Исходя из законодательства, предприятия должны сопровождать отправку материальных ценностей соответствующими документами, например, товарной накладной. Возникает вопрос, обязательно ли использование ТОРГ-12 в 2023 году и как правильно заполнять данный документ.
Товарная накладная — что это за форма
В пункте 132 постановления Госкомстата от 25.12.1998 года говорится о том, что ТОРГ-12 является стандартизированной бланком, который часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации имеет право использовать не только вышеперечисленный документ, но и другие виды накладных (см. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Часто предприятия применяют универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя и товарную накладную, и счет-фактуру.
Альбом унифицированных бланков, включая первичную учетную форму по ОКУД 0330212, предусмотрен постановлением Госкомстата № 132. В связи с вступлением в силу закона 402-ФЗ, бухгалтерам больше не требуется использовать унифицированную форму ТОРГ-12. Важно, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты, указанные в законе.
Товарная накладная является удобным документом, который многие предприниматели используют по нескольким причинам:
- она знакома и понятна;
- отвечает требованиям нормативных актов;
- может быть использована в спорных ситуациях, например, при претензиях к качеству товара (согласно закону № 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992);
- подтверждает факт получения или отгрузки товара (согласно статье 458 Гражданского кодекса РФ);
Какими основаниями нужно руководствоваться при заполнении ТОРГ-12
Поскольку товарная накладная является документом, который служит для передачи и приема товаров, основанием для ее заполнения является заключенный договор.
Обычно цена и количество передаваемых товаров указываются в самом договоре или в его приложениях (спецификациях). Есть случаи, когда в соответствии с условиями договора цена товара определяется согласно действующему прайсу компании, а количество товара указывается в заявке от покупателя.
ВАЖНО!
Другой вариант — использование универсального передаточного документа (Письмо ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013).
Полезная информация: как правильно заполнить универсальный передаточный документ
Правила оформления товарной накладной
Заявка на поставку ТОРГ-12 составляется поставщиком. Форма содержит информацию о поставщике, покупателе, названии товара, его количестве и стоимости, данные о лицах, ответственных за отгрузку и получение товара.
Ее заполняют при передаче материальных ценностей. Документ печатается в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой передается покупателю.
Мы собрали основные правила заполнения ТОРГ-12 в таблице:
Данные организации-грузоотправителя (адрес, телефон, факс, банковские реквизиты)
Название товара указывается как полное, так и сокращенное.
Максимально подробная информация (название, контактные данные).
Полное и сокращенное название, адрес и банковские реквизиты.
Так же, как и в поле «поставщик».
Организация-покупатель указывается в случае, если она самостоятельно приобретает и оплачивает груз.
Данные договора или заказа-наряда, на основе которых была произведена сделка, указываются.
Указываются коды ОКУД и ОКПО, а также вид деятельности по ОКДП.
Коды, присвоенные органом статистики при регистрации, указываются.
Поставщик указывает реализованные товары соответствующие их единицы измерения, количество, массу брутто и нетто, цену товара и ставку НДС. Кроме того, указывается сумма товара с и без учета НДС.
Груз получает грузополучатель.
Подпись руководителя или сотрудника, имеющего соответствующие полномочия (приказ, доверенность) ставится.
Также ставится подпись материально ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и т.д.).
Указываются данные доверенности сотрудника, получившего груз. Если руководитель расписался в строке «Груз получил грузополучатель», то данное поле не заполняется.
Груз был получен грузополучателем
Эта графа заполняется, когда груз получает руководитель организации
Здесь ставится печать поставщика
При наличии печати поставщика, она проставляется
Здесь ставится печать грузополучателя
Если груз получен по доверенности, печать не требуется
Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной
В ТОРГ-12 указано, как правильно подписать накладную при приеме товара — обе стороны должны подписать документ: представители продавца и грузополучателя (покупателя). Со стороны покупателя подпись оставляют и руководитель, и сотрудник, который принимал поставку. А со стороны поставщика документ подписывают работник, ответственный за поставку, главный бухгалтер (при наличии) и сотрудник, отпустивший груз.
У нас есть уникальный образец ТОРГ-12 для вас:
Полезными также будут: инструкции по оформлению документа ТОРГ-2
С появлением электронного документооборота первичные документы все чаще оформляются в электронной форме. Это разрешено законом № 402-ФЗ от 06.12.2011, частью 5 статьи 9.
