всех получателей (циркулярные) или персонифицированными. В последнем случае указывается имя конкретного человека или его должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
2. Общение с партнерами по работе. С помощью этого общения решаются текущие вопросы, осуществляются запросы и разрешаются возникающие проблемы в процессе работы.
3. Письма клиентам. Можно информировать их о новых товарах, акциях и других событиях. Обычно формируется база клиентов, по которой происходит рассылка.
4. Общение с государственными органами, предупреждения до суда, разрешение юридических вопросов.

Как использовать в современном мире

Варианты использования делового письма:

1. Коммерческие предложения. Они обычно отправляются холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и преимущества сотрудничества.
2. Email-рассылка. Этот вариант предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и многое другое.
3. публикация пресс-релизов. В большинстве случаев их отправляют в средства массовой информации и интернет-порталы. Они содержат информацию о текущих или предстоящих событиях, важные сведения о компании, а также другие новости, которые могут привлечь внимание аудитории.
4. поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из остальных и ясно демонстрирует его профессиональные навыки.
5. публикация статей. Автор или компания создают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. рассылка сообщений о проводимых акциях и выгодных предложениях через мессенджеры и социальные сети. Обычно они отправляются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы для определенного канала коммуникации.
7. Методы увеличения лояльности. Один из способов повышения лояльности клиентов – это отправлять им поздравления с различными праздниками. Также важно хотя бы один раз в год выразить благодарность за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркнуть значение партнера или клиента для нашей компании.

Рекомендуется придерживаться делового стиля общения и следовать указанным ниже правилам при взаимодействии с клиентами или партнерами.

Коммерческое предложение в письменном виде. Из основных достоинств можно отметить лаконичность изложения и ясную формулировку предложения.

Массовая рассылка электронных писем. В данном примере, акцент сделан на менее официальную форму коммуникации. Создается впечатление, что тебе пишет старый знакомый или партнер, и это вызывает доверие.

Официальное сообщение в прессе. Кратко раскрыта основная новость, к письму приложены документы с более подробной информацией.

Уведомления о скидках и акциях.

Как правильно составить и написать деловое письмо

1. Процесс написания коммерческого письма будет разобран поэтапно. Подход можно адаптировать в зависимости от средства связи. Чаще всего выбирают электронную почту, потому что сообщения в ней легко найти и письмо можно оформить в соответствии с правилами.
2. Первым шагом является определение цели письма. Подумайте, какие факторы могут повысить вероятность положительного результата. Формулировка должна быть максимально конкретной.
3. Имя отправителя должно быть ясным и понятным, без цифр и непонятных названий. В противном случае, письмо может попасть в спам. Лучший вариант — указать название компании или имя и фамилию.
4. Выбор заголовка или темы электронного письма. Если вы справились с первым пунктом, то с этим этапом не возникнет вопросов. Главное — чтобы заголовок не был слишком длинным и запутанным.

Если сообщение отправлено по рекомендации или в результате переговоров на встрече или выставке, обязательно укажите это.

5. Содержание сообщения. Старайтесь излагать информацию коротко и по существу.

Идеально, если она помещается в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте официальностей и сложных словесных конструкций, которые могут быть трудными для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.

7. При необходимости, прикрепляйте файлы. Не нужно добавлять прайс-лист или описание услуг в теле письма.

Важно указать, что эти документы находятся в приложении. 8. Не забудьте правильно оформить подпись.

Рекомендуется создать шаблон, который будет изменять только тему и текст письма. Таким образом, вы упростите свою работу и придадите всем письмам единый стиль.

Деловое письмо образец. Образцы деловых писем

Данная статья предоставляет информацию о работе с трудными письмами, которые часто возникают при деловом общении, а также представляет примеры деловых писем. Это письма, которые нужно написать в случае нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Успешное разрешение трудностей при написании «трудных» писем обеспечивают:

• Грамотная установка на партнерство во взаимодействии: твердая, но корректная установка
• Выбор подходящего стиля письма (официально-деловой или доверительно-деловой)
• Оперирование фактами, произносящееся грамотно и логично.

Эталоны писем, связанных с деловой сферой.

Деловое письмо. Образец упрашивающего письма (предположение — партнерство, стиль — официально-деловой, крепкое оперирование фактами)

С целью обеспечения качества и надежности прибора КИП-12, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, мы обращаемся к вам с просьбой: рассмотрите возможность предоставить Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности прилагаются). Предоставленные вами данные позволят институту собрать необходимую информацию для анализа, провести мониторинг и способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Пожалуйста, сообщите нам свое решение относительно помощи, которую вы можете предоставить. Если вам требуется дополнительная информация для принятия решения, пожалуйста, также укажите это в ответном письме.

Команда Технического бюро

Деловое письмо. Пример просьбы (партнерство – стиль, основанный на доверии, убедительное использование фактов)

Пожалуйста, уведомите нас о вашей готовности оказать нам помощь. Если вам требуются дополнительные комментарии или у вас возникли вопросы — мы готовы на них ответить.

Мы будем очень благодарны за ваш ответ.

Руководитель Технического бюро

Деловое письмо. Пример письма-просьбы и пример письма-претензии.

Письмо-просьба

(запрос — партнерство; стиль — конфиденциально-деловой; убедительное использование фактов)

Письмо-претензия

(запрос — партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное использование фактов)

Мы обратились к вам с просьбой решить ситуацию, которая возникла с реализацией проекта АБС.

