Запись о задержке на работу: вопросы учета рабочего времени и актов

Составление акта о задержке производится, если сотрудник фирмы приходит на работу после указанного в его контракте времени начала рабочего дня.

• Образец и бланк акта
• Просмотр онлайн
• Бесплатное скачивание
• Безопасность гарантирована

Кто следит за рабочим временем персонала

У каждой большой компании имеется сотрудник, ответственный за учет рабочего времени персонала. Обычно это:

• специалист кадрового отдела;
• представитель охранной службы;
• руководитель структурного подразделения;
• секретарь.

В специальном журнале данный сотрудник фиксирует время прибытия сотрудников на работу, а также их ухода домой.

Такая практика позволяет работодателю точно определить, сколько времени провел каждый подчиненный на рабочем месте, выполнены ли все часы работы, насколько соблюдается трудовая дисциплина и предписания режима труда и отдыха на предприятии.

Ситуации, в которых без составления акта об опоздании на работу не обойтись

В каждой организации существует своя рабочая система. Есть места, где у работника достаточно свободный график — главное отработать необходимые 8 часов в день или 40 часов в неделю. А в других местах даже опоздание на одну минуту считается серьезным нарушением (чаще всего на крупных промышленных предприятиях с непрерывным производственным циклом).

Как правило, если сотрудник без веских оснований и уважительных причин опоздал на работу, он старается договориться с работодателем. И чаще всего это удается. Однако такой мирный способ урегулирования ситуации не подходит, если сотрудник постоянно опаздывает, а также если его поведение вызывает неприязнь и является неприемлемым.

В таких ситуациях представитель работодателя, вероятнее всего, составит акт о просрочке пункта. Этот документ будет иметь большое значение, и на его основании сотрудник-нарушитель может быть подвергнут дисциплинарному воздействию (вплоть до увольнения при повторных просрочках).

Кто формирует акт об опоздании

Обычно акт о задержке составляется работником, ответственным за учет рабочего времени сотрудников.

Работник, опоздавший, также должен поставить свою подпись в акте. Если по каким-либо причинам он не желает этого делать, это должно быть обязательно отражено в акте.

Особенность акта, общие сведения

Сначала предоставим общую информацию, которая касается всех подобных документов:

1. На данный момент не существует унифицированного образца акта. Это означает, что его можно писать в свободной форме или использовать шаблон документа, если он есть в организации.
2. Любой акт должен иметь определенную структуру, включающую «шапку» — начало документа, основную часть и заключение.

Кроме этого, необходимо учесть, что акт возможно составить на обычном чистом листе любого подходящего формата (приоритетно А4) или на специализированном бланке организации. Допускается печатать акт на компьютере (с последующей печатью) или писать от руки (без исправлений, ошибок и черновиков) — все это не имеет значения для определения законности документа.

Акт подготавливается в двух экземплярах, которые должны быть одинаковыми по содержанию и обладать одинаковыми правами. Один экземпляр документа остается у работодателя, а второй передается сотруднику, пришедшему на работу с опозданием.

Образец документа

Первый пункт документа содержит следующую информацию:

• Наименование документа;
• Дата составления акта;
• Место (город/населенный пункт), где зарегистрирована организация-работодатель.

Затем следует основная часть, включающая в себя:

• Должностное лицо, составляющее акт (должность, ФИО);
• Другие лица, присутствовавшие при составлении документа;
• Персональные данные нарушителя трудовой дисциплины;
• Время, когда нарушитель прибыл на рабочее место. Также необходимо указать насколько работник опоздал (в часах и минутах).

В случае необходимости можно расширить данное документирование другими соответствующими данными с учетом конкретных ситуаций.

В заключение все присутствующие личности должны поставить свою подпись под актом.

После составления акта

После полного заполненного бланка и ознакомления его нарушителем трудовой договор, документ следует передать для рассмотрения директору. На его основе руководитель принимает решение либо о выдаче замечания подчиненному (обычно в первый раз), либо о применении более серьезного вида наказания.

После этого акт направляется в отдел кадров, где прикрепляется к личному делу работника и хранится в течение всего срока действия трудового договора. После увольнения лица, в отношении которого был составлен акт, он передается в архив предприятия, вместе с другими кадровыми документами, имеющими отношение к уволенному сотруднику.

Докладная записка об опоздании на работу

Докладная записка относительно просрочки работы — это официальный документ, который непосредственный руководитель нарушителя трудовой дисциплины направляет директору компании, с просьбой применить меры в отношении работника. Сегодня мы расскажем, что считается просрочкой работы, какое воздействие будет применяться к нарушителю, и какую роль имеет докладная записка во всей процедуре.

