Каждый сотрудник обращается к кадровику с просьбой о выдаче справки о месте работы. Этот документ необходим для использования в банке, турфирме, суде, при поиске новой работы и так далее. Как правильно оформлять справки, чтобы избежать повторной работы, читайте в данной статье.
- Содержание:
- Кому обязан работодатель выдать справку
- Кто должен подписать справку и как удостовериться, что она была выдана
- Какие справки запрашивают работники
С первого взгляда, оформление такого документа кажется простым. Однако, при этом часто возникают ошибки. Наиболее распространенная ошибка — подписание справки неуполномоченным лицом.
В результате, документ не принимается у работника, и ему приходится повторно обращаться в отдел кадров для переоформления справки.
Кому работодатель обязан выдать справку
Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить сотруднику справку о его заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах, стаже работы в компании и других деталях по его заявлению в течение трех рабочих дней. Это правило распространяется также на бывших сотрудников (ссылка на определение Московского городского суда от 8 сентября 2011 года по делу № 33-28750). Законодательство не устанавливает ограничения по срокам, в течение которых работник может обратиться за необходимыми документами после увольнения.
Следовательно, работодатель обязан предоставить справку в любое время, когда о ней будет попросить сотрудник.
Справку о заработной плате за два предыдущих календарных года, выдают сотруднику в день его увольнения без необходимости письменного заявления. Однако, если бывший работник обратится к работодателю с запросом на получение данной справки, ему потребуется подать заявление, а работодатель должен выдать справку в течение трех рабочих дней согласно пункту 3 части 2 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года.
Выдача справки о работе или заработной плате сотрудника третьим лицам возможна, если работник предоставит работодателю доверенность на это (согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ и абзацу 2 пункта 3 статьи 29 Налогового кодекса РФ). По запросу прокурора, следователя, дознавателя, суда или судебного пристава справку с места работы должны предоставить без согласия сотрудника (в соответствии со статьей 21 Уголовно-процессуального кодекса РФ, статьей 57 Гражданского процессуального кодекса РФ и пунктом 2 части 1 статьи 64 Закона № 229-ФЗ от 2 октября 2007 года).
Кто подписывает справку и как подтвердить, что ее выдали
Для придания юридической силы справке с места работы требуется подпись руководителя организации или уполномоченного сотрудника. Обычно это лицо, занимающее должность директора по персоналу или начальника отдела кадров, но может быть также обычный сотрудник отдела кадров. Главное условие — чтобы руководитель делегировал этому лицу полномочия по подписанию справок.
Это требования, которые отражены в инструкциях по делопроизводству, приказе об распределении обязанностей, трудовом договоре данного сотрудника и доверенности (согласно статье 8 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, а также статье 185 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Если справка содержит информацию о заработной плате или другие финансовые сведения, то помимо руководителя или уполномоченного работника, ее также подписывает главный бухгалтер. Подписи должностных лиц на справке заверяются печатью организации, если она имеется.
Иногда сотрудники отдела кадров выдают справки о трудоустройстве без соответствующих полномочий. В случае требования такой справки со стороны работника, ему могут отказать в ее приеме или потребовать подтверждение полномочий лица, подписавшего ее.
Работодатель может вести журнал регистрации выданных справок (пример ниже). Этот журнал не является обязательным, однако он может быть полезен для подтверждения факта выдачи документов и указания получателей и дат выдачи в случае конфликтной ситуации, если работник будет утверждать, что ему не предоставляли справку. В журнале предусмотрите возможность для сотрудников расписаться и указать дату получения справки.
Образей. Журнал регистрации справок с места работы
Однако, сотрудник вправе обратиться за справкой, для которой закон не предусматривает установленной формы. В таком случае, документ составляется в свободной форме. Рассмотрим, для каких справок сотрудники чаще всего обращаются.