У электронной формы есть утвержденный стандарт для передачи через телекоммуникационные каналы связи с помощью оператора электронного документооборота (согласно приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Использование электронного варианта с электронной цифровой подписью позволяет быстро обмениваться документами с контрагентами и предоставлять их по требованию налоговых инспекторов.
Связанное с этим: электронный документооборот на предприятии
Сроки хранения ТОРГ-12
Начиная с окончания отчетного года, бухгалтер должен начать отсчет срока хранения накладной. Чтобы определить этот срок, следует обратиться к статье 29 закона № 402-ФЗ: для всех первичных документов он составляет не менее пяти лет после окончания отчетного года. Такой же срок должен соблюдаться и для ТОРГ-12, но только в том случае, если данная накладная не подтверждает размер убытка, который будет перенесен на будущее.
Если такой перенос происходит, то в соответствии со статьей 283 НК РФ накладную ТОРГ-12 необходимо хранить на протяжении всего срока, в течение которого уменьшают налоговую базу текущего периода на суммы ранее полученных убытков.
Дополнительно: информация о сроках хранения бухгалтерских документов в организации
Ответственность за составление и учет
Внимание к деталям заполнения документации является важным аспектом работы для сотрудников компаний. Это позволяет уменьшить правовые и налоговые риски, связанные с деятельностью организаций. Особое внимание следует уделить наличию печати! Например, печать не является обязательным элементом (не указана в списке обязательных элементов в соответствии с Федеральным законом 402-ФЗ).
Однако, в товарной накладной ТОРГ-12 печать должна быть проставлена, так как она предусмотрена формой. Иногда возникают разногласия с налоговой инспекцией при зачете НДС по этому вопросу. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в ТОРГ-12 печать можно не ставить.
В этом случае достаточно приложить доверенность к накладной и обеспечить их совместное хранение.
Те лица, которые расписались в форме от имени продавца и получателя груза, также несут уголовную ответственность в случае кражи или хищения товара. Бухгалтерам следует обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при его принятии для учета.
Если товар возвращается поставщику, то покупатель заполняет документ ТОРГ-12: происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются теми же. Предприятия, которые используют УПД вместо ТОРГ-12, составляют не обратную реализацию, а выписывают корректировочный документ.
Товарная накладная ТОРГ-12: бланк, образец заполнения
Ведущий специалист группы «Бухгалтерия и отчетность» на портале buhsoft.ru. Опыт работы бухгалтером в крупной компании с филиалами в разных регионах насчитывает 13 лет. Имеет успешный опыт прохождения налоговых и аудиторских проверок.
Основная специализация — составление бухгалтерской и налоговой отчетности.
Товарная накладная является первичным документом для отгрузки товаров или иных материальных ценностей. В данной статье представлена информация о накладной ТОРГ-12, ее бланке и образце, а также полезные справочники и ссылки.
Читайте дальше в статье:
- Полезные документы для взаиморасчетов с контрагентами
- Виды товарных накладных
- Бланк формы ТОРГ 12
- Пример заполнения накладной
- Поле 3 в форме ТОРГ 12
- Создание собственной формы накладной
- Универсальный передаточный документ как накладная
Товарная накладная — это первичный документ, который составляют при отпуске товаров и других материальных ценностей покупателю или контрагенту. Товарная накладная при отгрузке товаров у отпускающей стороны служит основанием для списания материальных ценностей, а у получающей стороны — основанием для их оприходования.
В настоящее время товарную накладную можно оформить по типовой форме или на бланке, созданном самостоятельно отпускающей стороной. В любом случае юридическую силу имеет только та товарная накладная, в которой содержатся все обязательные реквизиты «первички». Чтобы не проверять их наличие в каждом документе, удобно автоматически составлять товарные накладные в программе БухСофт.
Программное решение БухСофт позволяет автоматически создавать первичные документы с актуальными данными, а также учитывать все изменения законодательства и требования к «первичке». Сформированный в программе документ легко сохранить и распечатать. Воспользуйтесь возможностью бесплатного пробного периода:
Другие документы по расчетам с контрагентами
При изучении товарной накладной ТОРГ 12 необходимо обратить внимание на следующие гиперссылки, которые окажутся полезными в рабочем процессе:
Разнообразные бланки, которые применяются для оформления отгрузок товаров или других материальных ценностей, называются товарными накладными. Примерами таких накладных могут быть:
- накладная ТОРГ 12;
- товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме № 1-Т;
- универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «2»;
- иные первичные документы, связанные с подтверждением передачи товаров.