Файлы для скачивания:

Опоздание на работу

Ситуацией на работе, которая вызывает больше всего недовольства – это опоздания. Этот факт можно отнести к нарушениям рабочей дисциплины, с которыми сталкивается каждый человек. Нельзя сказать, что опоздание всегда связано с плохим управлением временем, поэтому нельзя полностью винить сотрудника.

Например, можно застрять в лифте многоэтажного дома, попасть в аварию и остаться на месте происшествия до составления протокола и так далее. Обычно, в случае такого опоздания, когда причины очевидны, не составляют официального акта и даже не высказывают устные замечания.

Ситуация с опозданиями стала совершенно иной, когда для сотрудника они стали чем-то вроде нормы. Работодатель закрепляет график рабочего времени внутренними правилами в своем локальном нормативном акте — правилами внутреннего трудового распорядка. В этих правилах регулируется время работы, отдыха и технического перерыва.

Если рабочий день начинается в 8:00, то появление на рабочем месте в 8:01 уже может считаться опозданием.

Наказание от работодателя

Никакой изюминки нету в опаздыванию сотрудников, особенно, если речь идёт о законном труде между работником и работодателем. Трудовой кодекс Российской Федерации предоставляет организациям способ дать отпор неразумным работникам в виде замечания, выговора и увольнения. Какую именно меру наказания предпочесть, будет указывать руководитель компании, исходя из обстоятельств сложившейся ситуации и норм закона.

Докладная записка об опоздании на работу

Докладная записка относительно просрочки работы — это официальный документ, который непосредственный руководитель нарушителя трудовой дисциплины направляет директору компании, с просьбой применить меры в отношении работника. Сегодня мы расскажем, что считается просрочкой работы, какое воздействие будет применяться к нарушителю, и какую роль имеет докладная записка во всей процедуре.

Файлы для скачивания:

Форма документа

Отсутствует законодательная норма, которая бы регулировала форму докладной записки по любому поводу. Тем не менее, предприятие может само установить свои бланки для различных ситуаций. Таким образом, внутриорганизационный документооборот становится более упорядоченным и структурированным.

Если на предприятии не установлены шаблоны, придется составлять докладную самостоятельно. Для этого понадобится синяя или чёрная ручка, чистый лист бумаги формата А4. Возможно также оформление документа в печатном виде, однако это необязательно.

Как правило, записки составляются вручную.

Инструкция по составлению записки

Чтобы докладная записка долетела до высшего руководства организации, необходимо, чтобы ее внешний вид соответствовал требованиям. Для этого мы должны освежить в памяти общие правила делового документооборота.

В дальнейшем тексте данного документа мы информируем о случившемся инциденте на нашем предприятии, подтверждаем, что один из наших сотрудников опоздал на работу, о чем был составлен соответствующий акт. В деталях мы раскрываем все необходимые сведения: дата и время опоздания, ФИО и должность нарушителя, а также подобные данные о свидетелях, которые зафиксировали данный дисциплинарный проступок. Затем мы обращаемся к руководству и просим принять решение по поводу этого опоздания.

Как уже было отмечено ранее, у нас есть возможность попросить официального письменного замечания, объявить выговор или не предпринимать никаких мер.

После завершения работы с данным документом необходимо указать дату его составления и подтвердить всю вышеизложенную информацию собственной подписью и расшифровкой (фамилия и инициалы). Окончательный вариант можно передать руководству для рассмотрения.

Примерный шаблон

Один месяц — такой срок давности предусмотрен статьей 193 Трудового кодекса для привлечения к дисциплинарной ответственности. Поэтому важно не откладывать составление докладной записки, если вы планируете наказать нарушителя. Как только директор примет решение, он должен выдать распоряжение отделу кадров о выполнении задачи.

• Пример записки о прогуле на работе
• Шаблон записки о прогуле на работе

Докладная записка об опоздании работника на работу

Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте

Актуальные модели бланков в соответствии с последними изменениями законодательстваСоветы и рекомендации по правильному заполнению, разработанные опытными специалистамиВозможность электронной отправки отчетных форм в Федеральную налоговую службу / Фонд социального страхования / Пенсионный фонд / Федеральную службу государственной статистикиАвтоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой

Первые 3 дня бесплатно

После оформления вашего заказа, вы мгновенно получаете возможность воспользоваться всеми предоставленными бланками. Вы можете создавать и редактировать различные отчеты по своему усмотрению. Благодарим вас за доверие и обращение! Мы уже получили вашу заявку и в ближайшее время наш опытный менеджер свяжется с вами.

Желаем вам успешного дня!

Все возможности сервиса «Моё дело»

Мы понимаем, что никто не хочет платить налоги. Но, по крайней мере, мы поможем вам не переплачивать. Наш сервис автоматически рассчитает ваши налоги и взносы, а также предложит вам все доступные способы для их снижения.

Теперь вы можете сдавать отчетность, не выходя из дома. Наш сервис автоматически сформирует отчет для вас, проведет его проверку и отправит онлайн. И вы всегда сможете узнать о состоянии вашего отчета и получить ответы на вопросы от наших инспекторов в любой момент.