Согласно условиям контракта А-122 от 07.02.2010, пункт 4.3, ООО «Стар» обязано отправить контрольные образцы продукции ОАО «Росстанс» за 60 дней до начала плановой поставки. Однако на данный момент мы не получили никакой информации о отправке контрольных образцов.

Верим, что эту ситуацию можно исправить, поскольку до этого у нас не было никаких проблем в сотрудничестве с вашей компанией, и мы всегда соблюдали все условия контракта.

Мы надеемся, что ваш ответ поможет прояснить ситуацию и снять наши опасения относительно успешной реализации проекта.

От имени руководства ОАО «Росстанс» я обращаюсь к вам по поводу необходимости решить проблему, возникшую в процессе реализации проекта АБС.

Мне приходится сообщить, что эта ситуация вызывает у нас большое беспокойство.

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010, пункт 4.3, ООО «Стар» обязано отправить контрольные образцы продукции в адрес ОАО «Росстанс» за 60 дней до начала плановой поставки продукции и сообщить об этом ОАО «Росстанс».

В связи с данной ситуацией, возникает серьезное беспокойство у ОАО «Росстанс» относительно способности ООО «Стар» выполнять свои обязательства, что может привести к применению предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010 штрафных санкций.

Вы можете воспользоваться нашей информацией и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для Вас будет гораздо менее трудоемким.

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

Поделиться в социальных сетях

Как написать официальное письмо в организацию

Деловое письмо, направленное в организацию, представляет собой официальный документ коммерческой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос. Оно служит инструментом взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и других аспектов деловых отношений.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила широкое распространение, поскольку помогает устанавливать и регулировать отношения в различных областях. Передача информации стала более простой, и сейчас широко распространены электронная почта и мессенджеры. Однако традиционная почта также продолжает использоваться, и образец официального письма от одной организации к другой применяется в различных ситуациях обмена информацией.

Переписка может использоваться для установления деловых связей, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация деловой переписки между контрагентами зависит от ее содержания:

• Переписка, связанная с гарантией выполнения текущих или будущих обязательств. В таких письмах часто встречаются фразы вроде «прошу произвести погрузку, гарантирую оплату» или «признаю долг, гарантирую оплату до …»;
• Прошу или просим прислать информацию, документацию и т.д.
• Приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу.
• Извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов.
• Обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением.
• Напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа.
• Сопроводительная, например, опись вложений.
• Поздравление.
• Требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Не существует универсальных бланков для всех случаев, но имеются правила организации документооборота и рекомендации:

• Составить документ на специальном бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто его отправитель;
• Использовать стандартную структуру: адресная часть, описание, подпись и дата, и расположить эти реквизиты на странице. Адресная часть должна находиться в правом верхнем углу, а тема и название — по центру. Подпись и дата должны быть отделены от основного текста;
• Разделить основной текст на абзацы, чтобы он был удобнее для чтения, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• В обращении следует использовать имя и отчество руководителя;
• Указать исполнителя и контактные данные, чтобы получатель знал, с кем можно обсудить интересующие его вопросы;
• Советуем использовать экспресс-почту для отправки документации в указанный срок.

Пример письма — это шаблон, по которому следует написать официальное письмо:

• Неправильное оформление темы. Если текст состоит из нескольких абзацев, рекомендуется указать тему в верхнем левом углу, чтобы читателю было понятно, о чем речь, и не возникало путаницы в дальнейшем;
• Использование формальных обращений;
• Использование жаргона;
• Личные вопросы;
• Ошибки в именах, названиях, адресах;
• Высокомерный тон;
• Назойливая рекламная реторика;
• Орфографические ошибки.

Подробнее: обязательные элементы официального письма

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как оформить официальное письмо, не регулируется действующим законодательством. Организация имеет право создать собственный унифицированный бланк. Правила, изложенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016, являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТе перечислено 30 реквизитов деловой документации и порядок их расположения. Эту информацию можно использовать в делопроизводстве.

• Заголовок или тема — краткое описание содержания письма, который располагается в верхнем левом углу;
• Обращение к адресату — размещается по центру;
• Преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в контекст письма;
• Основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• Заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• Подпись.

Рекомендации по составлению:

• Следует использовать достоверные источники информации;
• Информацию необходимо представлять лаконично и понятно;
• Предпочтение следует отдавать деловому стилю;
• Нельзя применять сокращения, даже широко используемые;
• Не рекомендуется вносить исправления.

На практике принято, что каждое письмо посвящается определенной теме, однако все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. В случае обсуждения одного договора, допускается сразу излагать замечания по всем его пунктам.

Образцы

Пример составления письма-обращения:

Организация с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Приглашение на выставку товаров

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаем Вас принять участие в выставке товаров сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24 октября 2024 года по адресу нашей организации в 10:00. На ней будут представлены образцы товаров с целью оценки, выбора и заключения договоров на поставку.

Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Почта: info@clubtk.ru, сайт: http://www.clubtk.ru

Пример написания официального письма:

от Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Хотел бы сообщить вам, что я заинтересован в заключении договора аренды помещения площадью 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, чтобы использовать его для цветочного магазина. Пожалуйста, отправьте мне образец договора аренды для просмотра.

тел. (819) 555-333, электронная почта: ivanov.er@mail.ru

По теме: можно ли отправить письмо с датой в прошлом