Однако самый популярный и широко используемый документ — это товарная накладная ТОРГ 12. Давайте начнем с него.
Статьи по теме
Бланк товарной накладной ТОРГ 12
ТОРГ 12: образец заполнения
Товарную накладную ТОРГ 12 оформляет специалист по учету товаров или других материальных ценностей от имени передающей стороны. Накладная ТОРГ 12 составляется в двух экземплярах:
- первый экземпляр — для передающей стороны, чтобы отразить выбытие товаров или других материальных ценностей;
- второй экземпляр — для получающей стороны, чтобы оприходовать полученные товары или материальные ценности.
Заполнение образца накладной ТОРГ 12 предполагает подписи ответственных лиц передающей стороны, включая:
- лица, разрешившего отгрузку;
- лица, отпустившего товары или материальные ценности;
- главного бухгалтера.
Со стороны контрагента товарная накладная ТОРГ 12 подписывается ответственным сотрудником, получившим товары или материальные ценности.
Обрати внимание: умный работник получателя товаров должен предоставить передающей стороне актуальную доверенность, данные которой указываются в товарной накладной ТОРГ 12 в разделе «По доверенности.
При заполнении документа ТОРГ 12 необходимо указать код товара в графе 3. Однако, правила заполнения этого документа, установленные Госкомстатом 25.12.1998 года № 132, не определяют, какой именно код следует вписывать. В результате существует два варианта действий.
- В графе 3 можно указать внутренний номенклатурный номер товара или иного отгружаемого имущества.
- В ТОРГ 12 накладной можно проставить код товара из Общероссийского классификатора продукции ОКПД2.
Если выбран второй вариант, то код, указанный в графе 3, позволит однозначно идентифицировать товар или материально-имущественное ценное отношение с точки зрения налогообложения НДС. Объясняется это тем, что Общероссийский классификатор продукции ОКПД2, утвержденный Росстандартом приказом от 31.01.2014 года № 14-ст, включает в себя коды товаров, подлежащих налогообложению по сниженной ставке в 10%. К таким товарам относятся продукты, указанные в постановлении от 31.12.2004 года № 908, а также товары, произведенные в России или импортированные.
- Продукты из постановления от 31.12.04 № 908;
- товары для детей постановлением от 31.12.04 № 908;
- книги и печатная продукция постановлением от 23.01.03 № 41;
- медицинское оборудование, лекарства и медицинские товары постановлением от 15.09.08 № 688.
Таким образом, если в третьем столбце товарной накладной ТОРГ 12 установить код по ОКПД2, это будет дополнительным доказательством того, что льготная ставка НДС была применена законно.
Товарная накладная, разработанная самостоятельно
Использование формы ТОРГ 12 товарной накладной не является обязательным, хотя она представлена в альбоме унифицированной документации по торговым операциям. С 2013 года фирмы и предприниматели, включая тех, кто занимается торговлей, имеют возможность создавать собственные шаблоны вместо типовых бланков. Единственное требование при этом заключается в наличии всех обязательных реквизитов «первички» в соответствии с Законом о бухгалтерском учете.
К таким реквизитам относятся:
- название документа;
- дата составления документа;
- название лица, составившего документ;
- описание отгрузки товаров;
- количественные и денежные показатели отгрузки с указанием единиц измерения;
- должности ответственных лиц;
- фамилия, имя и отчество ответственных лиц, а также их подписи.
Если деятельность организации или предпринимателя требует указания дополнительной информации, которая не предусмотрена в стандартном бланке товарной накладной, то целесообразно использовать нетиповой бланк. Например, если предпочтительно составлять документ в иностранной валюте или в долларах.
Для использования нетипового бланка товарной накладной необходимо выполнить следующие действия:
- Утвердить самостоятельно созданную товарную накладную у руководителя;
- Включить этот бланк в учетную политику;
- Согласовать применение нетиповой товарной накладной с контрагентами.