Не забывайте о сотрудниках. Взносы, зарплата и другие выплаты автоматически рассчитываются. Для оформления сотрудников вам потребуется всего один клик, чтобы сформировать полный пакет необходимых документов.

Сотрудничество с банками стало еще более удобным. Вы можете моментально выгружать платежные поручения для отправки в банк, а также загружать выписки из банка прямо в наш сервис. Теперь вы всегда будете иметь полный контроль над движением денежных средств.

Мы несём все финансовые риски, чтобы вам было спокойно. Наши обязательства полностью застрахованы на сумму в 100 000 000 рублей!

С помощью Моё дело.API вы можете легко интегрироваться с другими сервисами, обмениваясь необходимыми данными.

Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Согласно закону, сотруднику не требуется писать объяснительную записку о причинах опоздания на работу. Однако для объяснения отсутствия такая записка все же необходима как для самого работника, так и для руководства и отдела кадров, чтобы тщательно оценить ситуацию и принять соответствующие меры в отношении нарушителя. В данной статье мы расскажем, как правильно составить такую записку и приведем примеры для различных ситуаций.

Зачем нужна объяснительная записка за опоздание

Если сотрудник не явился вовремя на работу, не важно, по какой причине: опоздал, проспал или застрял в пробке, то это рассматривается как нарушение трудовой дисциплины. Однако наказание за это может быть применено руководством компании только при соблюдении определенных юридических требований, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации: начальнику необходимо убедиться, что подчиненный действительно виноват, иначе работник имеет право оспорить привлечение его к дисциплинарной ответственности.

Задержка на работе считается, если человек отсутствует на рабочем месте в течение от 1 минуты до 4 часов. А отсутствие без уважительной причины на рабочем месте более 4 часов уже считается прогулом, за который даже может быть применено увольнение (подпункт «а» пункт 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации).

Необходимо обратить внимание, что для изучения причин опоздания и их объяснения сотрудник должен написать специальную записку в соответствии со статьей 193 Трудового кодекса Российской Федерации. Кроме того, этот документ должен быть представлен в течение двух дней, поскольку это максимальный срок на его подготовку и оформление.

Можно ли отказаться от написания объяснительной записки при опоздании

Этот документ не обязателен для работника и его нельзя принудить к его написанию, так как закон позволяет отказаться от такой бумаги. Это не влияет на то, что работодатель может применить дисциплинарное взыскание в отношении сотрудника. Однако наниматель обязан зафиксировать факт отказа от предоставления дополнительных пояснений в акте, который должны подписать два свидетеля в его присутствии.

Если речь идет о хроническом прогульщике, работодатель вправе уволить сотрудника за многократные нарушения трудовой дисциплины.

Более подробно: как составить акт об отказе от написания объяснения

Как составляется объяснительная записка

Ни в одном законодательном акте не установлены правила о составлении объяснительной записки об опоздании. Однако, если в отделе кадров есть разработанный бланк, его следует получить у сотрудников этого отдела. Следует учесть, что данная записка является внутренним документом, поэтому обращение к руководству должно быть составлено в свободной форме.

• Фамилия, имя, отчество и должность руководителя;
• Фамилия, имя, отчество и должность опоздавшего сотрудника;
• Наименование документа;
• Текст объяснения причин и обстоятельств опоздания;
• Приложение — доказательства (по необходимости);
• Дата составления;
• Подпись сотрудника.

В случае опоздания на работу рекомендуется указывать реальную причину в записке. Иногда сотрудник придумывает причину, которая кажется ему серьезной и уважительной, но отсутствуют доказательства. Такой обман быстро раскрывается, и отношение руководства к такому сотруднику изменяется кардинально.

Обманывать руководство не стоит. Если опоздание произошло без уважительной причины, правильно признать ошибку и оформить соответствующее письменное уведомление.

Эксперты КонсультантПлюс рассмотрели возможные дисциплинарные взыскания за опоздание на работу. Используйте эти инструкции бесплатно.

Часто случается так, что опоздание на работу не является результатом злого умысла человека, а вызвано непредвиденными обстоятельствами. Работодатели обычно понимают такие ситуации. Вероятно, каждый из нас сталкивался с опозданием из-за проблем с транспортом или неблагоприятных погодных условий.

Приведем пример объяснительной записки об опоздании на работу из-за проблем с транспортом (например, наличие пробок):

Иногда возникает необходимость написать объяснительную о пропуске на работу. Здесь работодатель принимает решение о том, насколько уважительной является причина. Если вы пропустили работу из-за того, что проспали из-за забытого будильника, то это оправдание слабое.

Но если вы укажете, что ваш будильник сломался, то такое объяснение выглядит более убедительным. Естественно, будет надежнее, если вы предоставите ремонтную справку из мастерской, в которую вы его отнесли.

За что не вправе наказывать

Существует список причин, которые считаются уважительными. Они включают в себя:

• нездоровье самого работника или его близкого родственника;
• посещение медицинского учреждения или другой государственной организации;
• чрезвычайное происшествие;
• участие в государственных процессах (например, в суде);
• авария в коммунальных системах (прорыв трубы);
• форс-мажорные обстоятельства, которые не зависят от воли сотрудника (например, поломка лифта или задержка транспортного рейса).

Список уважительных причин задержки не определен нормативными документами. Работодатель самостоятельно решает, является ли причина задержки работника уважительной или нет (см. Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ, Определение Конституционного Суда от 17.10.2006 № 381-О).

Если вас постигла неудача по одной из приведенных причин, то лучше всего указать это в записке.

Вот образец того, как можно оправдать свое опоздание по уважительной причине, связанной с коммунальной аварией:

Например, если причина опоздания заключается в посещении медицинского учреждения, приложите к записке справку от врача. В случае коммунальной аварии, приложите справку из ЖЭКа. В противном случае, наказание будет обосновано.

Акт об опоздании на работу: образец

В данной статье:

• Когда нужно составлять акт об опоздании на работу: образец и сроки оформления
• Как составить акт об опоздании на работу и что в него включить
• Какие еще документы необходимо оформить, помимо акта, для применения дисциплинарного взыскания за опоздание

Когда составить акт об опоздании на работу: образец и сроки оформления

Таким образом, основная обязанность работника заключается в своевременном и добросовестном выполнении основных задач, определяющих его трудовую функцию (согласно статье 21 ТК РФ, пункт 2). Все сотрудники организации обязаны строго соблюдать правила трудового распорядка, режим рабочего времени и производственную дисциплину.

Документ, который создают для подтверждения опоздания сотрудника на работу, называется актом. Он играет важную роль в нарушении трудового распорядка, описанного в правилах работы организации. Соблюдение этих правил обязательно.

У работодателя должен быть документ, в котором прописан режим работы конкретного работника, например, трудовой договор. Сотрудник лично подписывает этот документ, что является подтверждением того, что он ознакомился с условиями труда и согласен работать в установленном режиме.

Акт об опоздании сотрудника на работу следует составить, если сотрудник отсутствует на рабочем месте:

• в начале рабочего дня;
• после окончания обеденного перерыва.

Если сотрудник не пришел на работу в указанное время, установленное режимом работы, работодатель может применить дисциплинарное взыскание. Это считается нарушением установленного режима и условий трудового договора.

Образцы, которые пригодятся кадровику любой компании

• 7 образцов записей в трудовую книжку
  Образцы самых необходимых записей в трудовых документах, которые следует иметь под рукой работнику, ответственному за их составление
• Примеры заполнения новой формы ЕФС-1
  Примеры заполнения отчета с учетом новых событий и новых кодов, введенных с 1 января 2025 года
• Уведомление о трудовой деятельности иностранных работников
  Порядок заполнения новой формы, действующей с 7 января 2025 года, и подсказки о том, что еще изменилось в работе с иностранными работниками
• Примеры заполнения карточки №10 для различных категорий сотрудников
  Примеры заполнения карточки №10 для призывников, солдат и офицеров запаса
• Для перехода на новые стандарты выдачи СИЗ требуется 8 документов

Ближайшие бесплатные вебинары для кадровиков

Договор о труде. Предложения, которые нужно проверить в вашем шаблоне
21 марта, вторник. Выступающий: Филиппов Вячеслав, главный редактор журнала «Кадровое дело»

Согласно Трудовому кодексу, опоздание на работу является нарушением трудовой дисциплины. Если сотрудник постоянно опаздывает, работодатель имеет право прекратить трудовые отношения по своей инициативе. Важно отметить, что уволить сотрудника за единичное нарушение трудовой дисциплины невозможно.

Документ об опоздании на работу следует составить немедленно после того, как сотрудник появится на своем рабочем месте. В акте указывается период времени, в течение которого сотрудник отсутствовал, а также общая продолжительность опоздания и время начала работы.

При составлении акта об опоздании на работу необходимо указать должности, занимаемые руководящими лицами, которые подписали данный документ, а также фамилии и инициалы сотрудника. Факт опоздания подтверждается также актом об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Важно иметь в виду, что чем больше официальных документов работодатель сможет представить, подтверждающих вину конкретного сотрудника, тем легче будет доказать правомерность применяемого наказания в случае возникновения конфликта между сторонами.

Объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте Дисциплинарное взыскание должно быть применено в течение месяца после фиксации факта нарушения. Степень наказания должна соответствовать степени вины сотрудника. Например, одно опоздание не может быть основанием для решения об увольнении.